Assistant Retail

CBRE España; Rivas-Vaciamadrid; Presencial; EUR 23.000 - 32.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

CBRE España busca un perfil de Office Manager para apoyar al equipo de gerencia del centro comercial. Su función principal es garantizar un soporte administrativo eficiente y estar disponible para el cliente interno y externo.

Entre sus responsabilidades estarán la gestión de facturas, control presupuestario, negociación de contratos de proveedores y la organización de viajes y reuniones. Debe cumplir LOPD y coordinar al equipo para Monthly meetings.

Formación

• Capacidad de gestión y organización con enfoque práctico.
• Proactividad y compromiso con los proyectos.
• Involucración y alineación con la empresa.
• Experiencia en soporte administrativo en entornos corporativos.

Responsabilidades

• Recepción y codificación de facturas del Office Management.
• Seguimiento presupuestario de partidas de oficina.
• Apoyo en renegociación de contratos de proveedores (teléfono, reprografía).
• Elaboración de informes de afluencias semanales y mensuales.
• Coordinación de viajes y organización de reuniones, actas y distribución.
• Aplicación de LOPD, auditoría y actualización de políticas.
• Gestión de guardias, vacaciones y documentación compartida.
• Relación con inquilinos y proveedores, y respuesta rápida a clientes.

Conocimientos

Gestión y organización

Proactividad

Compromiso

Coordinación

Descripción del empleo

Integrado en el equipo de gerencia del centro comercial y reportando directamente al Manager del mismo, se responsabilizará de dar el soporte administrativo adecuado al equipo de gerencia al completo.

Tendrá como principales funciones:

• Recepción y codificación de las facturas relativas al Office Management área
• Seguimiento presupuestario de todas las partidas relativas al office.
• Apoyo en la renegociación de los contratos de proveedores relacionados con las partidas de oficina. (Telefono, fotocopiadora…etc.)
• Responsable del seguimiento presupuestario de las partidas de oficina. Solicitud de las facturas.
• Responsable de la elaboración del informe de afluencias semanales / mensuales según se establezca.
• Contacto y relación con la empresa de mantenimiento del sistema de conteo.
• Responsable de recopilar la información relativa al informe de guardia, coordinación del equipo de todo el equipo y revisión.
• Respuesta inmediata al cliente y con un máximo de 24 horas a cliente interno y externo.
• Organización y reservas de viajes.
• Organización de reuniones, asistir y tomar nota de la minuta, así como distribuirla entre los sujetos implicados.
• Correcta aplicación de la LOPD, búsqueda y contratación de la empresa, seguimiento de la auditoria y futuras actualizaciones.
• Control de guardias y vacaciones de todo el equipo. Actualizar los documentos que están en compartido con toda esta información.
• Comunicaciones generales al equipo.
• Comercialización y seguimiento de la cesión de espacios en zonas comunes del centro comercial
• Control y responsabilidad de la Petty cash.
• Trámites necesarios para la obtención de documentos de la Comunidad de propietarios.
• Coordinación de peticiones de teléfonos, ordenadores, material informático en general para todo el equipo, reclamación y revisión de facturas de CBRE central.
• Tener las salas en perfecto orden para presentaciones de monthly meeting o propiedad.
• Catering de la oficina y coordinación de eventos.
• Supervisión de la impresión de los Monthly meeting y preparación para la reunión mensual, envío de convocatorias y agenda.
• Labor de apoyo al departamento de marketing en RSC: Responsable de las relaciones con las ONGs que solicitan espacios comunes. Responsabilidad Espacio solidario en el mall.
• Apoyo en tareas administrativas de marketing.

Horario:

Según se establezca en el procedimiento del departamento de Asset Services o se acuerde con el cliente en cuestión. Flexibilidad horaria previamente consensuada con el manager.

Requisitos mínimos:

Capacidad de gestión y organización. Proactividad.

Compromiso con los proyectos en los que se involucre.

Involucración con la compañía.

Standard incluidos en la descripción del puesto:

• Puntualidad
• Dar un servicio cortés y profesional siempre.
• Mantener buenas relaciones con los inquilinos del Centro Comercial, así como con los proveedores de servicios.
• Entender y respetar las políticas y procedimientos de CBRE.

Estudios mínimos:

«CBRE está comprometido con la igualdad y no discriminación, por lo que, en coherencia, espera que, en el marco de las presentes relaciones, se respete tal compromiso y se evite cualquier conducta, expresión, referencia o decisión que pudiera lesionar la igualdad pretendida».

«CBRE está comprometido con la igualdad y no discriminación, por lo que, en coherencia, espera que, en el marco de las presentes relaciones, se respete tal compromiso y se evite cualquier conducta, expresión, referencia o decisión que pudiera lesionar la igualdad pretendida».