Adjoint.e en gestion administrative

Nantes Université; Nantes; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement supérieur à Nantes recherche un assistant administratif pour gérer les missions du personnel, suivre les budgets de recherche et organiser des événements scientifiques. Ce poste est idéal pour les personnes possédant un Baccalauréat en comptabilité, avec des débutants acceptés. L'environnement de travail est dynamique et collaboratif.

Qualifications

• Bonne formation en gestion ou comptabilité.
• Capacité à gérer plusieurs tâches administratives.
• Aptitude à travailler en équipe.

Responsabilités

• Gérer les missions du personnel et des intervenants extérieurs.
• S'assurer de la gestion des commandes et des factures.
• Suivre les budgets de recherche et les dépenses.
• Participer à l'organisation d'événements scientifiques.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation

Formation

Baccalauréat spécialisation comptabilité

Description du poste

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux‑Arts Nantes Saint‑Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint‑Nazaire et La Roche‑sur‑Yon.

Mission

Environnement et contexte de travail

Localisation : Nantes

Au sein du LS2N, Laboratoire des Sciences du Numérique de Nantes de 450 agent.e.s, l’adjoint.e est intégré.e au sein du service administratif (18 agent.e.s), sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale. Ses missions se dérouleront sur le site de la Faculté des Sciences et des Techniques et du LS2N.

Activités principales

• Assurer la gestion des missions du personnel des équipes et des intervenants extérieurs (commandes transports : hébergement, remboursement des frais de missions, demande de visa et gestion de l'hébergement particulièrement pour les invités étrangers)
• Prendre en charge la gestion des commandes des équipes (saisie et transmission des bons de commandes, suivi des commandes et des factures)
• Procéder à la dépense des crédits de recherche dans le respect des règles budgétaires des établissements (tutelles et partenaire) et des financeurs
• Rendre compte aux responsables d'équipe du bilan financier qui les concerne (dotation particulièrement)
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Participer à la préparation des justifications des crédits des contrats de recherche, sous la responsabilité de la Responsable Financière et en lien avec la Chargée de suivi des contrats de recherche
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
• Procéder au classement et à l'archivage soigné des pièces administratives et financières
• Participer à l'organisation des colloques / workshops (budget, commandes, factures) et autres évènements scientifiques des équipes de recherche et y apporter un soutien logistique et organisationnel (réservations, accueil, etc.)
• Saisir et mettre à jour les données (agents et fournisseurs dans les outils informatiques)
• Accueillir et informer les personnels et usagers du site, selon le besoin
• Assurer ponctuellement et selon les besoins le remplacement des autres assistant.e.s d'équipes
• Participer aux opérations de logistique du laboratoire, assister les personnels et les équipes

Profil

• Formation et/ou qualification : Baccalauréat spécialisation comptabilité, gestion ou toute autre spécialisation similaire
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : débutant.e.s accepté.e.s