Auxiliar administrativo

En IRALTA, la cultura se fundamenta en nuestros valores claves : Innovación, Calidad y Eficiencia, Enfoque en el Cliente, Compromiso y Alcance. Nos destacamos por ser pioneros, utilizando nuevas tecnologías para contar historias, generar engagement y alcanzar el top of mind. Buscamos profesionales que disfruten desafiando el statu quo y que vean en la experimentación la vía para ofrecer soluciones frescas e impactantes.

Nuestro equipo opera con un fuerte Compromiso y una búsqueda constante de la Excelencia, asegurando la máxima Calidad y Eficiencia en cada entrega. Este meticuloso Enfoque en el Cliente no solo garantiza la satisfacción, sino que también establece lazos de confianza duraderos. Con un claro Alcance local, nacional e internacional, te unirás a un equipo con una mentalidad global, donde cada rol contribuye a dejar una huella de Innovación en diversos mercados y sectores.

Propósito del puesto

Figura estratégica en la implantación, digitalización y optimización de procesos administrativos, trabajando de la mano con la asesoría externa con la que colaboramos para la presentación de toda la documentación contable, fiscal y laboral. El rol tiene una dimensión transversal : dará soporte a la gestión interna de la empresa, y aportará orden y eficiencia en todos los procesos administrativos.

Áreas de colaboración

• Administración
• Finanzas
• Contabilidad
• Legal
• Gestión de proyectos
• Eventos corporativos
• Coordinación de proveedores

Responsabilidades principales

Facturación

• Generación de facturas a clientes
• Control y monitoreo según fórmula de pago establecido en presupuesto aprobado por el cliente
• Recepción y seguimiento de ordenes de compra por clientes.
• Migración de la gestión contable de un modelo tradicional a plataforma automatizada de gestión.
• Configuración adecuada de plataforma gestión empresarial, según necesidades de optimización y automatización.

Pagos

• Manejo de plataformas bancarias
• Emisión de pagos y transferencias

Conciliación bancaria

• Cuentas por cobrar
• Cuentas por pagar
• Emisión de reportes semanales de estatus de cobros y pagos

Manejo de caja

• Manejo, control y arqueo semanal de caja chica
• Reportar gastos asociados a cada proyecto

Laboral

• Control de horas, bajas, permisos y vacaciones
• Nóminas en coordinación con asesoría.
• Gestión de documentación para la prevención de riesgos laborales (PRL) y protección de datos (RGPD).
• Coordinación de elaboración de informes exigidos según legislaciones en vigor.
• Actualización sobre normativas y legislaciones aplicables.
• Coordinación de gestoría contable, fiscal y laboral, para la entrega y control documental.
• Revisión diaria de las comunicaciones de la agencia tributaria, seguridad social y otros organismos estatales.

Gestión documental

• Organización documentos según estructura previamente definida por la Dirección de Operaciones.
• Actualización y alimentación de base de datos de proveedores, clientes y personal.
• Elaboración de documentación para la solicitud y la justificación de ayudas concedidas y otras auditorías.
• Colaborar en la redacción de pliegos para concursos.
• Elaboración y seguimiento de calendarios para el cumplimiento de requerimientos establecidos en pliegos de licitación y / o concursos.

Gestión y manejo de oficina

• Recepción de llamadas entrantes
• Recepción de mensajes, remitir al departamento encargado y seguimiento de respuesta.
• Supervisión del mantenimiento de oficina, garantizando la limpieza y orden de las áreas comunes diariamente, así como el correcto funcionamiento de los equipos, servicios y mobiliario de oficina.
• Compra de insumos y manejo de inventario de oficina
• Gestión de mensajería
• Compra de coffee break para reuniones con clientes

Atención a ejecutivos y personal temporal

• Reserva de viajes, hoteles y transportes.
• Elaboración, junto a la asesoría laboral, de contratos temporales.
• Colaboración y apoyo a equipos de producción durante rodajes y eventos.

Manejo de proveedores

• Control de pólizas y seguros de personal, responsabilidad civil, infraestructura física, equipos y seguros específicos para rodajes y eventos.
• Control del cumplimiento de plazos en entregables y consumibles, según contrato.

Educación

Formación en Administración y Finanzas, Gestión Administrativa o similar (FP, Ciclo Formativo o Grado).

Experiencia

Experiencia previa de al menos 2 años en funciones administrativas y contables, preferiblemente en entornos creativos / tecnológicos.

Competencias técnicas

• Control documental y contable.
• Organización, seguimiento y control de tareas de manera autónoma.
• Implantación o uso de plataformas de gestión empresarial.
• Gestión de ayudas públicas y pliegos de concursos (valorable).
• Herramientas de productividad y de IA para optimizar procesos (valorable).

Competencias transversales

• Flexibilidad para trabajar en un entorno dinámico y multitarea.
• Trabajo en equipo y colaboración interdisciplinar.
• Capacidad de organización y gestión del tiempo.
• Actitud proactiva y autónoma.
• Atención al detalle
• Pensamiento crítico
• Comunicación clara y eficiente
• Servicio al cliente
• Capacidad de adaptación en entornos dinámicos y altamente demandantes
• Disposición al aprendizaje
• Orientación a la resolución de problemas
• Rigurosidad en el control documental
• Ética y manejo responsable de los recursos.

Ofimática

• Excel avanzado : imprescindible : tablas dinámicas y nociones de macros.
• Dominio de otras aplicaciones de Office 365
• Manejo de Google Sheets : tablas dinámicas y nociones de macros.
• Familiaridad con programas de contabilidad y facturación digital.
• Dominio de plataformas de gestión empresarial (Holded, Odoo, Zoho o similar)

Idiomas

• Castellano
• Inglés (valorable)

Beneficios y oportunidades del puesto

• Jornada de 37,5 horas.
• Teletrabajo los viernes en jornada reducida
• Formar parte de un equipo creativo y tecnológico líder en proyectos inmersivos de alto impacto.
• Formación continua.
• Participación en proyectos internacionales.
• Oportunidad de crecer junto con la empresa, asumiendo progresivamente mayores responsabilidades en la producción y en la gestión de proyectos audiovisuales, elaboración y seguimiento de presupuestos.
• Remuneración adaptable a responsabilidades asumidas.