Assistant(e) administration des ventes / ADV - (H/F)

Wifirst; Barcelona; Híbrido; EUR 32.000 - 46.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Formation au siège à Clermont-Ferrand

Rythme hybride : 2 jours télétravail /

3 jours au bureau à Barcelone

Descripción de la vacante

Wifirst recherche un(e) assistant(e) ADV international pour renforcer les équipes à Barcelone, avec un mode de travail hybride et une onboarding personnalisé.

Vous contribuerez à structurer l’activité internationale, gérerez les devis dans Salesforce, suivrez les contrats et assurerez la liaison avec les services internes (facturation, logistique et planning). Vous coordonnerez les dossiers multi-sites et veillerez au respect des échéances.

Formación

• Maîtrise du français et de l'espagnol courante, anglais souhaitable.
• Maîtrise des outils bureautiques classiques (Suite Office).
• Sens du service, adaptabilité et travail en équipe.

Responsabilidades

• Aider au cadrage du périmètre International et structurer les processus administratifs spécifiques.
• Réaliser les devis et gérer les opportunités dans Salesforce; envoyer via DocuSign.
• Assurer le suivi client: contacter pour devis, collecter pièces et répondre sur les contrats.
• Créer les projets dans le SI (Déploiement) et transmettre les dossiers à la facturation; liaison logistique et planning.
• Travailler en binôme avec les commerciaux sur les dossiers complexes et multi-sites.
• Gérer le backlog ADV, mise à jour bases de données, rédiger les avenants et gérer les transferts de contrats; suivi résiliations et réclamations; traitement du courrier.

Descripción del empleo

Vos missions au quotidien :

Soutien International & Structuration administrative

• Aide au cadrage : Le périmètre International est en plein développement. Vous participerez activement à structurer l’activité, à renseigner les documents administratifs spécifiques à l’International et à mettre en place les nouveaux process.
• Accompagnement commercial : Création des devis et gestion des opportunités dans Salesforce (vérification des entités, des devises et des informations manquantes). Envoi sécurisé des dossiers via DocuSign.
• Suivi de la relation client : Prise de contact pour s’assurer de la bonne réception des devis, collecte des pièces administratives nécessaires auprès des nouveaux clients et réponses aux demandes d’informations sur les contrats.
• Coordination interne : Création des projets dans notre SI (Déploiement) et transmission des dossiers complets au service facturation dès la mise en service. Vous faites également le lien avec la logistique et la planification.

Polyvalence et renfort multi-périmètres

• Binôme avec les commerciaux : Vous facilitez le quotidien des équipes commerciales sur toute la partie administrative, notamment sur les dossiers complexes, les demandes de devis spécifiques ou les projets multi-sites.

Suivi administratif et traitement des demandes

• Gestion du backlog : Réception, traitement et orientation des requêtes ADV entrantes (et redirection vers les bons services si elles ne concernent pas l’ADV).
• Vie des contrats : Mise à jour des bases de données, rédaction et gestion des avenants ou des transferts de contrats en relation étroite avec le service juridique.
• Résiliations & Réclamations : Suivi administratif des résiliations dans Salesforce et traitement des demandes d’avoirs ou de dédommagement en collaboration avec les commerciaux (avec vérification préalable des paiements).
• Gestion du courrier : Traitement, rédaction et affranchissement des courriers (notamment les LRAR).

Profil recherché :

Votre savoir-être :

Vous vous distinguez par votre grande adaptabilité et votre flexibilité : vous aimez quand les journées ne se ressemblent pas et passer d’un périmètre à un autre pour prêter main-forte à l’équipe.

Face à des processus qui restent à construire sur le marché international, vous savez faire preuve d’initiative, de maturité et de méthode afin de prioriser efficacement vos tâches et de respecter les échéances. Enfin, dotée d’un fort esprit de service, vous alliez rigueur, réactivité et discrétion à un excellent sens du relationnel et à un goût prononcé pour le travail en équipe.

Vos compétences :

Pour accompagner au mieux nos entités et nos clients à l’international, vous maîtrisez couramment le français et l’espagnol, et possédez idéalement un bon niveau d’anglais. Sur le plan technique, vous maîtrisez les outils bureautiques traditionnels.

Enfin, votre solide maîtrise administrative vous permet de vous approprier rapidement les procédures commerciales courantes et de suivre rigoureusement les consignes données.

Ce que nous vous offrets (Conditions de travail)

• Un accompagnement pas à pas : Vous bénéficierez d’un onboarding personnalisé et bienveillant pour prendre vos marques sereinement.
• Une formation au siège : Pour vous donner toutes les clés de la réussite, une formation complète est prévue à Clermont-Ferrand afin de découvrir nos outils et de rencontrer nos équipes.
• Un rythme de travail flexible : Un mode hybride avec 2 jours de télétravail fixes par semaine pour votre équilibre et 3 jours au bureau (à Barcelone).
• Échanges réguliers : 1 point d’écoute hebdomadaire (reporting individuel) en tête-à-tête avec votre Responsable ADV pour faire le point, ainsi qu’une participation active aux réunions d’équipe ADV.

Processus de recrutement :

• Echange téléphonique avec Amélie en charge des recrutements
• Entretien en visioconférence avec Valérie Martin, Responsable ADV
• Entretien en présentiel à Barcelone avec Javier Garcia, Country Manager
• Présentation de votre profil pour validation finale à Marc, Président fondateur