Administrativa / o de Pedidos Verano

IRALTA; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 50.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa innovadora de gestión administrativa busca un profesional para optimizar procesos contables y administrativos. El candidato ideal debe tener al menos 2 años de experiencia en administración y finanzas, así como habilidades en Excel avanzado y plataformas de gestión empresarial. Ofrecemos teletrabajo los viernes, formación continua y la posibilidad de participar en proyectos internacionales.

Servicios

Teletrabajo los viernes

Formación continua

Participación en proyectos internacionales

Formación

• Experiencia previa de al menos 2 años en funciones administrativas y contables, preferiblemente en entornos creativos/tecnológicos.
• Capacidad para trabajar de manera autónoma y proactiva.
• Dominio de herramientas de productividad y de IA para optimizar procesos.

Responsabilidades

• Generación y control de facturas a clientes.
• Migración de gestión contable a plataforma automatizada.
• Manejo de plataformas bancarias y emisión de pagos.
• Control de horas y gestión documental.
• Supervisión del mantenimiento de la oficina.

Conocimientos

Control documental y contable

Organización

Flexibilidad

Trabajo en equipo

Atención al detalle

Educación

Formación en Administración y Finanzas, Gestión Administrativa o similar

Herramientas

Excel avanzado

Office 365

Google Sheets

Plataformas de gestión empresarial como Holded o similar

Descripción del empleo

En IRALTA, la cultura se fundamenta en nuestros valores claves: Innovación, Calidad y Eficiencia, Enfoque en el Cliente, Compromiso y Alcance. Nos destacamos por ser pioneros, utilizando nuevas tecnologías para contar historias, generar engagement y alcanzar el top of mind. Buscamos profesionales que disfruten desafiando el statu quo y que vean en la experimentación la vía para ofrecer soluciones frescas e impactantes.

Nuestro equipo opera con un fuerte Compromiso y una búsqueda constante de la Excelencia, asegurando la máxima Calidad y Eficiencia en cada entrega. Este meticuloso Enfoque en el Cliente no solo garantiza la satisfacción, sino que también establece lazos de confianza duraderos. Con un claro Alcance local, nacional e internacional, te unirás a un equipo con una mentalidad global, donde cada rol contribuye a dejar una huella de Innovación en diversos mercados y sectores.

Propósito del puesto

Figura estratégica en la implantación, digitalización y optimización de procesos administrativos, trabajando de la mano con la asesoría externa con la que colaboramos para la presentación de toda la documentación contable, fiscal y laboral. El rol tiene una dimensión transversal: dará soporte a la gestión interna de la empresa, y aportará orden y eficiencia en todos los procesos administrativos.

Áreas de colaboración

• Administración
• Finanzas
• Contabilidad
• Legal
• Gestión de proyectos
• Eventos corporativos
• Coordinación de proveedores

Responsabilidades principales

• Facturación
  • Generación de facturas a clientes
  • Control y monitoreo según fórmula de pago establecido en presupuesto aprobado por el cliente
  • Recepción y seguimiento de órdenes de compra por clientes.
• Migración de la gestión contable de un modelo tradicional a plataforma automatizada de gestión
• Configuración adecuada de plataforma gestión empresarial, según necesidades de optimización y automatización
• Pagos
  • Manejo de plataformas bancarias
  • Emisión de pagos y transferencias
  • Conciliación bancaria
• Cuentas por cobrar y pagar
  • Emisión de reportes semanales de estatus de cobros y pagos
  • Manejo de caja
  • Manejo, control y arqueo semanal de caja chica
  • Reportar gastos asociados a cada proyecto
• Laboral
  • Control de horas, bajas, permisos y vacaciones
  • Nóminas en coordinación con asesoría.
  • Gestión de documentación para la prevención de riesgos laborales (PRL) y protección de datos (RGPD)
  • Coordinación de elaboración de informes exigidos según legislaciones en vigor
  • Actualización sobre normativas y legislaciones aplicables.
  • Coordinación de gestoría contable, fiscal y laboral, para la entrega y control documental
  • Revisión diaria de las comunicaciones de la agencia tributaria, seguridad social y otros organismos estatales
• Gestión documental
  • Organización documentos según estructura previamente definida por la Dirección de Operaciones
  • Actualización y alimentación de base de datos de proveedores, clientes y personal
  • Elaboración de documentación para la solicitud y la justificación de ayudas concedidas y otras auditorías
  • Colaborar en la redacción de pliegos para concursos
  • Elaboración y seguimiento de calendarios para el cumplimiento de requerimientos establecidos en pliegos de licitación y / o concursos
• Gestión y manejo de oficina
  • Recepción de llamadas entrantes
  • Recepción de mensajes, remitir al departamento encargado y seguimiento de respuesta
  • Supervisión del mantenimiento de oficina, garantizando la limpieza y orden de las áreas comunes diariamente, así como el correcto funcionamiento de los equipos, servicios y mobiliario de oficina
  • Compra de insumos y manejo de inventario de oficina
  • Gestión de mensajería
  • Compra de coffee break para reuniones con clientes
  • Atención a ejecutivos y personal temporal
  • Reserva de viajes, hoteles y transportes
  • Elaboración, junto a la asesoría laboral, de contratos temporales
  • Colaboración y apoyo a equipos de producción durante rodajes y eventos
• Manejo de proveedores
  • Control de pólizas y seguros de personal, responsabilidad civil, infraestructura física, equipos y seguros específicos para rodajes y eventos
  • Control del cumplimiento de plazos en entregables y consumibles, según contrato

Educación

Formación en Administración y Finanzas, Gestión Administrativa o similar (FP, Ciclo Formativo o Grado).

Experiencia

Experiencia previa de al menos 2 años en funciones administrativas y contables, preferiblemente en entornos creativos / tecnológicos.

Competencias técnicas

• Control documental y contable.
• Organización, seguimiento y control de tareas de manera autónoma.
• Implantación o uso de plataformas de gestión empresarial.
• Gestión de ayudas públicas y pliegos de concursos (valorable).
• Herramientas de productividad y de IA para optimizar procesos (valorable).

Competencias transversales

• Flexibilidad para trabajar en un entorno dinámico y multitarea.
• Trabajo en equipo y colaboración interdisciplinar.
• Capacidad de organización y gestión del tiempo.
• Actitud proactiva y autónoma.
• Atención al detalle.
• Pensamiento crítico.
• Comunicación clara y eficiente.
• Servicio al cliente.
• Capacidad de adaptación en entornos dinámicos y altamente demandantes.
• Disposición al aprendizaje.
• Orientación a la resolución de problemas.
• Rigurosidad en el control documental.
• Ética y manejo responsable de los recursos.

Ofimática

• Excel avanzado : imprescindible tablas dinámicas y nociones de macros.
• Dominio de otras aplicaciones de Office 365.
• Manejo de Google Sheets : tablas dinámicas y nociones de macros.
• Familiaridad con programas de contabilidad y facturación digital.
• Dominio de plataformas de gestión empresarial (Holded, Odoo, Zoho o similar).

Idiomas

• Castellano
• Inglés (valorable)

Beneficios y oportunidades del puesto

Jornada de 37,5 horas.

Teletrabajo los viernes en jornada reducida

Formar parte de un equipo creativo y tecnológico líder en proyectos inmersivos de alto impacto.

Formación continua.

Participación en proyectos internacionales.

Oportunidad de crecer junto con la empresa, asumiendo progresivamente mayores responsabilidades en la producción y en la gestión de proyectos audiovisuales, elaboración y seguimiento de presupuestos.

Remuneración adaptable a responsabilidades asumidas.