Vacature | Office Manager

Teamsystem España; Madrid; Híbrido; EUR 28.000 - 40.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Trabajo híbrido

Descripción de la vacante

TeamSystem Spain acompaña a empresas en su digitalización y busca un Especialista en Servicios Generales para garantizar el buen funcionamiento diario de la oficina y el cumplimiento de normativas. Serás responsable de supervisar instalaciones y coordinar proveedores en las sedes de TS España.

La persona seleccionada gestionará viajes corporativos, eventos y presupuesto, colaborando estrechamente con RR. HH. y adquiriendo experiencia en un entorno tecnológico en expansión. Trabajo híbrido.

Formación

• Experiencia en gestión de oficina (recepción, suministros, mantenimiento y proveedores).
• Experiencia en prevención de riesgos laborales o coordinación PRL.
• Capacidad para coordinar con RR. HH. y secciones de la empresa.

Responsabilidades

• Gestiona las operaciones diarias de la oficina (suministros, mantenimiento, limpieza, proveedores).
• Coordina con proveedores externos (mantenimiento, seguridad, catering, mensajería).
• Recepción y gestión de correo, paquetes y visitantes.
• Apoya la organización de eventos internos y reuniones del equipo.
• Gestiona el presupuesto de servicios generales y controla los gastos.
• Gestiona arreglos de viaje corporativo (vuelos, hoteles, transporte).
• Planifica y coordina eventos de la empresa (eventos internos, team building).
• Contacto ante incidentes de las instalaciones.
• Colabora con RRHH en incorporación/ baja (acceso, estación de trabajo).
• Viaja entre sedes para supervisar oficinas e instalaciones.

Conocimientos

Gestión de oficinas

Gestión de proveedores

Coordinación

Habilidades organizativas

Gestión de presupuesto

Educación

Administración de Empresas

Relaciones Laborales

Prevención de Riesgos Laborales

Herramientas

Excel

Word

PowerPoint

Software de gestión

Descripción del empleo

En TeamSystem Spain acompañamos a empresas de todos los tamaños en su digitalización con soluciones avanzadas en ERP, CRM, e-commerce, fintech y RRHH. Con más de 500 profesionales en España, ayudamos a nuestros clientes a optimizar sus procesos y centrarse en lo que realmente importa.

Buscamos un Especialista en Servicios Generales que combine las funciones de Gestor de Oficina con las de Técnico en Prevención de Riesgos Laborales (PRL). Esta persona será responsable de garantizar el buen funcionamiento diario de la oficina y las instalaciones, supervisar el cumplimiento de las normativas de salud y seguridad, fomentando un entorno de trabajo eficiente, seguro y positivo en las distintas sedes de TS España.

¿Gestión de oficinas

Aunque la experiencia profesional y las cualificaciones son clave para este puesto, asegúrese de comprobar si posee las habilidades interpersonales preferibles antes de solicitar, si se requieren.

• Gestiona las operaciones diarias de la oficina (suministros, mantenimiento, limpieza, proveedores).
• Coordina con proveedores externos (mantenimiento, seguridad, catering, servicios de mensajería, etc.).
• Encargarse de la recepción y gestión del correo, paquetes y visitantes.
• Apoyar la organización de eventos internos, reuniones y actividades del equipo.
• Gestionar el presupuesto de servicios generales y controlar los gastos relacionados.
• Gestionar los arreglos de viaje corporativo (vuelos, hoteles, transporte) para empleados y visitantes.
• Planifica y coordina eventos de la empresa (eventos internos, team building, fuera de las instalaciones, eventos con clientes/empresas).
• Actuar como punto de contacto para incidentes relacionados con las instalaciones.
• Colabora con RRHH en los procesos de incorporación/baja (acceso, configuración de la estación de trabajo, equipo).
• Viaja regularmente a diferentes ubicaciones de TS España para supervisar la gestión de oficinas e instalaciones en diferentes sedes.

Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

• Implementar y supervisar el plan de prevención de riesgos laborales de la empresa.
• Realizar evaluaciones de riesgos en puestos de trabajo e instalaciones.
• Coordinar con el Servicio Externo de Prevención (SPA) en auditorías, revisiones médicas y formación obligatoria.
• Gestionar la documentación legal relacionada con la PRL (evaluaciones de riesgos, planes de emergencia, registros de formación, EPI, etc.).
• Impartir o coordinar la formación e información de los empleados sobre salud y seguridad.
• Garantizar el cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) y de las normativas aplicables.
• Actuar como punto de contacto con la Inspección de Trabajo y los organismos oficiales en asuntos de PRL.
• Gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) con contratistas y subcontratistas.

Título en Administración de Empresas, Relaciones Laborales, Prevención de Riesgos Laborales o un campo relacionado.

Un máster/curso de nivel superior en Prevención de Riesgos Laborales (PRL) es un plus, idealmente cubriendo al menos dos especialidades: Seguridad en el Trabajo, Higiene Industrial y Ergonomía y Psicosociología.

Mínimo 2-3 años de experiencia previa en roles similares (PRL y/o Gestión de Oficina).

Disponibilidad para viajar regularmente por las sedes de TS España.

El inglés fluido/avanzado es obligatorio (hablado y escrito).

Dominio de herramientas de oficina (Excel, Word, PowerPoint) y software de gestión.

• Sólidas habilidades organizativas, capacidad para resolver problemas y experiencia en gestión de proveedores
• Sólidas habilidades comunicativas y capacidad para coordinarse con diferentes niveles de la organización.
• Atención al detalle y cumplimiento normativo.
• Contrato indefinido, jornada completa.
• Desarrollo profesional real en una empresa tecnológica en plena expansión.
• Participación en proyectos donde tu criterio y propuestas cuentan. xkdbapo
• Trabajo híbrido.