Asistente ejecutivo - Temporal 6 meses

Acerca de la Empresa

Anpora España forma parte de un grupo inmobiliario global con presencia en Europa, América y Asia. El equipo de la oficina de Madrid está principalmente dedicado a la gestión de activos y operación de la cartera hotelera del grupo en España, así como a la gestión de activos de terceros, incluyendo oficinas y espacios comerciales.

Objetivo del cargo

Buscamos un/a Asistente Ejecutivo/a con una excelente presentación profesional, capaz de proporcionar un amplio apoyo administrativo al equipo con sede en Madrid, así como gestionar la oficina local. Se integrará a un equipo reducido de 10 personas, trabajando estrechamente con todos los miembros y reportando al Responsable Financiero de la compañía.

Responsabilidades

• Gestión de viajes: agendas, reservas de vuelos, trenes, alojamientos y traslados.
• Apoyo administrativo en relación con consultas de asesores legales y contables externos.
• Control de gastos de viaje por proyecto y elaboración de informes mensuales para fines administrativos y contables.
• Gestión de contratos y negociaciones de precios con proveedores de oficina, prestadores de servicios y arrendador del espacio de oficina.
• Gestión del presupuesto general y administrativo (G&A) de la oficina, asegurando la presentación precisa y puntual de informes, así como el procesamiento de facturas.
• Organización de las operaciones y procedimientos de la oficina.
• Asegurar que la oficina esté siempre limpia, ordenada y provista de suministros necesarios.
• Mantener las condiciones del espacio de trabajo y coordinar las reparaciones necesarias.
• Coordinar con los proveedores de TI y telecomunicaciones para garantizar el correcto funcionamiento.
• Registrar y hacer seguimiento de incidencias y solicitudes al arrendador del espacio de oficina.
• Gestionar la correspondencia y consultas.
• Coordinación con los proveedores de servicios de instalaciones, incluyendo limpieza, catering y seguridad. - Recibir y atender a empleados, clientes y visitantes externos.
• Archivo electrónico de documentación y mantenimiento de registros físicos.
• Garantizar que las políticas de salud y seguridad estén actualizadas.
• Asistencia al área de RRHH y Finanzas, manteniendo los registros de personal actualizados, coordinando entrevistas y actualizando documentos financieros.
• Responsable de revisar y procesar las facturas mensuales recibidas por la empresa, asegurando su exactitud y envío puntual al equipo de contabilidad. Esto incluye la generación de órdenes de compra (POs), el seguimiento de las aprobaciones y la preparación del listado mensual de pagos para su aprobación por parte de la dirección.

Requisitos

• Los candidatos deben ser fluidos en español, poseer sólidas habilidades de comunicación verbal y escrita, idealmente haber completado estudios administrativos o de secretariado y sentirse cómodos manejando el paquete Microsoft Office (especialmente Excel).
• Se requiere al menos 1 año de experiencia previa en un puesto similar o comparable.
• Se valorarán conocimientos administrativos y contables.
• Se valorará positivamente un nivel de inglés intermedio.

Beneficios

• Plan privado de salud.
• Plan de pensiones.
• Gimnasio.

Esta oferta está considerada inicialmente para ser un rol de sustitución por 6 meses, por medio de contrato temporal.