AGENT D’ACCUEIL ET ADMINISTRATIF H/F Institut de Formation d’Aides-Soignantes de DECIZE

GHT de la Nièvre; Saint-Maurice; Sur place; EUR 20 000 - 25 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un hôpital de proximité recherche un Agent d’Accueil et Administratif pour soutenir leur Institut de Formation d’Aides-Soignantes à Saint-Maurice. Le poste est à 50% avec des horaires flexibles et des missions incluant l’accueil public et la gestion administrative. Titulaire d'un diplôme de niveau 4 ou d'expérience significative requise. Rémunération selon expérience.

Qualifications

• Connaissance des textes régissant la profession.
• Expérience en gestion administrative appréciée.
• Maîtrise des nouvelles technologies de communication.

Responsabilités

• Recevoir et orienter le public.
• Gérer les appels téléphoniques.
• Assurer le secrétariat des instances et réunions.

Connaissances

Connaissance du référentiel de formation

Maîtrise des outils bureautiques

Accueillir et orienter

Gestion de stress

Sens de l'écoute

Formation

Diplôme de niveau 4 (type BAC ou BP)

Outils

Word

Power Point

Description du poste

Aperçu

CDD, CDI, mutation, détachement, selon profil. Type de poste. Lieu de travail: Centre Hospitalier de Decize. Durée: Durée indéterminée. Temps de travail: Horaires. Centre Hospitalier de DECIZE. Le Centre Hospitalier de Decize est un hôpital de proximité de 335 lits situé dans le département de la Nièvre (58), à équidistance (trentaine de kms) de deux CH de taille intermédiaire : le CH de Moulins-Yzeure (Allier) et le CH de Nevers (Nièvre). Il occupe une place charnière à la croisée des régions Centre, Bourgogne et Auvergne.
Présentation des services : médecine, cardiologie, soins continus, chirurgie ambulatoire, gynécologie – obstétrique, urgences, UHCD, SSR, EHPAD, plateau technique (laboratoires, imagerie médicale, bloc opératoire, stérilisation …)

Intitulé du poste

AGENT D’ACCUEIL ET ADMINISTRATIF H/F Institut de Formation d’Aides-Soignantes de DECIZE

Type et conditions d’emploi

CDI / Mutation / détachement à pouvoir rapidement. Rémunération selon expérience. Temps non complet (50%) possibilité de compléter avec un autre emploi à 50% à l’Institut de Formation Aide-Soignant de NEVERS

Mission générale

Le titulaire du poste a une double mission d’accueil et de secrétariat :

• Recevoir, renseigner et orienter le public vers les personnes ou le service recherché
• Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et/ou orienter les appels en fonction de leur nature
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’institut
• Suivre et gérer les processus administratifs en lien avec les missions
• Gérer administrativement la formation aide-soignante (gestion des activités financières, gestion des stages, gestion des dossiers des apprenants, gestion administrative des activités liées à l’enseignement, épreuves de sélection et diplomation)
• Assurer le secrétariat des instances et des réunions
• Réaliser les activités administratives confiées par la direction ou le coordonnateur pédagogique
• Organiser des réunions (visites, événements, …) et accueillir le public (apprenants, candidats, intervenants…)
• Informer les personnes dans le domaine de la formation (épreuves de sélection, financement, suivi de la formation…)
• Remettre des dossiers, reproduire et diffuser des documents en respectant la confidentialité
• Réaliser la mise sous enveloppe et l’envoi de courriers
• Réceptionner, traiter et suivre les appels téléphoniques, les courriers et les messages électroniques (apprenants, instances, …)
• Gérer le secrétariat des instances et des réunions : convocation, préparation, accueil, prise de notes, rédaction des comptes rendus
• Gérer les activités dans le respect de la confidentialité : mouvements en formation, accidents du travail et présence des étudiants/élèves, mises en stage, épreuves de sélection IFSI/IFAS, certification des apprenants, dossiers financiers et scolaires, paiement des intervenants et indemnités / frais de déplacement des étudiants, suivi du financement des formations, facturation
• Réaliser des tableaux de bord et des rapports d’activités,
• Assurer une veille réglementaire
• Assurer le classement et l’archivage des documents
• Etablir / actualiser, organiser et mettre en œuvre des processus, procédures, protocoles, modes opératoires dans son domaine

Profils et compétences

• Connaissance du référentiel de formation, d’activités et de compétences du métier ainsi que du référentiel de certification; des textes régissant la profession; des modalités de financement des formations; des procédures de mise en stage et de conventionnement
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation des instituts et de l’établissement support, du système de santé, du processus d’universitarisation des formations paramédicales
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Power Point)
• Connaissance des techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement, d’archivage
• Connaissance du logiciel dédié à la gestion de la formation infirmière et aide-soignante, de la recherche documentaire approfondie et des TICE
• Maîtrise de ses domaines d’intervention
• Accueillir, orienter et renseigner les différents publics
• Assurer un accueil téléphonique de qualité (présentation, ton, prise de messages et d’informations précises et identifiables)
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Evaluer la pertinence et la véracité des données/ informations
• Reformuler une demande, résumer les points-clés, synthétiser les informations
• Identifier, analyser, prioriser et organiser les activités
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous
• Rédiger et mettre en forme des notes, des documents et des rapports
• Maîtriser les outils bureautiques et les nouvelles technologies de l’information et de la communication
• Gérer les lieux d’accueil (affichage)
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte à la hiérarchie et aux coordonnateurs pédagogiques de promotion
• Rechercher, comprendre et utiliser les textes réglementaires
• Savoir utiliser les techniques de communication
• Prendre des initiatives dans le respect de ses compétences
• Discrétion, confidentialité,
• Courtoisie et respect,
• Gestion de son stress et de ses émotions,
• Gestion de l’agressivité,
• Sens de la relation à autrui,
• Loyauté,
• Sens de l’écoute et adaptation de la réponse,
• Rigueur,
• Bienveillance face aux apprenants,
• Dynamisme et intérêt pour le travail
• Adaptation à la charge de travail et réactivité,
• Gestion des imprévus

Qualités et conditions

Être titulaire d’un diplôme de niveau 4 (type BAC ou BP) ou justifier d’une expérience significative dans le domaine

Modalités et contraintes du poste

Poste à 50% sur 2,5 jours soit 18h45 / semaine, 25 CA. Possibilité d’un poste d’assistant(e) de formation à 50 % sur le site de NEVERS

Les congés annuels sont calqués sur les vacances des élèves, et selon le nombre de jours de l’agent: 2 semaines à Noël, 1 semaine aux vacances de printemps et l’été, entre le 15 juillet et le 25 août.

Horaires: entre 8h et 18h00 à adapter selon les besoins (épreuves de sélection, portes ouvertes…)

Repos fixes les samedis, dimanches et jours fériés, sauf cas exceptionnel dans l’année.

Merci d’envoyer votre lettre de motivation et CV à :