Agent administratif polyvalent (H/F)

DOUARNENEZ COMMUNAUTE; Douarnenez; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une collectivité locale en Bretagne recherche un(e) employé(e) administratif(ve) pour apporter une aide en gestion et communication. Le poste inclut l'accueil des usagers, la gestion du courrier et la prise de notes. Exigence d'une expérience de 12 mois et maîtrise des techniques de secrétariat. Le type de contrat est un CDD de 6 mois avec un temps de travail de 35 heures par semaine.

Qualifications

• 12 mois d'expérience dans un rôle administratif.
• Présentation d'une attestation d'honorabilité.
• Compétences en techniques de secrétariat.

Responsabilités

• Gestion administrative Petite Enfance.
• Accueil des usagers.
• Rédaction des ordres du jour.
• Gestion des agendas de l'équipe.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Gestion administrative du courrier

Organiser l'agenda des réunions

Faire preuve de rigueur et de précision

Utiliser les outils numériques

Formation

Employé qualifié

Description du poste

Sous la direction de la directrice de la Maison de la Petite Enfance, vous apportez une aide administrative et technique en gestion, communication, information, accueil, classement et suivi de dossiers.

Responsabilités

• Gestion administrative Petite Enfance.
• Accueil des usagers.
• Gestion et enregistrement du courrier.
• Gestion des appels sur la structure.
• Rappel des informations importantes et transmission des messages.
• Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers.
• Traitement des dossiers et saisie de documents pour l'équipe encadrante (Direction, restauration, RPE).
• En lien avec la directrice, suivi RH des équipes (congés, contrats, suivi tickets restaurant).
• Saisie de documents de formes et de contenus divers.
• Gestion et actualisation d'une base d'informations.
• Recherche d'informations.
• Rédaction de comptes rendus de réunion.
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents.
• Vérification des badgeages familles en lien avec le logiciel métier.
• Organisation et planification des réunions.
• Gestion des agendas de l'équipe, prise et organisation de rendez‑vous.
• Rédaction des ordres du jour en concertation avec le responsable.
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions.
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions.
• De manière ponctuelle, vous pourrez être sollicité en renfort à l'entretien de la structure (2 à 4 heures par semaine et lors de congés ponctuels de l'agent technique) pour le linge, les commandes et le suivi des stocks de produits d'entretien.
• Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public.

Type de contrat

• CDD – 6 mois.
• Durée du travail : 35 h/semaine.
• Travail en journée.

Rémunération et déplacements

• Rémunération statutaire.
• Déplacements : ponctuels.

Expérience

• 12 mois (indispensable).

Compétences

• Présentation d'une attestation d'honorabilité.
• Accueillir, orienter, renseigner un public.
• Corriger et mettre en forme un document.
• Environnement administratif, institutionnel et politique.
• Gestion administrative du courrier.
• Numériser des documents, médias ou supports techniques.
• Organiser l'agenda des réunions.
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins.
• Techniques de secrétariat.
• Utiliser les outils numériques.

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Faire preuve de rigueur et de précision.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d'activité : Administration publique générale.