Administrativo/a de subvenciones y gestiones administrativas

Auren; Madrid; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

ÁDEO CONEXIA, consultora especializada en subvenciones públicas para entidades sin ánimo de lucro, busca incorporar un/a técnico/a administrativo/a. Se valorará experiencia en tramitación electrónica, gestión documental y atención al cliente.

Se precisa formación en Administración y Finanzas o afín, habilidades en Excel y manejo de sedes electrónicas. Se ofrece integración en un equipo técnico y tareas de apoyo administrativo general.

Qualifications

• Formación superior relacionada con Administración y Finanzas o similar.
• Conocimientos de normativa y documentación de subvenciones públicas.
• Experiencia en preparación documental de solicitudes y tramitación electrónica.
• Conocimientos de documentación administrativa y contable.

Responsibilities

• Gestión documental y organización administrativa de expedientes.
• Gestión administrativa de subvenciones públicas: expedientes, formularios y anexos.
• Apoyo a justificaciones económicas: facturas, nóminas y documentación laboral.
• Administración general: facturación, proveedores y atención telefónica.

Skills

Gestión documental

Gestión subvenciones

Atención telefónica

Excel avanzado

Education

FP Administración y Finanzas

Administración y Dirección de Empresas

Economía

Tools

Office (Microsoft)

Excel

Acrobat PDF

Sedes electrónicas

Dropbox

Gmail/Drive

Job description

1. ÁDEO CONEXIA

Somos la primera consultora social especializada en la gestión y tramitación integral de subvenciones públicas para entidades sin ánimo de lucro. Contamos con una trayectoria consolidada de más de 23 años en el sector y gestionamos una amplia cartera de clientes compuesta por fundaciones, confederaciones, asociaciones y otras organizaciones representativas del Tercer Sector.

2. Misión del Puesto

La persona seleccionada prestará apoyo transversal al equipo técnico de proyectos en los procesos de solicitud, tramitación, seguimiento y justificación de subvenciones públicas, asumiendo con autonomía la preparación y organización de documentación administrativa y económica.

Asimismo, realizará soporte administrativo relacionado con la administración general de la empresa (atención telefónica, BBDD, facturación, proveedores, archivo, atención administrativa y otras tareas de soporte interno)

3. Funciones y Responsabilidades

3.1 Gestión documental y organización administrativa

• Organización y mantenimiento de expedientes y archivos digitales
• Actualización de bases de datos de clientes y proyectos
• Elaboración y mantenimiento de registros, plantillas y herramientas de seguimiento
• Aplicación de procedimientos de gestión documental y control de información
• Comunicación con clientes para la solicitud y seguimiento de documentación

3.2 Gestión administrativa de subvenciones públicas:

• Preparación, organización y seguimiento administrativo de expedientes de subvenciones
• Recopilación, revisión formal y actualización de documentación administrativa de entidades clientes
• Preparación y cumplimentación de formularios, anexos y declaraciones responsables
• Apoyo en la tramitación electrónica de solicitudes, subsanaciones, requerimientos y justificaciones
• Control y actualización de registros, plazos y estados de expedientes

3.3 Apoyo a justificaciones económicas

• Recopilación, organización y revisión formal de facturas y justificantes de pago
• Tratamiento de documentación laboral: contratos, nóminas, seguros sociales y documentación tributaria
• Extracción y registro de datos económicos en hojas de cálculo
• Preparación de relaciones de gastos y cuadros económicos de justificación
• Identificación de incidencias, discrepancias y documentación pendiente
• Preparación documental de cuentas justificativas, bajo supervisión técnica, realización de estampillado

3.4 Administración general de la empresa

• Apoyo en facturación y seguimiento administrativo de cobros
• Gestión de documentación de clientes y proveedores
• Preparación de información para la asesoría contable, fiscal y laboral
• Atención telefónica y gestión de comunicaciones administrativas
• Apoyo administrativo a las necesidades generales de funcionamiento de la empresa

4. Requisitos del Perfil

1.- Formación

Titulación de Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas o titulación universitaria relacionada con Administración y Dirección de Empresas, Economía, Gestión y Administración Pública, Economía o disciplinas afines

2.- Experiencia y conocimientos:

• Experiencia previa de 2-4 años en puesto similar realizando en funciones administrativas relacionadas con la gestión de subvenciones públicas
• Conocimiento y manejo de normativa y documentación oficial de subvenciones públicas: boletines oficiales, bases reguladoras, convocatorias, instrucciones y manuales de gestión y justificación.
• Experiencia demostrable en preparación documental de solicitudes, tramitación electrónica, seguimiento de expedientes y apoyo a justificaciones económicas
• Sólidos conocimientos sobre documentación administrativa:

• Jurídica/administrativa de entidad (escrituras de constitución, estatutos, apoderamientos, documentación registral, IVA, IAE Certificados Censales, ….)
• Laboral (nóminas, contratos, seguros sociales. Modelos 111, y 190)
• Proveedores (facturas, documentos de pago), documentación

3.- Informática:

• Manejo avanzado de paquete Office (Especialmente demostrable en Excel) y gestión documental con archivos Acrobat PDF
• Manejo avanzado de Internet (búsqueda y filtrado de información
• Manejo de herramientas de trabajo colaborativo online (Dropbox, Gmail, Drive…)
• Conocimiento de las sedes electrónicas de los distintos organismos
• Manejo de los sistemas de notificaciones electrónicas (NOTE, Siges, TAyss, Red Sara)
• Habituado a uso de certificados digitalesy aplicaciones de firma digital (Autofirma)

5. Competencias y Cualidades Personales

• Organización, planificación y atención al detalle: Persona metódica, rigurosa y organizada, con capacidad para gestionar documentación e información de forma estructurada, precisa y sistemática, garantizando la calidad del trabajo realizado
• Autonomía, iniciativa y capacidad de resolución: Capacidad para asumir responsabilidades, desarrollar tareas con autonomía, anticipar necesidades, identificar incidencias y proponer soluciones, recurriendo a supervisión cuando sea necesario
• Gestión de prioridades y adaptación a la carga de trabajo: Capacidad para organizar y coordinar diferentes tareas y expedientes simultáneamente, establecer prioridades y trabajar eficazmente en períodos de elevada actividad y plazos exigentes
• Comunicación y habilidades interpersonales: Buenas habilidades de comunicación oral y escrita, capacidad de interlocución con clientes, compañeros y administraciones públicas, así como asertividad, empatía y orientación al servicio.
• Trabajo en equipo y colaboración: Capacidad para trabajar de forma coordinada con diferentes profesionales, compartir información, facilitar el trabajo del equipo técnico y adaptarse a las necesidades organizativas
• Orientación a resultados y mejora continua: Compromiso con la calidad, el cumplimiento de plazos y la eficiencia en la ejecución de las tareas, mostrando proactividad para identificar oportunidades de mejora y optimización de los procedimientos administrativos