Systemstærk AC-medarbejder til eksamensadministration og sagsbehandling i SUND Studier

Undervisning og eksamen (UVAEKA), HE; Denmark; Hybrid; DKK 520,000 - 620,000; Full time

Benefits offered by this job

Hjemmearbejde ved behov

Job summary

Aarhus Universitet søger en AC-medarbejder til eksamensadministration og sagsbehandling i SUND Studier på Århus C. Du bliver en del af Undervisning og Eksamen og vil håndtere både planlægning og sagsbehandling.

Stillingen kræver lang videregående uddannelse, stærke planlægningsminutter og erfaring med Excel og store datamængder. Arbejdsstedet er Aarhus C med mulighed for hjemmearbejde ved behov.

Qualifications

• Har lang videregående uddannelse.
• Er god til at planlægge og koordinere eksamener.
• Er mester i at have overblik og elsker Excel, styringsark og kontroltjek.
• Har erfaring med sagsbehandling og kan skrive en sagsfremstilling der er lige i øjet.
• Kan se sammenhænge mellem opgaver på tværs af teams og bidrager til optimeret opgaveløsning og færre fejl.
• Trives med mange regler og kan finde fleksible veje inden for dem.
• Bidrager til tæt samarbejde med kolleger omkring faglig sparring, læring og udvikling.

Responsibilities

• Indgå i et eller flere eksamensteams og planlægge/opsætte eksamener for studerende.
• Udarbejde overordnede eksamensplaner i samarbejde med kolleger og undervisere.
• Opdatere og udvikle styringsark til eksamensoverblik.
• Arbejde med sagsbehandling af studentersager (f.eks. barsel, særlige eksamensvilkår, afmelding af eksamener).
• Udrede sager og rådgive i sagsbehandlingsspørgsmål og udarbejde sagsfremstillinger og afgørelsesbreve.
• Arbejde med automatisering af processer og arbejdsgange.
• Hjælpe til med ad hoc-opgaver.

Job description

Systemstærk AC-medarbejder til eksamensadministration og sagsbehandling i SUND Studier

SUND Studier på Aarhus Universitets sundhedsvidenskabelige fakultet søger en ny kollega snarest muligt.

Det er dig vi leder efter hvis du:

• har en lang videregående uddannelse
• er god til at planlægge og koordinere eksamener, og til at strukturere og følge op
• er mester i at have overblik og elsker Excel, styringsark og kontroltjek
• har erfaring med sagsbehandling og kan skrive en sagsfremstilling der er lige i øjet
• kan se sammenhænge mellem opgaver på tværs af teams, der bidrager til en optimeret opgaveløsning og færre fejl
• trives med at arbejde indenfor mange forskellige sæt rammer og regler og er god til at finde fleksible veje inden for dem
• trives med og bidrager til et tæt samarbejde med dine kolleger med fokus på faglig sparring, læring og udvikling

Om SUND Studier

I SUND Studier arbejder vi for at skabe de bedst mulige rammer for vores studerende. Vi er ca. 40 medarbejdere og 15 studenterstudievejledere og -medhjælpere, der samarbejder om planlægning, vejledning og uddannelsesudvikling. Vi har en uformel kultur med åbne døre – både hos kolleger og ledelse. Vi sætter kvaliteten af vores arbejde højt, så vi yder en god understøttelse af vores uddannelser. Vi sparrer med hinanden, spiser frokost sammen og tager gerne en snak på gangen om alt fra weekendplaner til store faglige spørgsmål. Hos os har du mulighed for hjemmearbejde, hvis der er brug for ro til opgaverne. Du bliver en del af afdelingen Undervisning og Eksamen, men kommer også til at løse opgaver i afdelingen Uddannelsesbetjening og Vejledning. Vi arbejder i faglige teams, og du vil indgå i et eller flere teams og få en grundig oplæring samt faste kolleger, der hjælper dig godt ind i både det faglige og sociale fællesskab. Din leder holder løbende statusmøder med dig i de første måneder, så du får en tryg og god start.

Om stillingen

Som vores nye kollega får du opgaver inden for både planlægning og administration af eksamener og inden for sagsbehandling.

Stillingen går på tværs af vores to afdelingen og det er derfor afgørende at du hurtigt får sat dig ind i de to fagligheder, bekendtgørelser og i de relevante uddannelser, deres opbygning og struktur og deres eksamener, så du både får blik for at kunne lave de bedste løsninger på eksamensområdet, men også så du kan sagsbehandle flere forskellige sagstyper

Du trives i en hverdag, hvor du både har faste opgaver og samtidig kan gribe ad hoc opgaver, hvor du bruger organisationen og dit team til at finde løsninger. Vi forventer, at du arbejder selvstændigt og tager ansvar for dine opgaver, og samtidig trives med at arbejde i et team, hvor fagligheden er høj, og hvor sparring og godt humør er en naturlig del af hverdagen.

Dine opgaver bliver bl.a. at:

• indgå i et eller flere af vores eksamensteams, hvor du vil få ansvaret for at planlægge og opsætte eksamener for vores studerende
• udarbejde overordnede eksamensplaner i samarbejde med kolleger og undervisere
• opdatere og udvikle på vores styringsark til vores samlede eksamensoverblik
• arbejde med sagsbehandling af studentersager, fx barselssager, særlige eksamensvilkår og afmelding af eksamener
• udrede sager og rådgive i sagsbehandlingsspørgsmål og udarbejde sagsfremstillinger og afgørelsesbreve
• arbejde med yderligere automatisering af processer og arbejdsgange
• hjælpe til med diverse ad hoc-opgaver

Hvem leder vi efter?

• Du har lang videregående uddannelse og meget gerne nogle års erfaring med offentlig administration – det er absolut et plus, hvis din erfaring er inden for uddannelsesområdet.
• Du har gode planlægnings- og koordineringsevner, og du trives med mange driftsopgaver og et stort ansvar, ligesom du aktivt byder dig til, når der er brug for hjælp andre steder i afdelingen.
• Du er nysgerrig på at forstå sammenhænge og har måske blik for, hvordan opgaver kan løses endnu bedre
• Du er god til at kommunikere og samarbejde, du er løsningsorienteret og omstillingsparat, du evner at formidle komplicerede problemstillinger og du forstår at sætte dig i brugerens sted – både hvad angår de studerende og vores fagmiljø.
• Du holder styr på frister, regelgrundlag og studieordninger og lægger stor vægt på at kunne hjælpe og yde en god service overfor vores brugere.
• Du vægter samarbejde og videndeling højt, så både du og dine kolleger løser opgaverne bedst muligt.
• Du trives i en hverdag, hvor der er mange forskellige opgaver og interessenter, og du har mod på at navigere i lovgivning, bekendtgørelser og administrative systemer.
• Du er Excel-bruger på avanceret niveau og har erfaring med at håndtere og arbejde med store datamængder.

Forandringer er en fast del af vores hverdag, så det er det vigtigste, at du har gåpåmod og er indstillet på skiftende opgaver og samarbejdsrelationer i forskellige teams.

Arbejdsstedet er Vennelyst Boulevard 9, Aarhus C.

Stillingen er placeret i afdelingen for Undervisnings- og Eksamensplanlægning.

Spørgsmål til stillingen

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til afdelingsleder Karoline Nygaard Engsig-Karup [e-mail] tlf. 29869059.

Stillingen er på 37 t/ugen med start senest 1. januar 2027, dog meget gerne før.

Vi forventer at holde samtaler i uge 49.

Ansættelsesgrundlag

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og akademikere i staten.

Vi henviser til fakultetets Vejledning for ansøgere.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 37.500 studerende inklusive ph.d.-studerende og har 9.000 medarbejdere opgjort i årsværk samt en årlig omsætning på 8,9 mia. kr. Læs mere på au.dk

AdresseVennelyst Boulevard 9
8000 Aarhus C
Danmark