Asiantuntija, kongressipalvelut

University-of-Laplan; Rovaniemi; On-site; EUR 38,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Kattava työterveyshuolto

Liikunta-, kulttuuri- ja hyvinvointied

Kattavat työvälineet ja modernit työvä

Job summary

Lapin yliopiston kongressipalvelu hakee asiantuntijaa määräaikaiseen työsuhteeseen. Tehtävä käsittää kansainvälisten ja kotimaisten konferenssien järjestelyt sekä ilmoittautumisten ja majoitusvarausten hallinnan, kirjanpidon ja raportoinnin sekä tapahtumien verkkosivujen päivittämisen.

Toivomme sujuvaa suomen ja englannin kielen taitoa, kokemusta tapahtumien järjestämisestä sekä taloushallinnon perusteita. Tarjolla on vakaa organisaatio, joustava työaika ja mahdollisuus kehittyä ammatillisesti.

Qualifications

• Vaativia asiakaspalvelutehtäviä koskeva kokemus
• Sujuva kirjallinen ja suullinen suomen ja englannin kielen taito
• Kokemus tapahtumanjärjestämisestä tai projektien koordinoinnista
• Taloushallinnon perusosaaminen
• Organisointikyky ja oma-aloitteisuus
• Hyvät vuorovaikutus-, viestintä- ja tiimityöskentelytaidot
• Soveltuva tutkinto, esim. alempi tai ylempi korkeakoulututkinto.

Responsibilities

• Vastaaminen kansainvälisten ja kotimaisten konferenssien järjestelytehtävistä
• Ilmoittautumisten käsittely sekä maksujen kontrollointi (Dataprisman Kongressi)
• Osallistumis- ja näyttelymaksujen kerääminen sekä palautukset järjestelmien kautta
• Talouden raportointi sekä varojen seuranta
• Tapahtumien verkkosivujen päivittäminen ja osallistujamateriaalien tuotanto
• Alihankkijoiden kilpailutus ja abstraktiprosessien hallinnointi
• Asiakaspalvelutehtävien hoitaminen ja paikan päällä tapahtuman koordinointi

Skills

Asiakaspalvelutaito

Suomen kielen taidon osaaminen

Englannin kielen taidon osaaminen

Projektien koordinointi

Organisointikyky

Education

Soveltuva korkeakoulututkinto

Job description

Haemme Lapin yliopiston kongressipalveluunasiantuntijaamääräaikaiseen työsuhteeseen 7.1.2027-31.7.2027. Työn jatkuminen vuoden loppuun on todennäköistä.

Lapin yliopiston kongressipalvelu on täyden palvelun kongressipalvelutoimisto, joka auttaa tapahtumien toteutuksessa ensimmäisistä suunnittelupalavereista aina käytännön toteutukseen ja viimeisiin jälkiselvityksiin asti. Olemme osa Lapin yliopistoa, mutta palvelemme kokousjärjestäjiä sekä yliopistolla että sen ulkopuolella.

Tehtäviisi kuuluu

• kansainvälisten ja kotimaisten konferenssien järjestelytehtävistä vastaaminen
• ilmoittautumisten käsittely (lomakkeiden tekeminen, ilmoittautumisten ja majoitusvarausten käsittely, maksujen kontrollointi; ilmoittautumisjärjestelmä Dataprisman Kongressi)
• osallistumis- ja näyttelymaksujen kerääminen ja mahdolliset palautukset (järjestelmät: SAP, Paytrail ja Kongressi)
• talouden raportointi
• tapahtumien verkkosivujen päivittäminen ja osallistujamateriaalien tuottaminen
• alihankkijoiden kilpailutus
• abstraktiprosessien hallinnointi
• asiakaspalvelutehtävien hoitaminen (vieraiden informointi ja tiedusteluihin vastaaminen)
• asiakaspalvelu- ja tapahtuman koordinointitehtävät konferensseissa paikan päällä.

Tarjoamme sinulle

• kokeneen ja innostuneen työyhteisön, jossa voit kehittää osaamistasi ja hyödyntää ammattitaitoasi
• asiantuntevan tiimin tuen
• vakaan organisaation tuomaa turvaa
• modernit työvälineet
• joustavan liukuvan työajan
• hyvän tasapainon työn ja vapaa-ajan välillä
• kattavan työterveyshuollon
• liikunta-, kulttuuri- ja hyvinvointiedut

Odotamme sinulta

• kokemusta vaativista asiakaspalvelutehtävistä
• sujuvaa kirjallista ja suullista suomen ja englannin kielen taitoa
• kokemusta tapahtumanjärjestämisestä ja/tai projektien koordinoinnista
• taloushallinnon perusosaamista
• organisointikykyä, oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta
• hyviä vuorovaikutus-, viestintä- ja tiimityöskentelytaitoja
• soveltuvaa tutkintoa, esim. alempi tai ylempi korkeakoulututkinto.

Lisätietoja tehtävästä

Lisätietoja tehtävästä antaa koulutuspäällikkö Niina Romakkaniemi, p. 040515 6544, [e-mail]. Haastattelut järjestetään viikolla 48-49.
Työpaikan osoite: Yliopistonkatu 8, 96300 ROVANIEMI
Työn kesto: 7.1.2027-31.7.2027
Työaika: kokoaikainen
Koeaika:3 kuukautta
Palkkaus: Palkka on noin3400-3700 €/kk. Tehtäväkohtainen palkanosa määräytyy yliopistojen palkkausjärjestelmän muun asiantuntija- ja tukihenkilöstön vaativuustason perusteella vaativuustasolle 8 (2857,26 €). Lisäksi maksetaan henkilökohtaiseen suoriutumiseen perustuvaa palkanosaa.