Administrative Assistant H / F

VITAPROTECH; Vaulx-en-Velin; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise leader en sécurité électronique à Vaulx-en-Velin recherche un chargé d'accueil et de gestion administrative pour assurer l'accueil des visiteurs et la gestion des commandes clients. Le candidat doit avoir un Bac +2 en gestion et de bonnes compétences en outils bureautiques. Conditions d'un CDI, avec un package salarial entre 22k et 28k, et de nombreux avantages, notamment des tickets restaurant et des primes de participation.

Prestations

Prime de Participation

Tickets restaurants

Remboursement des transports à 75%

Mutuelle prise en charge à 70%

Une plateforme e-learning

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire.
• Compétences en gestion de flux et support interne.
• Niveau d'anglais professionnel requis.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels.
• Saisir les commandes clients dans l'ERP.
• Organiser des réservations pour déplacements.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Excellente communication orale et écrite

Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle

Formation

Bac à Bac +2 en gestion, assistanat ou équivalent

Description du poste

Description

PRESENTATION HIRSCH

HIRSCH France, une nouvelle synergie au service de la sécurité électronique.

HIRSCH France est née de la fusion des marques expertes TIL Technologies, SORHEA, et COSSILYS, toutes reconnues pour leur excellence dans la sécurité électronique, et désormais réunies sous une identité commune.

Sous limpulsion du groupe VITAPROTECH, leader du marché en France, HIRSCH propose une offre modulaire, évolutive et hautement sécurisée, répondant à tous les besoins de sûreté :

• Contrôle daccès : puissance fonctionnelle, cybersécurité, interopérabilité ;
• Détection intrusion périmétrique : performance, fiabilité, innovation ;
• Vidéo intelligente et surveillance : IA embarquée, analyse dimage, ergonomie ;
• Hypervision & supervision : solutions ouvertes et évolutives.

HIRSCH | solutions de sécurité électronique

Avantages

• Intéressement
• Tickets restaurants
• Remboursement des transports à 75%
• Plan d'épargne entreprise
• Mutuelle

Missions

En lien avec les différents services (commercial, administratif, ADV), vous contribuez activement à l'organisation interne et à la qualité de l'accueil. Vos missions principales sont les suivantes :

Accueil et gestion des flux

• Accueillir les visiteurs et assurer, en renfort du standard à Aix, la gestion des appels
• Gérer les entrées et sorties de personnes (visiteurs, prestataires, livreurs)
• Contrôler l'accès aux locaux et faire signer les documents de sécurité
• Traiter les e-mails reçus sur la boîte de contact de l'entreprise

Gestion administrative des ventes

• Saisir les commandes clients dans l'ERP
• Établir et envoyer les devis selon les conditions commerciales en vigueur
• Renseigner les clients sur le suivi de leur commande

Support administratif et logistique

• Organiser les réservations pour les déplacements et événements (hôtels, repas, transports)
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis
• Gérer les envois postaux et affranchissements
• Suivre l'état des stocks de fournitures et consommables
• Réaliser les commandes et gérer la relation avec les fournisseurs
• Participer au rangement et à l'organisation des espaces partagés (réserve, cafétéria, etc.)

Services généraux

• Suivre les interventions des prestataires (nettoyage, entretien, maintenance)

Contribuer au suivi des contrôles réglementaires

• Participer aux réunions internes sur les aspects sécurité, santé et environnement
• Mettre à jour les bases de données ERP et CRM

Conditions d'emploi :

Poste en CDI contrat 35H;

Fourchette : 22k - 28k (package) ;

Convention collective : Syntec.

Avantages

• Une plateforme e-learning pour booster vos compétences en continu ;
• Des perspectives d'évolution et de mobilité au sein du groupe Vitaprotech, en France ou à l'international ;
• Prime de Participation ;
• Une mutuelle prise en charge à 70%, et des tickets restaurant à 11,50 pris en charge à 60% ;
• Un forfait mobilité durable (Remboursement de 75% de l'abonnement de transport et / ou avantage covoiture / vélo) ;
• Dans le programme Vitaprotech, vous pouvez obtenir une Prime de Cooptationde .

Profil

• Bac à Bac en gestion, assistanat ou équivalent
• Expérience sur un poste similaire (polyvalence administrative, gestion de flux, support interne)
• Compétences clés :
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, base de données)
• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle avec rigueur
• Excellente communication orale et écrite
• Sens de l'accueil, présentation soignée et esprit de service
• Niveau d'anglais professionnel requis pour les échanges clients ou prestataires