ASISTENTE / A ADMINISTRATIVO / A DE DIRECTOR / A

Meditempus; Barcelona; Presencial; EUR 25.000 - 30.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa de trabajo temporal en Barcelona busca un/a asistente administrativo/a para gestionar la agenda del director/a, coordinar reuniones, y mantener la comunicación efectiva en un ambiente dinámico. Se requiere un título universitario, un nivel avanzado de inglés y español, y al menos dos años de experiencia. Se ofrece un contrato inicial con ETT con un salario de 25K-30K anuales al pasar a empresa.

Servicios

Comida incluida

Contrato inicial por ETT

Formación

• Experiencia mínima de 2 años en roles administrativos o de apoyo.
• Dominio avanzado de inglés y español, deseable algo de catalán.
• Capacidad para trabajar de manera independiente.

Responsabilidades

• Gestionar la agenda del director/a y organizar reuniones.
• Preparar informes y presentaciones bajo supervisión.
• Servir de enlace con equipos y facilitar la comunicación.

Conocimientos

Gestión de agendas

Comunicación efectiva

Anticipación de necesidades

Planificación de eventos

Dominio de Google Workspace

Dominio de Microsoft Office

Creatividad en soluciones

Educación

Título universitario o equivalente

Herramientas

Google Workspace

Microsoft Office

Descripción del empleo

Empresa de trabajo temporal orientada a la satisfacción del cliente interno, el trabajador que presta sus servicios y el cliente externo, la empresa que contrata

Funciones

• Gestionar la agenda del director/a, priorizando las solicitudes y dirigiendo las consultas al personal adecuado.
• Coordinar y organizar reuniones, incluyendo la elaboración de agendas, la redacción de actas y la distribución oportuna del material pertinente.
• Preparar informes, presentaciones y resúmenes bajo la supervisión del director/a.
• Mantener las bases de datos y los sistemas de archivo, y organizar los datos de las encuestas para su revisión interna.
• Organizar la logística de viajes y gestionar las órdenes de compra en nombre del director/a.
• Anticipar las necesidades del director/a planificando y organizando agendas, materiales y plazos con antelación.
• Mantener un enfoque proactivo en la gestión de la carga de trabajo del director/a, identificando posibles conflictos y preparando soluciones.
• Desarrollar y mantener un calendario a largo plazo con las fechas clave y los plazos para las operaciones, eventos y la planificación estratégica del colegio.
• Apoyar la ejecución de proyectos estratégicos mediante el seguimiento de plazos, la gestión de listas de tareas y garantizar que se completen los seguimientos.
• Servir de enlace entre la Dirección y los equipos de proyecto, facilitando una comunicación clara y garantizando que se cumplan las prioridades.
• Colaborar en la planificación y ejecución de eventos escolares, incluyendo las celebraciones de Halloween, la Feria Gastronómica, la graduación, etc.
• Colaborar con la Oficina Administrativa para la señalización, los pagos y las aprobaciones relacionadas con los eventos.
• Servir de enlace para estudiantes, personal y padres, atendiendo las diversas necesidades de la comunidad de manera profesional.
• Recibir y ayudar a los visitantes, respetando los valores de nuestra escuela.
• Gestionar el inventario y la adquisición de suministros y recursos de oficina necesarios para las operaciones diarias de la Dirección.
• Coordinar con los equipos para resolver de manera eficiente cualquier problema técnico o relacionado con la infraestructura.
• Redactar y revisar la correspondencia, los correos electrónicos y las comunicaciones en nombre de la Dirección.
• Servir como principal punto de contacto para las alianzas internas y externas, filtrando las comunicaciones para priorizar los asuntos urgentes.
• Estar preparado para ajustar horarios y prioridades en respuesta a eventos inesperados o emergencias.
• Apoyar al Director de Estudios en la gestión de crisis, recopilando rápidamente la información necesaria y brindando apoyo logístico.
• Organizar las solicitudes de reuniones de la Junta Directiva y mantener los archivos de gobernanza, garantizando su precisión y accesibilidad.
• Construir y mantener relaciones sólidas con miembros clave de la comunidad, incluyendo personal, padres, estudiantes y socios externos.
• Fomentar la confianza y la colaboración dentro de la comunidad escolar, actuando como un recurso confiable y accesible.
• Brindar apoyo administrativo y logístico para las iniciativas de recaudación de fondos.
• Programar reuniones con posibles donantes y preparar los materiales necesarios.
• Servir de enlace con CCS y BFIS para la captación de donantes.
• Dar seguimiento a los envíos postales y las llamadas telefónicas.
• Gestionar la documentación de los donantes y la administración de las donaciones.
• Preparar materiales para eventos de captación de fondos.
• Mantener y actualizar los registros de donantes en el sistema Donors Perfect.

Requisitos

• Título universitario o equivalente, con al menos 2 años de experiencia relevante.
• Idiomas: imprescindible inglés y español avanzados (oral y escrito). Deseable catalán u otros idiomas.
• Capacidad para gestionar eficazmente múltiples plazos simultáneos, asegurando que todas las tareas y proyectos se mantengan dentro del plazo previsto.
• Experiencia en planificación, priorización y anticipación de las necesidades de un entorno de oficina concurrido.
• Capacidad demostrada para anticipar desafíos y desarrollar soluciones de forma proactiva.
• Ingenio para abordar problemas logísticos y encontrar formas creativas de alcanzar los objetivos.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal para redactar correspondencia, informes y presentaciones.
• Capacidad para mantener relaciones sólidas con una amplia variedad de miembros de la comunidad.
• Dominio avanzado de Google Workspace, Microsoft Office (incluido Excel), software de bases de datos, PowerPoint, Canva, herramientas de encuestas y otras herramientas de productividad.
• Capacidad para gestionar diversas responsabilidades, adaptarse a prioridades cambiantes y mantener la calma bajo presión.
• Disposición para colaborar en tareas que no se ajusten a la descripción inmediata del puesto para garantizar el buen funcionamiento del centro.
• Capacidad demostrada para salvaguardar información sensible y confidencial, demostrando profesionalismo y confiabilidad en todas las interacciones.
• Precisión en la gestión de horarios, documentos y registros, asegurando que todos los resultados cumplan con altos estándares de exactitud.
• Capacidad para trabajar de forma independiente, tomar decisiones fundamentadas dentro de su ámbito de competencia y apoyar las iniciativas estratégicas lideradas por la Dirección.
• Se valorará la experiencia previa en la gestión de contratos y documentación legal.
• Adherirse a los principios de Diversidad, Equidad, Inclusión y Justicia (DEIJ) del centro y promoverlos en todas las interacciones y responsabilidades.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas de protección infantil, identificando y abordando de forma proactiva los riesgos potenciales.
• Positivo, proactivo y adaptable.

Se ofrece

• Jornada de 8:15 a 16:15 con media hora para comer (comida incluida).
• Contrato inicial por ETT + incorporación por empresa.
• Salario según convenio por ETT y de 25K-30K anuales al pasar por empresa.