Executive Office Operations Lead — Global Projects & Travel

Michael Page; Madrid; On-site; EUR 55,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonus

Job summary

Michael Page, entidad financiera internacional con sede en Madrid, busca un profesional para Office Operations y Executive Support. Ofrece contrato estable y salario competitivo.

Las responsabilidades incluyen gestionar la oficina, coordinar proveedores, apoyar a la alta dirección y garantizar cumplimiento de políticas. Se valora experiencia en entorno corporativo internacional y capacidad para coordinar oficinas y viajes.

Responsibilities

• Liderar la gestión integral de la oficina, asegurando un entorno de trabajo eficiente, profesional y alineado con los estándares corporativos.
• Coordinar y supervisar proveedores externos, incluyendo servicios de mantenimiento, limpieza, seguridad, catering y suministros.
• Gestionar el control de accesos, recepción de visitas y coordinación de espacios de trabajo y salas de reuniones.
• Velar por el correcto funcionamiento de las instalaciones y anticipar necesidades operativas del negocio.
• Actuar como punto de contacto local para cuestiones relacionadas con infraestructura y servicios generales.
• Gestionar agendas complejas y coordinar reuniones internas y externas de alta dirección.
• Organizar viajes nacionales e internacionales, incluyendo itinerarios, reservas y logística asociada.
• Gestionar gastos, facturación y documentación administrativa vinculada a la actividad ejecutiva.
• Preparar presentaciones, informes y documentación para reuniones y comités.
• Realizar seguimiento de iniciativas, proyectos y acciones clave, garantizando su correcta coordinación y ejecución.
• Apoyar la implementación y seguimiento de procesos de Health & Safety y Business Continuity.
• Mantener registros, documentación y controles administrativos auditables.
• Coordinar actividades operativas con equipos internacionales ubicados en Reino Unido e Irlanda.
• Garantizar el cumplimiento de políticas internas y procedimientos corporativos.
• Participar en la puesta en marcha y mejora continua de los procesos operativos de las nuevas oficinas.
• Contrato estable directamente con la empresa.
• Salario competitivo entre 55.000 € y 60.000 € B/a + bonus.
• Jornada de trabajo completa.

Job description

Michael Page, entidad financiera internacional con sede en Madrid, busca un profesional para Office Operations y Executive Support. Ofrece contrato estable y salario competitivo.

Las responsabilidades incluyen gestionar la oficina, coordinar proveedores, apoyar a la alta dirección y garantizar cumplimiento de políticas. Se valora experiencia en entorno corporativo internacional y capacidad para coordinar oficinas y viajes.