Serviceminded og struktureret direktionssekretær til Søfartsstyrelsens direktør

Søfartsstyrelsen; Korsør; On-site; DKK 320,000 - 420,000; Full time

Benefits offered by this job

Fleksibel arbejdsdag

Job summary

Søfartsstyrelsen søger en serviceminded og struktureret direktionssekretær til at understøtte direktionen. Du bliver en del af Direktionssekretariatets team og sikrer professionel betjening af direktøren og to vicedirektører.

Stillingen kræver selvstændighed, empati og høj service i en travl hverdag. Du vil håndtere kalender, mødeafholdelse, rejser og kommunikation på dansk og engelsk, i tæt samarbejde med den anden sekretær og resten af organisationen.

Qualifications

• Proaktiv og selvstændig planner der kan understøtte direktionen
• Udviser diskretion og fortrolighed i håndtering af følsomme oplysninger
• Kan kommunikere professionelt på dansk og engelsk

Responsibilities

• Planlægning og kalenderstyring for direktøren og direktionen
• Forberedelse og koordinering af møder og lokaler
• Koordinering og afregning af rejser for direktionen
• Udarbejdelse af mails til interne og eksterne samarbejdspartnere
• Samarbejde med anden direktionssekretær for at sikre sammenhæng i direktionens hverdag
• Håndtering af løbende og uforudsete opgaver for direktionen

Skills

MS Office

Engelsk kommunikation

Planlægning og koordination

Processtyring

Tools

MS Office

Job description

Serviceminded og struktureret direktionssekretær til Søfartsstyrelsens direktør

Har du et stærkt servicegen, et skarpt overblik og talent for at skabe struktur i en travl hverdag? Trives du med at arbejde tæt på den øverste ledelse, og motiveres du af at få hverdagen til at hænge sammen? Så er du måske vores nye direktionssekretær i Søfartsstyrelsen.

Vi søger en dygtig, selvstændig og serviceminded direktionssekretær, der kan sikre professionel og effektiv understøttelse af Søfartsstyrelsens direktion. Du får en særlig rolle i den daglige betjening af styrelsens direktør, og vil samtidig sammen med vores anden direktionssekretær bidrage til at skabe overblik, sammenhæng og fremdrift for hele direktionen.

Om jobbet. Som direktionssekretær bliver du en del af Direktionssekretariatets direktions- og ministerbetjeningsteam. Her vil du i tæt samarbejde med bl.a. vores anden direktionssekretær bidrage til at sikre en professionel, effektiv og velfungerende betjening af Søfartsstyrelsens direktion, der består af en direktør og to vicedirektører.

Du vil få en særlig rolle i den daglige understøttelse af styrelsens direktør, og sammen med den anden direktionssekretær vil du også bidrage til at skabe struktur, overblik og sammenhæng i hele direktionens hverdag.

I har sammen en central rolle i at sikre, at direktionens mange aktiviteter, herunder møder og mange rejser koordineres smidigt. Det kræver, at du arbejder selvstændigt, er på forkant med opgaverne og samtidig har blik for både direktørens og den samlede direktions behov og prioriteter.

Dine arbejdsopgaver vil blandt andet omfatte:

• Proaktiv planlægning, koordinering og styring af direktørens kalender samt bidrag til den øvrige direktions kalenderstyring.
• Forberedelse og praktisk koordinering af direktionens møder, herunder lokaler og øvrige praktiske forhold i samarbejde med styrelsens øvrige kontorer.
• Koordinering, bestilling og afregning af rejser for direktionen.
• Udarbejdelse af mails til interne og eksterne samarbejdspartnere på dansk og engelsk.
• Løbende koordinering og tæt samarbejde med styrelsens medarbejdere, der fx står for rejse- og mødematerialeforberedelse samt øvrige samarbejdspartnere.
• Selvstændig håndtering af løbende og uforudsete opgaver i relation til direktionen og ledelsesgruppen.

Du vil få et tæt samarbejde med både direktøren, de to vicedirektører og den anden direktionssekretær. Sammen sikrer I en fleksibel og sammenhængende sekretariatsbetjening, hvor I hjælper hinanden, deler viden og træder til på tværs af opgaverne, når behovet opstår.

Om dig. Vi forestiller os, at du har erfaring med direktionsbetjening eller en lignende funktion, hvor du har understøttet en topleder eller en direktion i en kompleks og omskiftelig hverdag.

Du er serviceminded, struktureret og løsningsorienteret, og du har en naturlig evne til at skabe ro og overblik, også når tempoet er højt, og planer ændrer sig med kort varsel. Du trives med at tage ansvar, arbejder selvstændigt og formår at prioritere mellem mange forskellige opgaver og hensyn.

Vi lægger særligt vægt på, at du:

• Er proaktiv og har evnen til at være et skridt foran.
• Har stærke organisatoriske kompetencer og sans for både helhed og detaljer.
• Udviser diskretion, dømmekraft og fortrolighed i håndteringen af følsomme oplysninger.
• Er fleksibel, robust og bevarer overblikket, når prioriteter ændrer sig.
• Kan navigere mellem forskellige behov og prioriteter og samtidig bevare fokus på den samlede opgaveløsning.
• Kommunikerer professionelt og sikkert på både dansk og engelsk.
• Er fortrolig med MS Office og har gode digitale kompetencer.
• Er imødekommende, tillidsvækkende og god til at opbygge relationer på tværs af organisationen.

Som person er du hjælpsom, positiv og pragmatisk. Du forstår betydningen af at arbejde tæt på den øverste ledelse og formår at balancere høj service med selvstændighed, professionalisme og god situationsfornemmelse.

Om os. Søfartsstyrelsen hører under Erhvervsministeriet og arbejder for vækst i de maritime erhverv og for at fremme sikkerhed og sundhed på rent hav. Det gør vi både nationalt og internationalt og i tæt samarbejde med erhvervet.

Du bliver en del af en arbejdsplads med et stærkt kollegaskab, en uformel omgangstone og spændende faglige udfordringer. Du får mulighed for at udvikle dig både fagligt og personligt og får din daglige gang på vores hovedkontor i Korsør, der rummer kantine, mødecenter og moderne kontorpladser.

Vi tilbyder en fleksibel arbejdsplads, hvor der er mulighed for at præge egen arbejdsdag under hensyntagen til de opgaver og den tætte understøttelse af direktionen, som stillingen indebærer.

Det praktiske Du bliver ansat som kontorfuldmægtig efter gældende overenskomst mellem Finansministeriet og HK Stat. Dit arbejdssted er Korsør. Stillingen er på fuldtid med tiltrædelse snarest muligt.

Vi forventer at afholde samtaler i uge 47 og 48. Der vil blive anvendt test i rekrutteringsprocessen.

Senest søndag den 15. november 2026.

Adresse Casper Brands Pl. 9 4220 Korsør Danmark