Secretaria / o y Asistente de Dirección

Family Office; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 45.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una oficina familiar en Madrid busca un/a Secretario/a – Asistente de Dirección proactivo/a para brindar apoyo a la dirección y asegurar el buen funcionamiento de la oficina. La persona ideal debe tener experiencia previa en un puesto similar, alto nivel de organización y atención al detalle, además de un buen dominio del inglés. Se ofrece la oportunidad de trabajar en un entorno dinámico y en crecimiento.

Formación

• Experiencia previa como Asistente de Dirección, Secretaria de Presidencia o puesto similar, idealmente en Family Office.
• Alto nivel de organización, confidencialidad y atención al detalle.
• Buen nivel de inglés (oral y escrito).

Responsabilidades

• Organización y mantenimiento de agendas, reuniones y citas.
• Coordinación de viajes, reservas y logística asociada.
• Preparación de documentación, informes y presentaciones.
• Atención telefónica y presencial de visitas, clientes y proveedores.
• Gestión del correo, mensajería y archivo físico y digital.

Conocimientos

Orientación a la organización

Atención al detalle

Proactividad

Confidencialidad

Herramientas

Paquete Office

Herramientas de gestión de agendas

Descripción del empleo

Family office con portfolio inmobiliario en crecimiento, centrada en la gestión de activos y la búsqueda de nuevas oportunidades. Actualmente cuenta con +40 inmuebles.

¿Qué estamos buscando?

Un / a Secretario / a – Asistente de Dirección con una fuerte orientación a la organización, la eficiencia y la atención al detalle, que brinde apoyo directo Dirección y contribuya al buen funcionamiento del día a día de la oficina. Buscamos una persona proactiva, discreta y resolutiva, con capacidad para anticiparse a las necesidades y gestionar múltiples tareas de manera autónoma.

Responsabilidades principales

Gestión administrativa y soporte a dirección

• Organización y mantenimiento de agendas, reuniones y citas.
• Coordinación de viajes, reservas y logística asociada.
• Preparación de documentación, informes y presentaciones.
• Atención telefónica y presencial de visitas, clientes y proveedores.
• Gestión del correo, mensajería y archivo físico y digital.

Administración general y coordinación interna

• Soporte en la gestión de contratos y documentación administrativa.
• Coordinación con otros departamentos o colaboradores externos.
• Supervisión del correcto funcionamiento de la oficina (material, mantenimiento, servicios, etc.).

Comunicación y representación

• Canal de contacto entre la dirección y los diferentes interlocutores internos y externos.
• Redacción y envío de comunicaciones.
• Cuidado de la imagen corporativa en la atención a visitas y eventos.

Requisitos

• Experiencia previa como Asistente de Dirección, Secretaria de Presidencia o puesto similar, idealmente en Family Office.
• Alto nivel de organización, confidencialidad y atención al detalle.
• Dominio del paquete Office y herramientas de gestión de agendas y viajes.
• Buen nivel de inglés (oral y escrito).

Ubicación: Oficina en Madrid capital (zona Chamberí)