AGENT D'ACCUEIL ET ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

MAIRIE; Chennevières-sur-Marne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un agent administratif pour gérer le secrétariat et l'accueil. Le candidat doit avoir au moins 1 an d'expérience et maîtriser des outils tels que Word et Excel. Ce poste de CDD de 6 mois est à temps complet dans un environnement de travail dynamique.

Qualifications

• 1 an d'expérience est indispensable.
• Connaître les techniques administratives et de secrétariat.
• Maîtrise des outils informatiques.

Responsabilités

• Gestion du secrétariat et des missions administratives.
• Accueil physique et téléphonique des administrés.
• Rédaction des arrêtés municipaux.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Assurer un accueil téléphonique

Identifier, traiter une demande client

Formation

Qualification : Employé qualifié

Outils

Word

Excel

6TZen

Outlook

E-ATAL

ATAL

Description du poste

EMPLOYEURLa Ville de Chennevières-sur-Marne se situe dans le Val-de-Marne (94). Elle compte 18 396 habitants. Elle est rattachée au territoire Grand Paris Sud Est Avenir.Positions Sous l'autorité de la Responsable Administrative des Services TechniquesCadre Statutaires. Catégorie : CFilière : Administrative. Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux. Grade : Adjoint administratifMISSIONS - Définition du métierRecueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service de la collectivité. Suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation du service. Assite un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.Poste ACCUEIL Accueil physique et téléphonique des administrés, services municipaux, fournisseurs de la Ville et les organismes publics avec prise de messages et transmission des communications. Information auprès des administrés, services municipaux, entreprises, sociétés. Suivi du planning d'astreinte. Réponse aux demandes des administrés via 6Tzen (GRU), courriels, l'application « je signale » et tout autre canal d'entrée des sollicitations. Transmission des courriers de 6Tzen par mail au DST et responsables de services. Préparation des dossiers pour les appels d'offres. Gestion des clés des bâtiments communaux avec les sociétés. Gestion du tableau des signalements restés sans réponse (6Tzen)Gestion du tableau des appels téléphoniques et des mails reçus. Gestion du calendrier Outlook (Coupures Enedis, CCS.). Réservation de la salle de réunion et gestion du calendrier Outlook. Gestion et commande d'enveloppes et papier de l'imprimante. Gestion des signalements et demandes d'interventions (GPSEA, SATELEC, ORANGE). SECRETARIA Rédaction des arrêtés municipaux et gestion du tableau, Elaboration du registre des arrêtés. Organisation, gestion et suivi des commissions de sécurité (Planifications, convocations, préparation des dossiers, élaboration de procès-verbaux et transmissions). Rédaction des courriers et gestion du tableau. Rédiger des notes synthétiques et courriers, Gestion et suivi des demandes « E-ATAL et ATAL », clôture des bons travauxTri, copies, classement, archivage des documents et recherche de l'information Répondre aux diverses demandes du DST, de la responsable administrative et des responsables de services Enregistrement du courrier arrivé EN CAS DE TÉLÉTRAVAIL Le télétravail peut s'organiser avec le second agent du service sur des journées différentes et les missions à accomplir relèvent du poste secrétariat telles que définies ci-avant. RELATIONS FONCTIONNELLES. Travail en binôme avec le 2ème agent en charge de l'accueil/secrétariat. Accueil physique et téléphonique. En cas de pic d'activité la charge de travail devra être répartie sur l'agent formant le binôme. Relations avec l'ensemble des services, les élus et interlocuteurs extérieurs. Compétences et connaissances techniques Savoirs être Connaître les techniques administratives et de secrétariat Orienter et informer le public accueilli Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques Connaissance de l'environnement territorial Connaissance des droits et devoirs des fonctionnaires Maîtrise de l'outil informatiques (Word, Excel) Savoir utiliser les logiciels métier 6TZen, Atal, E-ATAL, Outlook, Word, Excel, GPSEA, TSMS. Connaissances informatiques Logiciels bureautiques (Word, Excel). Ponctualité Rigueur dans le travail Discrétion Assiduité Avoir un bon relationnel et esprit d'équipe Expression orale correcte Tenue vestimentaire correcte Sens de l'initiative Respect Travail en équipe Respect des obligations de discrétion et de confidentialité Polyvalence CONDITIONS D'EXERCICE Travail en bureau. Poste à temps complet Du lundi au jeudi 08h00 - 12h00 et 13h30 - 17h00 ; le vendredi 08h00 -12h00 et 13h30 - 16h30 MOYENS TECHNIQUES. Moyens bureautiques et technologiques de l'information et de la communication : Ordinateur équipé du pack Microsoft O

Type de contrat : CDD - 6 mois

Durée du travail : 37H30/semaine. Travail en journée.

Salaire

• Selon convention

Profil souhaité

Expérience

• 1 an(s) – Cette expérience est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer un accueil téléphonique
• Identifier, traiter une demande client

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

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