Serviceminded administrativ medarbejder til Borgmestersekretariatet

Gentofte Kommune; Gentofte Kommune; On-site; DKK 360,000 - 480,000; Full time

Job summary

Gentofte Kommune søger en serviceminded administrativ medarbejder til Borgmestersekretariatet. Du bliver en del af et erfarent team og sikrer professionel sekretariatsbetjening af borgmesteren, kommunaldirektøren og udvalgsbetjening.

Kommunikation og administration kræver struktureret overblik og høj discresion. Stillingen inkluderer tæt samarbejde og et bredt netværk i rådhuset samt fokus på at optimere arbejdsgange og AI-løsninger gennem digitalisering.

Qualifications

• har en relevant administrativ uddannelse og erfaring gerne fra en politisk ledet organisation, et direktionssekretariat eller en lignende funktion
• er fortrolig med Microsoft 365; erfaring med dagsordens- eller ESDH-systemer er en fordel
• formulerer dig sikkert og præcist på dansk – også på skrift
• kan arbejde med mange samtidige opgaver og deadlines uden at miste overblik eller sansen for detaljen
• har god situationsfornemmelse, kan håndtere fortrolige oplysninger med diskretion og professionalisme
• bevarer roen i en til tider travl hverdag og ved, hvornår det er en styrke at sparre og hente hjælp hos kolleger
• er indstillet på, at udsendelse af udvalgsdagsordener kan ligge uden for almindelig arbejdstid

Responsibilities

• varetage dagsordensredaktørrollen for Økonomiudvalget med koordinering og mødebookning
• sekretariatsbetjening til den juridiske afdeling og borgerrådgiveren inkl. kalenderstyring
• løs lettere sagsbehandling som fx behandling af ansøgninger om partistøtte
• omgå digitale muligheder og AI i hverdagen

Skills

Microsoft 365

Dansk skriftlig kommunikation

Multitasking

Education

Relevant administrativ uddannelse

Tools

ESDH-systemer

Job description

Serviceminded administrativ medarbejder til Borgmestersekretariatet

Har du lyst til at blive en del af et engageret sekretariat tæt på den politiske og administrative topledelse? Vi søger en serviceminded og digitalt stærk administrativ medarbejder, der trives med at få mennesker, møder og processer til at hænge godt sammen – også når tempoet er højt, og opgaverne skifter.

Om jobbet

Du bliver en del af et erfarent team, der sikrer professionel og sikker sekretariatsbetjening af borgmesteren, kommunaldirektøren, den juridiske afdeling, Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalget. Hos os er dagene sjældent ens. Nogle opgaver er planlagt lang frem mens andre opstår med kort varsel. Derfor skal du både kunne arbejde struktureret og være fleksibel, når virkeligheden ændrer sig.

Du får et tæt samarbejde med kollegerne i Borgmestersekretariatet og den juridiske chef. Desuden får du et bredt netværk på rådhuset blandt andet gennem deltagelse i det tværgående netværk for administrative medarbejdere, der betjener de politiske udvalg (dagsordensredaktører).

Du får både faste driftsopgaver og en aktiv rolle i at optimere og digitalisere vores arbejdsgange, herunder i forhold til mulighederne med AI.

Dine vigtigste opgaver

• være dagsordensredaktør for Økonomiudvalget herunder koordinering, bookning af møder, forplejning, oprettelse af sager, kvalitetssikring og udsendelse af dagsordener mv.
• yde sekretariatsbetjening til den juridiske afdeling og borgerrådgiveren herunder møde – og kursusadministration, kalenderstyring for de juridiske chef og lettere sagsbehandling som fx behandling af ansøgninger om partistøtte.
• være med til at omsætte nye digitale muligheder og AI til konkrete løsninger i hverdagen
• hjælpe og afløse dine kolleger og tage fælles ansvar for at opgaverne i sekretariatet bliver løst

Vi forestiller os, at du

• har en relevant administrativ uddannelse og erfaring gerne fra en politisk ledet organisation, et direktionssekretariat eller en lignende funktion
• er fortrolig med Microsoft 365; erfaring med dagsordens- eller ESDH-systemer er en fordel
• formulerer dig sikkert og præcist på dansk – også på skrift
• kan arbejde med mange samtidige opgaver og deadlines uden at miste overblik eller sansen for detaljen
• har god situationsfornemmelse, kan håndtere fortrolige oplysninger med diskretion og professionalisme
• bevarer roen i en til tider travl hverdag og ved, hvornår det er en styrke at sparre og hente hjælp hos kolleger
• er indstillet på, at udsendelse af udvalgsdagsordener kan ligge uden for almindelig arbejdstid

Vi tilbyder

• en central rolle tæt på kommunens politiske og administrative beslutningsprocesser
• selvstændigt ansvar for opgaver og et tæt arbejdsfællesskab, hvor vi hjælper hinanden
• dygtige og engagerede kolleger med høj faglighed og en uformel omgangstone
• en alsidig arbejdsdag med ansvar og kontakt til mange dele af organisationen
• aktiv rolle i udviklingen af digitale arbejdsgange, herunder anvendelsen af AI
• fleksible arbejdsrammer, hvor hensynet til opgaven, fællesskabet og den enkelte tænkes sammen
• en arbejdsplads, hvor service, ordentlighed og samarbejde er centrale værdier

Mød dit nye team

Når du kommer med ombord, er vi fire sekretærer i Borgmestersekretariatet, Vi er en tværgående funktion under kommunaldirektøren og har afdelingsfællesskab med fem kolleger i Strategi og Analyse. Vi arbejder selvstændigt, men hjælper hinanden, især når der er travlt. Vi deler viden, sparrer om opgaverne og tager fælles ansvar for, at opgaverne bliver løst sikkert og rettidigt.

Vi har kontakt med mange forskellige mennesker på tværs af organisationen og lægger vægt på at møde alle venligt, hjælpsomt og professionelt. Det er vigtigt for os, at du både kan lide opgaverne og menneskene omkring dem.

Løn og ansættelse

Stillingen er fast på 37 timer om ugen med ønsket tiltrædelse 1. januar 2027. Løn- og ansættelsesvilkår fastsættes i henhold til gældende overenskomst og efter forhandling med den relevante faglige organisation.

Gentofte Kommune ønsker en mangfoldig arbejdsplads og opfordrer alle kvalificerede kandidater til at søge stillingen.