Secretaria/o de Dirección

Iberia; Madrid; Presencial; EUR 40.000 - 60.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Iberia, la mayor aerolínea española, busca un/a Secretario/a de Dirección para prestar apoyo ejecutivo y administrativo a la Dirección a nivel global en Madrid. Coordinará la agenda, viajes, reuniones y la preparación de documentación de apoyo con rigor y confidencialidad.

Se solicita experiencia en gestión de agendas complejas, viajes nacionales e internacionales y dominio de herramientas SAP/Ariba/ServiceNow y Microsoft Office.

Formación

• Formación profesional de grado superior en Administración y Finanzas, Asistencia a la Dirección o equivalente.
• Experiencia de 5 a 8 años como Secretaría de Dirección o Executive Assistant.
• Gestión de agendas complejas, viajes nacionales e internacionales y organización de reuniones y eventos.
• Conocimientos de SAP, Ariba y ServiceNow.
• Dominio de Microsoft Office y herramientas colaborativas.

Responsabilidades

• Gestionar y mantener actualizada la agenda de la Dirección y coordinar reuniones.
• Organizar viajes nacionales e internacionales y la logística de los equipos.
• Preparar documentación de apoyo, presentaciones y materiales para reuniones.
• Gestionar la correspondencia y comunicaciones dirigidas a la Dirección.
• Coordinar la firma y tramitación administrativa de contratos y documentación oficial.
• Colaborar en la organización de actos institucionales y gestión de proveedores.

Conocimientos

Organización y planificación

Orientación al servicio

Capacidad de coordinación

Gestión de confidencialidad

Proactividad

Resolución de incidencias

Trabajo en equipo

Educación

Grado Superior en Administración y Finanzas/Asistencia a la Dirección

Herramientas

SAP

Ariba

ServiceNow

Microsoft Office

Microsoft Teams

SharePoint

Gestión de viajes y gastos

Descripción del empleo

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Somos la mayor aerolínea española y líder entre Europa y América Latina; pertenecemos al grupo aéreo IAG y formamos parte de la alianza oneworld. Nuestro objetivo es ser siempre la mejor opción para viajar para nuestros clientes y que sientan que para nosotros lo más importante es su seguridad y la calidad y experiencia de su viaje. Además de la aerolínea tenemos como negocio complementario el mantenimiento de aviones.

En Iberia valoramos que nuestros profesionales sean un ejemplo de comportamientos para los clientes, pero también dentro del equipo. Esperamos que todas las personas que se incorporen sean un ejemplo de estos.

Proporcionar soporte ejecutivo, administrativo y organizativo a la Dirección a nivel global, garantizando una gestión eficiente de la agenda, la coordinación logística de viajes, reuniones y eventos, así como la gestión de los procesos administrativos y operativos asociados al funcionamiento del area. Actuar como interlocutor con las distintas áreas de soporte de la compañía, facilitando la actividad diaria de la Dirección y contribuyendo a la eficiencia organizativa mediante una gestión proactiva, rigurosa y confidencial.

Gestión ejecutiva y administrativa de la Dirección

• Gestionar y mantener actualizada la agenda de la Dirección, coordinando reuniones internas y externas, viajes, comidas de trabajo, comités, offsites y otros compromisos.
• Organizar convocatorias, reservas de salas, coordinación de asistentes y necesidades logísticas asociadas.
• Preparar y coordinar la documentación de apoyo, presentaciones y materiales necesarios para reuniones cuando sea requerido.
• Gestionar la correspondencia, llamadas y comunicaciones dirigidas a la Dirección, priorizando las solicitudes y canalizando la información.
• Coordinar la firma y tramitación administrativa de contratos y otra documentación oficial.

Gestión de viajes y logística

• Organizar los desplazamientos nacionales e internacionales de la Dirección y prestar apoyo al resto del equipo en la gestión de viajes.
• Gestionar reservas de vuelos, hoteles, transfers, alquiler de vehículos, visados, autorizaciones (ESTA) y cualquier documentación necesaria para los desplazamientos.
• Tramitar incidencias relacionadas con viajes, cambios de billetes, upgrades, excesos de equipaje y otros servicios asociados.
• Gestionar billetes corporativos y coordinar la logística de desplazamientos y alojamiento del personal externo colaborador.
• Gestionar la plataforma corporativa de movilidad (Join Up) para taxis y estacionamientos.

Gestión administrativa y económica

• Tramitar y realizar el seguimiento de viajes, liquidaciones, gastos y compras mediante las herramientas corporativas.
• Gestionar la justificación mensual de los gastos asociados a las tarjetas corporativas de la Dirección.
• Tramitar la aprobación de facturas y pedidos mediante SAP/Fiori y otras herramientas corporativas.
• Gestionar solicitudes de compra de material de oficina, merchandising, tarjetas de visita y otros suministros mediante Ariba.
• Velar por el correcto archivo y mantenimiento de la documentación administrativa de la Dirección.

Soporte y apoyo a clientes

• Atender y dar soporte a solicitudes e incidencias de clientes que se canalicen a través de la Dirección, coordinando su tramitación con las áreas implicadas y asegurando una respuesta ágil y eficaz.

Soporte organizativo

• Gestionar las incorporaciones de personal interno y externo, coordinando la solicitud de equipos informáticos, telefonía, accesos, usuarios y acreditaciones.
• Mantener actualizada la información administrativa del equipo (vacaciones, renovación de equipos, teléfonos móviles y otros recursos).
• Coordinar las citas médicas y reconocimientos obligatorios y voluntarios de la Dirección.

Coordinación de servicios e infraestructuras

• Actuar como interlocutor con las áreas de soporte (IT, Infraestructuras, Mantenimiento, Seguridad y Servicios Generales) para la resolución de incidencias y necesidades operativas de la Dirección.
• Gestionar la apertura y seguimiento de incidencias y solicitudes a través de ServiceNow.
• Coordinar la reserva de salas de reuniones y asegurar la disponibilidad de medios audiovisuales y soporte técnico.
• Gestionar acreditaciones, accesos, aparcamientos y recepción de visitas.
• Coordinar los servicios de mensajería y paquetería de la Dirección.
• Gestionar la emisión de accesos WiFi para invitados.
• Coordinar la organización logística de reuniones, jornadas, workshops y eventos internos o externos.
• Gestionar proveedores, reservas, catering, invitaciones, seguimiento de asistentes y documentación asociada.
• Colaborar en la organización de actos institucionales y acciones protocolarias de la Dirección, incluyendo campañas de felicitaciones corporativas, recepción y gestión de obsequios institucionales y otras iniciativas de representación.

Coordinación y soporte transversal

• Actuar como punto de contacto entre la Dirección y las distintas áreas de la organización, facilitando la coordinación administrativa y operativa.
• Garantizar el cumplimiento de procedimientos internos y el seguimiento de las solicitudes administrativas.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos, proponiendo iniciativas que incrementen la eficiencia y calidad del servicio.
• Mantener un elevado nivel de confidencialidad en la gestión de la información y documentación de la Dirección.

Asimismo, realizará cuantas otras funciones de soporte administrativo, organizativo o de atención interna resultre necesarias para dar respuesta a las necesidades de la Dirección y de la organización, aun cuando no estén expresamente recogidas en la presente descripción de puesto, siempre dentro de su ámbito de gestión y responsabilidad.

Tus conocimientos:

• Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas, Asistencia a la Dirección o equivalente.

Experiencia

• Experiencia de entre 5 y 8 años desempeñando funciones de Secretaría de Dirección o Executive Assistant dando soporte a directivos.
• Experiencia en la gestión de agendas complejas, viajes nacionales e internacionales y organización de reuniones y eventos.
• Experiencia en coordinación con múltiples áreas de soporte y gestión administrativa de procesos corporativos.

Conocimientos

• Dominio del paquete Microsoft Office (Outlook, Word, Excel y PowerPoint).
• Manejo de Microsoft Teams, SharePoint y herramientas colaborativas.
• Conocimiento de SAP, Ariba y ServiceNow o herramientas equivalentes.
• Experiencia con herramientas de gestión de viajes y gastos.

Competencias

• Organización y planificación.
• Orientación al servicio.
• Capacidad de coordinación.
• Gestión simultánea de prioridades.
• Rigor y atención al detalle.
• Gestión de la confidencialidad.
• Proactividad e iniciativa.
• Resolución de incidencias y orientación a la solución.
• Adaptabilidad y flexibilidad.
• Trabajo en equipo y colaboración transversal.
• Capacidad de anticipación.
• Cumplimiento de la planificación de agendas y reuniones sin incidencias.
• Organización eficiente de viajes, eventos y actividades de Dirección.
• Nivel de satisfacción de la Dirección y de las áreas de negocio atendidas.
• Cumplimiento de plazos administrativos y de los procedimientos internos.
• Calidad, fiabilidad y confidencialidad de la documentación / información gestionada.
• Tiempo de resolución y seguimiento de solicitudes e incidencias.
• Eficiencia en la coordinación con las áreas de soporte y servicios corporativos.

El talento en Iberia:

Valoramos que nuestros profesionales sean un ejemplo de comportamientos para los clientes, pero también dentro del equipo. Esperamos que todas las personas que se incorporen sean un ejemplo de estos.

• Somos uno y diversos : Trabajas de manera coordinada, abierta y colaborativa persiguiendo un objetivo común en un entorno diverso e inclusivo.
• Ponemos alma y pasión : Haces que las cosas pasen implicándote al máximo en todo lo que haces.
• Reinventamos el mañana : Buscas ideas nuevas y distintas para solucionar los problemas.
• Conectamos con nuestros clientes y compañeros : Siempre quieres ir un paso más allá de lo que esperan y con una sonrisa y un trato agradable.
• Lo hacemos sencillo y eficiente : Ponemos foco en lo importante, analizando las situaciones y eliminando aquello que no aporta valor
• Llevamos la seguridad en ADN: Trabajamos poniendo la atención y el cuidado del primer día: en cada operación en tierra, en cada vuelo. Conocemos los procesos y los aplicamos con rigor.

Nuestro compromiso con la Diversidad e Inclusión

En Iberia somos uno y diversos. Somos un fiel reflejo de la sociedad actual y tenemos equipos con perfiles muy diversos que nos enriquecen para ser más creativos e innovadores.

Creemos en el talento sin etiquetas y estamos plenamente comprometidos con ofrecer las mismas oportunidades profesionales a todas las personas. Por ello, todas las decisiones en nuestros procesos de selección se basan exclusivamente en las competencias, habilidades y conocimientos necesarios para el desempeño del puesto.