Administrative Assistant H/F

TIL TECHNOLOGIES by Hirsch; Vaulx-en-Velin; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de sécurité électronique recherche un(e) administratif(ve) pour gérer l'accueil, les commandes clients, et le suivi logistique. Le poste en CDI à Vaulx-en-Velin est proposé avec un salaire entre 22k€ et 28k€. Les candidats doivent avoir un Bac à Bac+2 et des compétences solides en bureautique, ainsi qu'une bonne communication en anglais.

Prestations

Tickets restaurants

Plan d'épargne entreprise

Remboursement des transports à 75%

Intéressement

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire en polyvalence administrative.
• Rigueur dans la gestion des tâches.
• Capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels.
• Saisir les commandes dans l’ERP.
• Organiser les réservations pour les déplacements.
• Suivre les interventions des prestataires.
• Mettre à jour les bases de données ERP et CRM.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité à gérer plusieurs missions

Excellente communication orale et écrite

Sens de l’accueil

Niveau d’anglais professionnel

Formation

Bac à Bac +2 en gestion, assistanat ou équivalent

Description du poste

PRESENTATION HIRSCH

HIRSCH France, une nouvelle synergie au service de la sécurité électronique.

HIRSCH France est née de la fusion des marques expertes TIL Technologies, SORHEA, et COSSILYS, toutes reconnues pour leur excellence dans la sécurité électronique, et désormais réunies sous une identité commune.

Sous l’impulsion du Groupe VITAPROTECH, Leader du marché en France, HIRSCH propose une offre modulaire, évolutive et hautement sécurisée, répondant à tous les besoins de sûreté :

• Contrôle d’accès : puissance fonctionnelle, cybersécurité, interopérabilité ;
• Détection intrusion périmétrique : performance, fiabilité, innovation ;
• Vidéo intelligente et surveillance : IA embarquée, analyse d’image, ergonomie ;
• Hypervision & supervision : solutions ouvertes et évolutives.

HIRSCH | solutions de sécurité électronique

Avantages

• Tickets restaurants
• Plan d'épargne entreprise
• Remboursement des transports à 75%
• Intéressement

En lien avec les différents services (commercial, administratif, ADV), vous contribuez activement à l’organisation interne et à la qualité de l’accueil. Vos missions principales sont les suivantes :

Accueil et gestion des flux

• Accueillir les visiteurs et assurer, en renfort du standard à Aix, la gestion des appels
• Gérer les entrées et sorties de personnes (visiteurs, prestataires, livreurs)
• Contrôler l’accès aux locaux et faire signer les documents de sécurité
• Traiter les e-mails reçus sur la boîte de contact de l’entreprise

Gestion Administrative des ventes

• Saisir les commandes clients dans l’ERP
• Établir et envoyer les devis selon les conditions commerciales en vigueur
• Renseigner les clients sur le suivi de leur commande

Support administratif et logistique

• Organiser les réservations pour les déplacements et événements (hôtels, repas, transports)
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis
• Gérer les envois postaux et affranchissements
• Suivre l’état des stocks de fournitures et consommables
• Réaliser les commandes et gérer la relation avec les fournisseurs
• Participer au rangement et à l’organisation des espaces partagés (réserve, cafétéria, etc.)

Services généraux

• Suivre les interventions des prestataires (nettoyage, entretien, maintenance…)
• Contribuer au suivi des contrôles réglementaires
• Participer aux réunions internes sur les aspects sécurité, santé et environnement
• Mettre à jour les bases de données ERP et CRM

Conditions d’emploi

Poste en CDI contrat 35H ;
Fourchette : 22k€ - 28k€ (package) ;
Convention collective : Syntec.

Compétences clés

• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, base de données)
• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle avec rigueur
• Excellente communication orale et écrite
• Sens de l’accueil, présentation soignée et esprit de service
• Niveau d’anglais professionnel requis pour les échanges clients ou prestataires

Profil recherché

• Bac à Bac +2 en gestion, assistanat ou équivalent
• Expérience sur un poste similaire (polyvalence administrative, gestion de flux, support interne)

Une plateforme e-learning pour booster vos compétences en continu ; des perspectives d’évolution et de mobilité au sein du groupe Vitaprotech, en France ou à l’international ; prime de participation ; une mutuelle prise en charge à 70%, et des tickets restaurant à 11,50€ pris en charge à 60% ; un forfait mobilité durable (remboursement de 75% de l’abonnement de transport et/ou avantage covoiturage/vélo) ; dans le programme Vitaprotech, vous pouvez obtenir une prime de cooptation de 1000€.