Administrative Assistant H / F

Sorhea; Vaulx-en-Velin; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services à Vaulx-en-Velin recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour accueillir les visiteurs, gérer les flux, et assurer le support administratif. Le candidat idéal a un Bac à Bac +2 et une expérience similaire. Ce poste en CDI (35H) offre un package salarial entre 22K€ et 28K€, ainsi que divers avantages tels qu'une mutuelle et une prime de participation.

Prestations

Plateforme e-learning

Perspectives d'évolution

Prime de Participation

Mutuelle prise en charge à 70%

Tickets restaurant à 11,50€ pris en charge à 60%

Forfait mobilité durable

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire (polyvalence administrative, gestion de flux, support interne)

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels.
• Saisir les commandes clients dans l'ERP.
• Organiser les réservations pour déplacements.
• Suivre les interventions des prestataires.
• Mettre à jour les bases de données ERP et CRM.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle

Excellente communication orale et écrite

Sens de l'accueil

Anglais professionnel

Formation

Bac à Bac +2 en gestion, assistanat ou équivalent

Description du poste

En lien avec les différents services (commercial, administratif, ADV), vous contribuez activement à l'organisation interne et à la qualité de l'accueil. Vos missions principales sont les suivantes :

ACCUEIL ET GESTION DES FLUX

• Accueillir les visiteurs et assurer, en renfort du standard à Aix, la gestion des appels
• Gérer les entrées et sorties de personnes (visiteurs, prestataires, livreurs)
• Contrôler l'accès aux locaux et faire signer les documents de sécurité
• Traiter les e-mails reçus sur la boîte de contact de l'entreprise

GESTION ADMINISTRATIVE DES VENTES

• Saisir les commandes clients dans l'ERP
• Établir et envoyer les devis selon les conditions commerciales en vigueur
• Renseigner les clients sur le suivi de leur commande

SUPPORT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE

• Organiser les réservations pour les déplacements et événements (hôtels, repas, transports)
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis
• Gérer les envois postaux et affranchissements
• Suivre l'état des stocks de fournitures et consommables
• Réaliser les commandes et gérer la relation avec les fournisseurs
• Participer au rangement et à l'organisation des espaces partagés (réserve, cafétéria, etc.)

SERVICES GÉNÉRAUX

• Suivre les interventions des prestataires (nettoyage, entretien, maintenance)
• Contribuer au suivi des contrôles réglementaires
• Participer aux réunions internes sur les aspects sécurité, santé et environnement
• Mettre à jour les bases de données ERP et CRM

CONDITIONS D'EMPLOI

• Poste en CDI contrat 35H ;
• Fourchette : 22K€ - 28K€ (package) ;

Convention collective : Syntec.

AVANTAGES

• Une plateforme e-learning pour booster vos compétences en continu ;
• Des perspectives d'évolution et de mobilité au sein du groupe Vitaprotech, en France ou à l'international ;
• Prime de Participation ;
• Une mutuelle prise en charge à 70%, et des tickets restaurant à 11,50€ pris en charge à 60% ;
• Un forfait mobilité durable (Remboursement de 75% de l'abonnement de transport et / ou avantage covoiture / vélo) ;

Dans le programme Vitaprotech, vous pouvez obtenir une Prime de Cooptation de 1000€.

Bac à Bac +2 en gestion, assistanat ou équivalent

Expérience sur un poste similaire (polyvalence administrative, gestion de flux, support interne)

Compétences clés

• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, base de données)
• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle avec rigueur
• Excellente communication orale et écrite
• Sens de l'accueil, présentation soignée et esprit de service
• Niveau d'anglais professionnel requis pour les échanges clients ou prestataires