Agent Administratif et d'Accueil H / F H / F

COALLIA; Montpellier; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation d'aide sociale à Montpellier recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour répondre aux appels, gérer les mails et assurer le suivi des tâches administratives. Le candidat idéal a un sens de l'organisation, une maîtrise des outils bureautiques et de bonnes capacités rédactionnelles. Ce poste propose 7 semaines de congés payés et la possibilité de télétravail.

Prestations

7 semaines de congés payés

Compte Epargne Temps (CET)

Télétravail (selon éligibilité)

Avantages proposés par le CSE

Qualifications

• Débutant / Junior accepté.
• Connaissance du fonctionnement d'un service administratif appréciée.

Responsabilités

• Répondre et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir, orienter et renseigner les interlocuteurs.
• Rédiger les courriers et comptes rendus.
• Suivre les échéanciers et préparer les réunions.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Capacités rédactionnelles

Sens de l'organisation

Discrétion

Bon relationnel

Formation

Formation en secrétariat / accueil

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Participez à la mission d'utilité sociale de Coallia au service des plus vulnérables.

Avec plus de 900 dispositifs, nous intervenons dans le cadre de politiques publiques auprès de 100 000 personnes par jour : travailleurs migrants, demandeurs d'asile, réfugiés, mineurs non accompagnés, personnes fragilisées par l'absence de logement ou encore celles en situation de dépendance et de handicap.

Les valeurs de fraternité, hospitalité et proximité animent les 5000 professionnels de l'Association. Rejoignez-nous !

Poste à pourvoir à compter du 5 janvier 2025.

Sous la responsabilité de votre manager, vous serez plus particulièrement sur des missions telles que :

Accueil et communication

• Répondre et filtrer les appels téléphoniques
• Accueillir, orienter et renseigner les différents interlocuteurs (usagers, partenaires, visiteurs…)
• Assurer un relais d'information auprès de l'équipe et de la direction

Gestion administrative

• Rédiger les courriers, notes, comptes rendus de réunion, attestation de prise en charge
• Lien avec les assistants administratifs de la DEF pour transmission des documents manquants
• Gérer le suivi des mails de la boîte commune et les rediriger vers les bons interlocuteurs
• Assurer le tri et la diffusion du courrier entrant et sortant
• Mettre en signature les documents à la direction
• Mettre à jour les dossiers des usagers et les fichiers internes (effectifs, tableaux de suivi…)

Organisation et suivi

• Suivre les échéanciers et veiller au respect des délais
• Assurer la logistique et la préparation des réunions

Avantages

• 7 semaines de congés payés
• Compte Epargne Temps (CET)
• Télétravail (selon éligibilité)
• Avantages proposés par le CSE

Compétences et qualités requises

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.)
• Capacités rédactionnelles et bonne orthographe
• Sens de l'organisation et gestion des priorités
• Discrétion, rigueur et fiabilité
• Bon relationnel, sens du service et de l'accueil

Profil recherché

• Formation en secrétariat / accueil ou expérience sur un poste similaire
• Connaissance du fonctionnement d'un service administratif appréciée

Département du lieu de travail : 34

Ville : Montpellier

Expérience : Débutant / Junior