Coordinadora de Clinica

Adsearch; Barcelona; Presencial; EUR 22.000 - 26.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Adsearch busca un/a Coordinador/a de Clínica para una clínica premium en Barcelona en plena fase de crecimiento. Serás el punto de referencia diario para el equipo administrativo, reportando a la Gerente Territorial.

Entre tus funciones estarán supervisar la ocupación de agenda, gestionar stock y garantizar una experiencia del paciente impecable, desde el check-out hasta el seguimiento de presupuestos. Se valorará experiencia en gestión de equipos y español y catalán fluidos; se ofrece

Formación

• Mínimo 2 años en coordinación, recepción o gestión administrativa en clínica médica o estética privada.
• Valorable formación complementaria en gestión de equipos, atención al cliente o gestión sanitaria.
• Manejo fluido del sistema de gestión clínica Flowww u equivalente, TPV y ofimática básica.

Responsabilidades

• Supervisar la ocupación de agenda de todos los profesionales y actuar sobre huecos.
• Coordinar aperturas, cierres y bloqueos de agenda y redistribución de huecos ante imprevistos.
• Detectar ineficiencias en la planificación diaria y proponer ajustes con impacto medible.
• Medir y reportar la tasa de no-show por médico y franjas horarias.
• Gestión del seguimiento post no-show: contacto, reasignación y registro en el sistema.
• Supervisar protocolo de confirmación de citas (llamadas/SMS/WhatsApp).
• Gestionar check-out: cobro, próxima cita e indicaciones post-tratamiento.
• Registrar y hacer seguimiento de presupuestos entregados a pacientes.
• Coordinar con marketing acciones de fidelización para la cartera de pacientes.
• Cubrir recepción cuando sea necesario y mantener estándares de atención.
• Generar contenido para redes sociales alineado con la guía de tono y compliance.

Conocimientos

Liderazgo operativo

Atención al cliente

Gestión de equipos

Gestión administrativa

Comunicación

Educación

Formación en gestión de equipos / atención al cliente o gestión sanitaria

Herramientas

Flowww u equivalente

TPV

Ofimática básica

Descripción del empleo

Desde Adsearch estamos en búsqueda de un Coordinador/a de Clínica para una clínica premium en plena fase de crecimiento ubicada en Barcelona.

La persona que se incorpore será el punto de referencia operativo del día a día y el contacto directo del equipo administrativo (recepción y auxiliares), reportando a la Gerente Territorial.

Responsabilidades y funciones:

1 - Disponibilidad

• Supervisar la ocupación de agenda de todos los profesionales y actuar sobre los huecos disponibles.
• Coordinar aperturas, cierres y bloqueos de agenda, y la redistribución de huecos ante imprevistos del día.
• Detectar ineficiencias en la planificación diaria y proponer ajustes con impacto medible en la ocupación.

Control de no-show

• Medir y reportar semanalmente la tasa de no-show por médico y por franja horaria.
• Supervisar el protocolo de confirmación previa de citas (llamada/SMS/WhatsApp) y su cumplimiento por el equipo de recepción.
• Gestionar el seguimiento post no-show: contacto con el paciente, reasignación del hueco y registro en el sistema.
• Proponer y ejecutar acciones correctivas cuando la tasa supere el umbral acordado con la Gerente Territorial.

Control de stock

• Gestionar el inventario de material clínico, fungible y de recepción.
• Controlar los niveles mínimos y realizar los pedidos correspondientes con antelación suficiente.
• Evitar roturas de stock que afecten a la operativa clínica o a la experiencia del paciente.
• Supervisar el estado operativo del equipamiento de la clínica (láser, radiofrecuencia, aparatología estética, etc.).
• Coordinar con proveedores el mantenimiento preventivo, las revisiones y calibraciones periódicas.
• Gestionar incidencias técnicas y minimizar el tiempo de inactividad de las máquinas por avería.
• Mantener el registro de mantenimientos y garantías de cada equipo.

2 - Experiencia del paciente

• Ejecutar el protocolo de llamada a pacientes con NPS bajo (<7) y registrar cada contacto: fecha, paciente, score, motivo y resultado.
• Elaborar el reporte periódico de NPS (score agregado, distribución detractores/pasivos/ promotores) para la Gerente Territorial.
• Hacer seguimiento de reseñas en Google Business y otros canales, respondiendo según las pautas de comunicación y escalando cualquier reseña con riesgo clínico, legal o reputacional.

Check-out y control de presupuestos

• Garantizar una atención al paciente impecable en el cierre de cada visita: despedida personalizada y resolución de cualquier duda pendiente antes de que el paciente se vaya.
• Asegurar que el check-out queda completo en cada visita: cobro, agenda de la próxima cita e indicaciones post-tratamiento.
• Registrar y hacer seguimiento activo de los presupuestos entregados a pacientes: estado (pendiente, aceptado, rechazado), plazo de contacto y resultado.
• Supervisar al equipo de recepción en la ejecución del check-out y del seguimiento de presupuestos, sin excepciones.

Seguimiento post-tratamiento

• Coordinar y, cuando corresponda, ejecutar las llamadas o contactos de seguimiento tras tratamientos.
• Registrar incidencias, efectos adversos o dudas reportadas por el paciente y escalarlas al equipo médico cuando sea necesario.
• Verificar que el seguimiento se realiza dentro del plazo establecido para cada tipo de tratamiento.
• Impulsar la recurrencia y otras acciones de contacto proactivo entre visitas.
• Detectar oportunidades de continuidad de tratamiento, en coordinación con el equipo médico.
• Coordinar con marketing central las acciones de fidelización dirigidas a la cartera de pacientes de la clínica (campañas, recordatorios, programas de bonos).

3 - Cobertura de recepción

• Cubrir el puesto de recepción cuando sea necesario por ausencias, picos de actividad o incidencias de equipo.
• Ejecutar el Ritual de Entrada, la gestión de agenda, el cobro y la atención telefónica con el mismo estándar que el equipo de recepción.

4 - Generación de contenido en redes sociales

• Generar contenido para las redes sociales de la clínica (Instagram, Google Business y otros canales locales), alineado con la guía de tono y compliance del Grupo.

Perfil requerido:

• Valorable formación complementaria en gestión de equipos, atención al cliente o gestión sanitaria.
• Mínimo 2 años en coordinación, recepción o gestión administrativa en clínica médica o estética privada.

Herramientas y Idiomas:

• Manejo fluido del sistema de gestión clínica del centro (Flowww u equivalente), TPV y ofimática básica.
• Valorable experiencia con herramientas de gestión de redes sociales / Google Business.
• Español y catalán, ambos imprescindibles.

Competencias clave:

• Orientación al detalle y capacidad de control sistemático de múltiples procesos en paralelo.
• Liderazgo operativo: capacidad de dar instrucciones claras y exigir estándares al equipo administrativo.
• Autonomía y resolución de problemas en el momento, sin escalar lo que se puede resolver directamente.
• Orientación al paciente y sensibilidad comercial.
• Discreción y confidencialidad en el manejo de datos de salud (RGPD / LOPDGDD).
• Comunicación clara, tanto con el equipo como con la Gerente Territorial.

Retribución y condiciones:

• Salario base: Hasta 24.000 € brutos anuales, según perfil y experiencia aportada.
• Variable: Hasta 1.000 € brutos, condicionado a la consecución de los objetivos.
• Tipo de contrato: Indefinido, conforme al convenio colectivo aplicable en la sede.
• Periodo de prueba: Según convenio aplicable.