Office Manager y Responsable Administración

WORSLEY Acceleration Services; Sant Cugat del Vallès; In loco; EUR 42.000 - 65.000; Part-time

Vantaggi offerti da questo lavoro

Bon ambient de treball

Descrizione del lavoro

Worsley Acceleration Services busca una persona per assumir la gestió comptable, fiscal i administrativa, amb enfoc en la millora de processos i l’organització interna. Seràs el nexe entre finançes, nòmines i administració de l’equip.

Treballaràs directament amb la gerència i socis, implementant control de gestió, informes i nous processos per donar suport al creixement de l’empresa en una jornada parcial, principalment presencial.

Competenze

• Formació en Administració i Finances, Comptabilitat, ADE o equivalents.

Mansioni

• Gestió comptable, fiscal i administrativa de l'empresa.

Conoscenze

Contabilitat

Fiscalitat

Anàlisi financera

Excel

Administració laboral

Nòmines

Factorial

Tancaments comptables

Formazione

Grau en Administració i Finances / Comptabilitat

Strumenti

Factorial

Excel avançat

Descrizione del lavoro

T'agradaria ser la persona de referència en la gestió d'una consultora que està traçant un nou rumb? A Worsley busquem un/a professional amb una base sòlida en comptabilitat i fiscalitat, rigor i capacitat d'organització.

Assumiràs la gestió econòmica, administrativa i de persones de l'empresa. El teu objectiu serà que tinguem els números al dia i ben interpretats, que complim les obligacions en termini i que l'equip treballi amb processos clars, útils i ben documentats.

Per què creem aquesta posició

A Worsley som un equip petit però molt potent, amb nous reptes per davant i creixent amb força. Volem consolidar aquest creixement amb una estructura interna a l'altura.

Fins ara hem resolt la comptabilitat, la fiscalitat i la gestió laboral amb una assessoria externa. Amb el creixement actual és el moment d'incorporar aquesta gestió a l'equip i, alhora, comptar amb una persona que ordeni i faciliti el funcionament de l'empresa.

Treballaràs amb dependència directa de la gerència i en relació habitual amb els socis i l'equip.

El teu dia a dia a Worsley

La gestió comptable, fiscal i administrativa és el nucli de la posició. Al seu voltant combinaràs el control de gestió, l'administració de persones i l'organització interna de l'empresa. Les responsabilitats s'incorporaran de manera progressiva, amb prioritats acordades i compatibles amb la jornada parcial.

• Comptabilitat i facturació.Portaràs el cicle comptable de l'empresa, que inclou l'emissió i el registre de factures, la classificació d'ingressos i despeses, l'assignació de comptes comptables i la revisió de la documentació justificativa.
• Conciliacions, cobraments i pagaments.Conciliaràs els comptes bancaris i les targetes, controlaràs venciments i cobraments i gestionaràs els impagats. Prepararàs els pagaments d'acord amb el circuit d'aprovació establert.
• Obligacions fiscals.Prepararàs i presentaràs les liquidacions i els models periòdics, com l'IVA i les retencions, i mantindràs al dia el calendari fiscal mensual i trimestral.
• Tancaments i comptes anuals.Faràs els tancaments periòdics i prepararàs el tancament de l'exercici, els comptes anuals i la memòria. Per al tancament anual comptaràs amb el suport d'un fiscalista extern per a la revisió final i les qüestions més complexes.
• Tresoreria.Mantindràs una previsió actualitzada de cobraments i pagaments i alertaràs la gerència de les desviacions que requereixin una decisió.

2. Control de gestió i rendibilitat de projectes

• Informes a la gerència.Elaboraràs informes mensuals i trimestrals sobre la situació econòmica de Worsley (ingressos, despeses, marges i desviacions), amb conclusions, alertes i propostes d'actuació.
• Costos per projecte.Relacionaràs les hores imputades, els costos de personal i les despeses directes amb els ingressos de cada projecte. Així sabrem on dediquem els recursos i quins projectes requereixen més atenció.
• Qualitat de les dades.Contrastaràs la comptabilitat i la facturació amb els registres d'hores i amb els responsables de projecte. Detectaràs dades incompletes o errònies i n'impulsaràs la correcció.
• Millora del control intern.Estructuraràs models d'informe i rutines de seguiment que permetin comparar períodes i donin suport a la planificació econòmica i de recursos.

3. Persones i Factorial

• Administració laboral.Gestionaràs les nòmines i les seves variables, revisaràs imports i incidències i tramitaràs altes, baixes i variacions a la Seguretat Social. Prepararàs contractes i modificacions contractuals a partir de models validats.
• Factorial.Administraràs Factorial, la plataforma de gestió de persones que fem servir, i en trauràs més partit, des de les fitxes de l'equip, els permisos i la documentació fins als fitxatges, les vacances, les absències, el teletreball i la imputació d'hores.
• Registre de jornada i dedicació.Vetllaràs perquè tothom fitxi i imputi correctament les hores als projectes, i ajudaràs a resoldre les incidències amb cada persona i amb els responsables corresponents.
• Revisions salarials i atenció a l'equip.Faràs el seguiment de les revisions salarials i seràs el punt de referència per a les consultes administratives de l'equip.

4. Polítiques i procediments interns

Definiràs, documentaràs i actualitzaràs, amb la validació de la gerència, com fem les coses a Worsley. Per a cada procés concretaràs què cal fer, qui ho fa, amb quines eines i en quins terminis.

• Incorporacions.Dissenyaràs el procés d'acollida de noves persones, amb la documentació i les signatures, l'alta a les eines, el lliurament d'equips, l'accés a la guia interna i l'explicació de les pautes de treball.
• Rutines mensuals.Establiràs què ha de fer cada persona abans de cada tancament mensual, com imputar les hores, presentar les despeses i els justificants i resoldre les incidències pendents.
• Teletreball, vacances i absències.Concretaràs com es comuniquen o se sol·liciten, quin circuit de validació s'aplica i com es registren a Factorial.
• Circuits d'aprovació.Fixaràs pautes per a despeses, pagaments, documentació de clients, signatures i arxiu, amb plantilles i llistes de comprovació.
• Guia de funcionament intern.Integraràs els procediments a la guia de l'empresa, comunicaràs els canvis i acompanyaràs l'equip a aplicar-los, amb esperit de servei més que de control.
• Calendari d'obligacions.Mantindràs un calendari de les obligacions de l'empresa, amb responsables, terminis, signatures i evidències, i anticiparàs les actuacions pendents.
• Persones i prevenció.Coordinaràs la prevenció de riscos laborals, les revisions mèdiques, el protocol contra l'assetjament i la documentació retributiva que correspongui.
• Protecció de dades i confidencialitat.Vetllaràs perquè apliquem les polítiques de protecció de dades, especialment quan arrenquem projectes amb clients nous.
• Contractació amb clients.Ordenaràs el circuit de propostes acceptades, contractes, acords de confidencialitat i clàusules de protecció de dades, i arxivaràs les versions signades perquè siguin accessibles a les persones autoritzades.
• Quan una qüestió requereixi criteri jurídic o tècnic especialitzat, coordinaràs els proveïdors externs corresponents.

6. Office management i gestió documental

• Estructura documental.Definiràs i mantindràs l'organització de carpetes, la nomenclatura, els permisos i el control de versions.
• Plantilles i materials corporatius.Mantindràs actualitzades les plantilles, els fulls de despesa i la presentació corporativa, coherents amb la imatge de Worsley.
• Equips i oficina.Portaràs l'inventari d'ordinadors i material, les assignacions a cada persona i les necessitats del dia a dia de l'oficina.
• Vida d'equip.Segons les prioritats i les teves inquietuds, donaràs suport a l'organització de trobades, activitats d'equip i esdeveniments com el sopar de Nadal.

7. Suport a la comunicació corporativa

• Pla i calendari de continguts.Col·laboraràs amb els socis en el pla de comunicació, especialment ara que estem renovant el posicionament, la web i la presentació corporativa.
• Continguts.Proposaràs i prepararàs textos per a LinkedIn, la web i articles a partir de les idees de l'equip, sempre amb la validació dels socis.
• Coherència.Vetllaràs perquè la web, la informació de l'equip i els materials estiguin actualitzats i alineats amb la nostra oferta.

Què busquem de tu? Formació i experiència

• Formació en Administració i Finances, Comptabilitat, ADE o àmbits afins (grau universitari o CFGS Grau superior), o experiència professional equivalent.
• Experiència demostrable en comptabilitat i fiscalitat, amb el cicle comptable complet, conciliacions, tancaments, models fiscals recurrents i comptes anuals.
• Coneixements pràctics de nòmines, Seguretat Social i administració laboral.
• Capacitat analítica per preparar informes, interpretar costos, marges i desviacions i explicar-ne les conclusions amb claredat.
• Domini d'Excel i soltesa amb eines digitals de gestió. Es valorarà conèixer Factorial i haver implantat o millorat processos.
• Es valorarà experiència en pimes, consultories, empreses de serveis o assessories, amb una visió àmplia de la gestió.
• Català i castellà de nivell C1 o superior. Es valorarà l'anglès professional i la facilitat de redacció.

Manera de treballar

• Rigor i bon criteri per tractar informació econòmica, salarial i contractual.
• Autonomia i organització per anticipar venciments, prioritzar i fer seguiment de cada tema fins a tancar-lo.
• Tracte proper i orientació de serve... (the rest as original text).>

Volem que estiguis a gust i que això sigui més que una feina per a tu.

• Un paper central en el funcionament de l'empresa, amb visió de conjunt del negoci i contacte directe amb la gerència i els socis.
• L'oportunitat de construir l'organització interna de Worsley en un moment de transformació, amb espai real per proposar i implantar millores.
• Un model de treball basat en la responsabilitat, la confiança i l'autonomia.
• Una incorporació acompanyada, amb traspàs de coneixement des de l'assessoria actual i prioritats definides per etapes.
• Jornada parcial, principalment presencial a la nostra oficina.
• Bon ambient de treball, en un equip propr i multidisciplinari.
• Tot el cafè, l'aigua, el te i la fruita que vulguis.