Asistente Back office

Descripción del puesto

Este puesto es responsable de supervisar las operaciones diarias de una empresa de alquiler vacacional en Valencia. Incluye la gestión y formación continua de un equipo remoto con sede en Colombia, especializado en atención al cliente, operaciones de centro de llamadas y tareas administrativas. El objetivo principal es garantizar una comunicación fluida con los huéspedes a través de nuestro PMS, mantener altos estándares de calidad en el servicio y optimizar la eficiencia operativa.

Entre las principales responsabilidades se incluyen:

• Gestión y liderazgo de equipo: formar, supervisar y apoyar al equipo remoto de atención al cliente, promoviendo la excelencia, la productividad y la cohesión interna.
• Operaciones diarias: apoyar las actividades del departamento de alquileres a corto plazo y ofrecer asistencia puntual al departamento de alquileres a largo plazo cuando sea necesario.
• Atención al huésped: comunicarse directamente con los huéspedes (en inglés y español) para resolver incidencias, responder consultas y garantizar una experiencia excepcional. Se valorará el conocimiento de otros idiomas.
• Gestión administrativa y financiera: realizar el seguimiento de pagos y reembolsos, emitir recordatorios cuando corresponda, y elaborar informes mensuales sobre gastos y operaciones, aportando análisis e información útil para la toma de decisiones.
• Coordinación interdepartamental: colaborar con los departamentos de mantenimiento, limpieza y operaciones para resolver incidencias y garantizar una experiencia fluida al huésped.
• Gestión con plataformas: tramitar y dar seguimiento a casos abiertos, reclamaciones y apelaciones con plataformas como Airbnb o Booking.com.
• Gestión de reservas: crear y coordinar reservas, garantizando reubicaciones efectivas cuando sea necesario para optimizar la ocupación y minimizar pérdidas.

Además, el puesto abarca funciones estratégicas orientadas al crecimiento y la mejora continua:

• Desarrollo de colaboraciones locales: establecer y mantener alianzas con empresas de Valencia que aporten valor añadido a la experiencia del huésped y refuercen la marca.
• Estrategias de venta complementaria: diseñar e implementar iniciativas de upselling que incrementen tanto la satisfacción de los huéspedes como los ingresos de la empresa.
• Formación y mejora operativa: crear y actualizar materiales formativos y procedimientos operativos estándar (SOP) para asegurar coherencia, calidad y eficiencia.
• Optimización de procesos: identificar de forma proactiva oportunidades de mejora en la comunicación interna, la coordinación entre departamentos y la eficacia operativa general.