Hallintoasiantuntija

Helsinki; Helsinki; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Liikunta- ja kulttuuriedut

Lounasedu

Henkilöstöliikunta

Job summary

Helsingin kaupunki etsii hallintoasiantuntijaa kehittämään hallintomenettelyjä ja ohjeistuksia sekä tukemaan hallinnon tukipalveluita. Tehtävä pitää sisällään toimielimen sihteerin ja pöytäkirjanpitäjän tehtäviä sekä pääkäyttäjävastuun asianhallintajärjestelmässä ja siihen liittyvissä koulutuksissa, neuvonnassa ja ohjeistuksessa.

Työympäristö on monipaikkainen ja painottuu hallinnollisten päätösten valmisteluun, tiedoksiantoihin sekä intran ja ohjealustan ylläpitoon.

Qualifications

• Ylempi korkeakoulututkinto sekä erinomainen suomenkieli; ruotsin tyydyttävä sekä englannin taito.
• Aiempaa kokemusta hallinnon prosessien tukemisesta ja kehittämisestä.
• Järjestelmällinen ja tarkka työskentelytapa.
• Hyvät vuorovaikutustaidot ja selkeä kirjallinen ilmaisu suomeksi.
• Hyvät tietotekniset valmiudet.
• Asiakaspalveluhenkinen, oma-aloitteinen sekä kehittämisorientoitunut työote.
• Kokemus kunnallisesta päätöksenteosta katsotaan eduksi.
• Ahjo-järjestelmän tuntemus katsotaan eduksi.

Responsibilities

• Vastaat hallinnon tukipalveluiden kehittämisestä, ohjeistamisesta ja sujuvuuden varmistamisesta.
• Vastaat toimielimen sihteerin ja pöytäkirjanpitäjän tehtävistä sekä viranhaltijoiden päätöksiin ja lausuntoihin liittyvien prosessien hallinnointiin.
• Vastaat hallintoliikelaitoksen asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjyydestä sekä siihen liittyvistä tehtävistä, kuten koulutuksesta, neuvonnasta ja ohjeistuksesta.
• Vastaat sovitusti hallinnollisten päätösten valmistelusta, tiedoksiannoista ja ylläpitämisestä sekä hallintotiimin intran ja ohjealustan ylläpidosta.
• Tehtävään kuuluu verkostoissa toimiminen ja vastuualueiden koordinointi.

Skills

Hallinnolliset prosessit

Järjestelmällisyys

Viestintätaidot

Tietotekniset taidot

Asiakaspalvelutaidot

Kehittämishenkisyys

Kunnallinen päätöksenteko

Suomen kieli

Education

Ylempi korkeakoulututkinto

Tools

Ahjo-järjestelmä

Job description

Helsingin työllisyyspalvelut vastaa julkisten työvoimapalveluiden tuottamisesta ja kaupungin työllisyyden edistämisestä sekä niihin liittyvästä kehittämisestä ja koordinaatiosta sekä työikäisten kotoutumista edistävien palveluiden tuottamisesta. Etsimme nyt hallintoasiantuntijaa hallintomenettelyn kehittämiseen ja ohjeistamiseen.

Hallintoasiantuntijana vastaat hallinnon tukipalveluiden kehittämisestä, ohjeistamisesta ja sujuvuuden varmistamisesta työllisyyspalveluliikelaitoksessa. Vastaat toimielimen sihteerin ja pöytäkirjanpitäjän tehtävistä sekä viranhaltijoiden päätöksiin ja lausuntoihin liittyvien prosessien hallintomenettelyllisestä asiantuntijatuesta. Vastaat työllisyyspalveluliikelaitoksen asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjyydestä ja siihen liittyvistä asiantuntijatehtävistä, kuten koulutuksesta, neuvonnasta ja ohjeistuksesta. Vastaat myös sovitusti hallinnollisten päätösten valmistelusta, tiedoksiannoista ja ylläpitämisestä sekä hallintotiimin intran ja ohjealustan ylläpidosta. Lisäksi tehtävääsi kuuluu toimiminen vastuualueesi verkostoissa.

Tehtävän kelpoisuusehtona on ylempi korkeakoulututkinto sekä suomen kielen erinomainen ja ruotsin kielen tyydyttävä suullinen ja kirjallinen taito sekä englannin kielen taito.

Etsimällämme henkilöllä on:

• aiempaa kokemusta hallinnollisten prosessien tukemisesta ja kehittämisestä
• järjestelmällinen ja tarkka työskentelytapa
• hyvät vuorovaikutustaidot sekä taito selkeään kirjalliseen ilmaisuun suomeksi
• hyvät tietotekniset valmiudet
• asiakaspalveluhenkinen, oma-aloitteinen sekä kehittämisorientoitunut työote

Luemme eduksi kokemuksen kunnallisesta päätöksenteosta ja osaamisen kaupungin Ahjo-asianhallintajärjestelmästä.

Tarjoamme sinulle monipuolisen ja merkityksellisen roolin, jossa pääset itsenäisesti tukemaan ja kehittämään hallinnollisia prosesseja sekä vaikuttamaan työllisyyspalveluiden toimintaan ja kehittymiseen. Tässä työssä yhdistyvät vastuulliset tehtävät ja mahdollisuus kehittyä asiantuntijana ja hyödyntää aiempaa osaamista laaja-alaisesti. Kaupungin työntekijänä saat käyttöösi laajat henkilöstöedut, kuten liikunta- ja kulttuuriedun, palkittua henkilöstöliikuntaa sekä lounasedun. Panostamme henkilöstömme perehdytykseen ja osaamisen kehittämiseen. Meillä on tasa-arvoinen ja innostava työyhteisö sekä aidosti hyvä tiimihenki. Teemme työtä monipaikkaisesti.

Työsuhde alkaa mahdollisimman pian, ja aloitusajankohdasta sovitaan erikseen. Tehtävässä on kuuden kuukauden koeaika. Tehtävä on vakituinen, ja se sijoittuu työllisyyspalveluiden onnistumisen tuen yksikön hallintotiimiin.

Tehtävän hakuaika päättyy 8.10.2026. Rekrytoinnin ensimmäisenä vaiheena on videohaastattelut, jotka järjestetään 13.-15.10.2026. Videohaastattelujen jälkeen kutsumme osan hakijoista henkilökohtaisiin haastatteluihin, jotka järjestetään alustavan aikataulun mukaisesti viikolla 43.

Tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistämiseksi Helsingin kaupunki kannustaa anonyymiin rekrytointiin, ja tämä rekrytointi toteutetaan anonyymisti. Anonyymin rekrytoinnin tavoitteena on kohdentaa huomio hakijan ammatilliseen osaamiseen sekä työkokemukseen. Täytä työnhakulomake normaalisti. Huomioi hakemusta kirjoittaessasi, että se noudattaa anonymiteetin periaatteita. Esihenkilö valitsee haastateltavat henkilöt anonyymin yhteenvedon perusteella eikä siinä ole nähtävissä hakijan nimeä, ikää, sukupuolta tai äidinkieltä.