AGENT D’ACCUEIL ET ADMINISTRATIF H/F Institut de Formation d’Aides-Soignantes de DECIZE

GHT de la Nièvre; Decize; Sur place; EUR 20 000 - 25 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un centre hospitalier recherche un Agent d'accueil et administratif pour un CDI à temps partiel. Vous aurez pour mission d'accueillir le public, de gérer les appels et d'assurer le secrétariat des réunions. Une bonne connaissance des techniques de secrétariat et un diplôme de niveau 4 sont requis. Le poste est basé à Decize avec des horaires modulables.

Qualifications

• Connaissance des procédures de mise en stage et de conventionnement.
• Capacité à évaluer la pertinence et la véracité des données.
• Maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Accueillir et orienter le public.
• Gérer les appels téléphoniques et les courriers.
• Assurer le secrétariat des réunions.

Connaissances

Connaissance des techniques de secrétariat

Sens de l'écoute

Capacité d'analyse

Rigueur

Bon relationnel

Formation

Diplôme de niveau 4 (type BAC ou BP)

Outils

Word

Power Point

Description du poste

Overview

CDD, CDI, mutation, détachement, selon profil

Type de poste

Lieu de travail

Centre Hospitalier de Decize

Durée

Durée indéterminée

Temps de travail

Horaires

Centre Hospitalier de DECIZE

Le Centre Hospitalier de Decize est un hôpital de proximité de 335 lits situé dans le département de la Nièvre (58), à équidistance (trentaine de kms) de deux CH de taille intermédiaire : le CH de Moulins-Yzeure (Allier) et le CH de Nevers (Nièvre). Il occupe une place charnière à la croisée des régions Centre, Bourgogne et Auvergne.

Présentation des services : médecine, cardiologie, soins continus, chirurgie ambulatoire, gynécologie – obstétrique, urgences, UHCD, SSR, EHPAD, plateau technique (laboratoires, imagerie médicale, bloc opératoire, stérilisation …)

Agent d’accueil et administratif H/F Institut de Formation d’Aides-Soignantes de DECIZE

CDI / Mutation / détachement à pouvoir rapidement. Rémunération selon expérience

Temps non complet (50%) possibilité de compléter avec un autre emploi à 50% à l’Institut de Formation Aide-Soignant de NEVERS

Responsabilités

• Le titulaire du poste a une double mission d’accueil et de secrétariat : recevoir, renseigner et orienter le public vers les personnes ou le service recherché
• Répondre aux appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et/ou orienter les appels en fonction de leur nature
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’institut
• Suivre et gérer les processus administratifs en lien avec les missions
• Gérer administrativement la formation aide-soignante (gestion des activités financières, gestion des stages, gestion des dossiers des apprenants, gestion administrative des activités liées à l’enseignement, gestion des activités liées aux épreuves de sélection et à la diplomation…)
• Assurer le secrétariat des instances et des réunions
• Réaliser les activités administratives confiées par la direction ou le coordonnateur pédagogique
• Organiser des réunions (visites, événements, …) et accueillir le public (apprenants, candidats, intervenants…)
• Informer les personnes dans le domaine de la formation (épreuves de sélection, financement, suivi de la formation…)
• Remettre des dossiers, reproduire et diffuser des documents en respectant la confidentialité, réaliser la mise sous enveloppe et l’envoi de courriers
• Réceptionner, traiter et suivre les appels téléphoniques, les courriers et les messages électroniques (apprenants, instances, …)
• Gérer le secrétariat des instances et des réunions : convocation, préparation, accueil, prise de notes, rédaction des comptes rendus et des décisions
• Gérer les différentes activités dans le respect de la confidentialité : mouvements en formation, accidents du travail et présence des étudiants/élèves, mises en stage, épreuves de sélection IFSI/IFAS, certification des apprenants, dossiers financiers et scolaires, paiement des intervenants et indemnités / frais de déplacement des étudiants, suivi du financement des formations, facturation
• Réaliser des tableaux de bords et des rapports d’activités
• Assurer une veille réglementaire
• Assurer le classement et l’archivage des documents
• Etablir / actualiser, organiser et mettre en œuvre des processus, procédures, protocoles, modes opératoires dans son domaine

Qualifications et exigences

• Connaissance du référentiel de formation, d’activités et de compétences du métier ainsi que du référentiel de certification; des textes régissant la profession; des modalités de financement des formations; des procédures de mise en stage et de conventionnement
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation des instituts et de l’établissement support, du système de santé, du processus d’universitarisation des formations paramédicales
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Power Point)
• Connaissance des techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement et d’archivage
• Connaissance du logiciel dédié à la gestion de la formation infirmière et aide-soignante, de la recherche documentaire approfondie et des TICE
• Maîtrise de ses domaines d’intervention
• Capacités d’accueil, d’orientation et de renseignement des différents publics
• Bonne qualité d’accueil téléphonique, avec présentation, ton et prise de messages précis
• Capacité à évaluer la pertinence et la véracité des données
• Capacité à reformuler une demande et à synthétiser les informations
• Capacité à analyser, prioriser et organiser les activités
• Rigueur, discrétion et confidentialité
• Sens de l’écoute, adaptabilité et travail en équipe
• Bon relationnel, loyauté et gestion du stress
• Diplôme de niveau 4 (type BAC ou BP) ou expérience significative dans le domaine

Modalités et contraintes du poste

• Poste à 50% sur 2,5 jours par semaine (environ 18h45 / semaine, 25 CA)
• Possibilité d’un poste d’assistant(e) de formation à 50% sur le site de NEVERS
• Congés annuels calqués sur les vacances des élèves : 2 semaines à Noël, 1 semaine pendant les vacances de printemps et l’été, entre le 15 juillet et le 25 août
• Horaires : entre 8h et 18h00 à adapter selon les besoins (épreuves de sélection, portes ouvertes…)
• Repos fixes les samedis, dimanches et jours fériés, sauf cas exceptionnel dans l’année
• Merci d’envoyer votre lettre de motivation et CV à :