Sekretær til studieadministration

Rungsted Gymnasium; Hørsholm; On-site; DKK 260,000 - 340,000; Part time

Job summary

Rungsted Gymnasium søger en engageret sekretær til studieadministrationen med mindst 30 timer om ugen. Du vil have daglig kontakt med elever, lærere, forældre og gæster og bidrage til en velfungerende administration. Vi lægger vægt på service, struktur og teamånd, og du finder ro, når der er mange henvendelser.

Erfaring med Lectio og gymnasieadministration er en fordel, men ikke et krav. Stillingen tilpasses i forhold til dine kompetencer og skolens behov, og arbejdstiden fordeles over alle

Qualifications

• Kontoruddannelse eller tilsvarende relevant baggrund.
• Erfaring med administrative opgaver foretrækkes, gerne fra gymnasie-/uddannelsesinstitution.
• Kendskab til Lectio er en klar fordel, erfaring med studieadministrative systemer hører også gerne til.

Responsibilities

• Daglig betjening af elever, medarbejdere, forældre og gæster samt besvarelse af henvendelser på telefon og mail.
• Administrative opgaver i Lectio, herunder registreringer, indberetninger og løbende vedligeholdelse af elev- og skoledata.
• Planlægning og administrativ understøttelse af mundtlige prøver og eksamener.
• Elevadministration, herunder ind- og udmeldelser, klasseskift, orlov, hold, karakterer, fravær og øvrige ændringer i elevernes skoleforløb.
• Administrative opgaver i større skriftlige og tværfaglige opgaver som DHO, SRO og SRP.
• Elevoptag 1.g samt elevskift 1.g og 2.g.
• Forskellige indberetnings- og registreringsopgaver.
• Godkendelser af betalinger i SDI og mindre konteringsopgaver.
• Øvrige små og store administrative opgaver, som naturligt opstår i en levende skolehverdag

Skills

Serviceminded

Struktureret

Fleksibel

Gode kommunikationsevner

Selvstændig

Teamorienteret

IT-kompetencer

Education

Kontoruddannelse

Tools

Lectio

Job description

Rungsted Gymnasium søger sekretær til studieadministrationen – mindst 30 timer om ugen

Har du styr på detaljerne, blik for mennesker og lyst til en hverdag, hvor ikke to dage er helt ens?

På Rungsted Gymnasium søger vi en engageret og serviceminded sekretær til vores administration.

Studieadministrationen er et af de steder på skolen, hvor mange mennesker og mange tråde mødes i løbet af en dag. Som sekretær på Rungsted Gymnasium bliver du en synlig og vigtig del af hverdagen, og du vil have daglig kontakt med både elever, lærere, forældre og gæster.

Dagene er sjældent helt ens – og de kan ikke altid planlægges fra start til slut. En elev kan pludselig have brug for hjælp, en kollega kan kigge forbi med et spørgsmål, telefonen kan ringe, og samtidig skal de administrative opgaver løses sikkert og til tiden. Derfor leder vi efter en kollega, der trives med mennesker og variation, og som samtidig har blik for struktur, systemer og deadlines. Du skal kunne skifte mellem forskellige typer opgaver og stadig bevare roen og overblikket.

Til gengæld får du et arbejde, hvor du kan mærke, at din indsats betyder noget. Du er med til at få hverdagen til at hænge sammen og skabe gode rammer for både elever og medarbejdere. Samtidig bliver du en del af et tæt arbejdsfællesskab, hvor vi hjælper hinanden, deler viden og løfter opgaverne sammen. Vi lægger vægt på et godt arbejdsmiljø, godt humør og en uformel omgangstone.

Dine arbejdsopgaver

Stillingen rummer en bred vifte af administrative og praktiske opgaver. Blandt andet:

• daglig betjening af elever, medarbejdere, forældre og gæster samt besvarelse af henvendelser på telefon og mail
• administrative opgaver i Lectio, herunder registreringer, indberetninger og løbende vedligeholdelse af elev- og skoledata
• planlægning og administrativ understøttelse af mundtlige prøver og eksamener
• elevadministration, herunder ind- og udmeldelser, klasseskift, orlov, hold, karakterer, fravær og øvrige ændringer i elevernes skoleforløb
• administrativ understøttelse af de større skriftlige og tværfaglige opgaver som DHO, SRO og SRP
• elevoptag 1.g samt elevskift 1.g og 2.g
• forskellige indberetnings- og registreringsopgaver
• godkendelser af betalinger i SDI og mindre konteringsopgaver
• øvrige små og store administrative opgaver, som naturligt opstår i en levende skolehverdag

Den konkrete opgavefordeling tilpasses vores samlede administration og dine kompetencer og erfaringer.

Hvem er du?

Det vigtigste for os er, at du har lyst til at arbejde på en skole og trives i kontakten med unge mennesker. Du møder eleverne venligt og professionelt og har blik for, at selv en lille administrativ opgave kan have stor betydning for den enkelte elev.

Vi forestiller os, at du har en kontoruddannelse eller en tilsvarende relevant baggrund og gerne erfaring med administrative opgaver. Erfaring fra et gymnasium eller en anden uddannelsesinstitution er en fordel, men ikke en forudsætning.

Det er en klar fordel, hvis du allerede har kendskab til eller erfaring med Lectio. Har du arbejdet med gymnasieadministration eller andre studieadministrative systemer hører vi også meget gerne om det.

Vi lægger især vægt på, at du:

• er serviceminded, imødekommende og god til mennesker
• arbejder struktureret, grundigt og ansvarsbevidst
• kan bevare overblikket og prioritere, når der er mange henvendelser og afbrydelser
• er fleksibel og har lyst til at hjælpe til, hvor behovet opstår
• både kan arbejde selvstændigt og indgå aktivt i et tæt administrativt team
• har gode IT-kompetencer og er tryg ved at lære og arbejde i administrative systemer
• kommunikerer sikkert og professionelt både mundtligt og skriftligt
• har sans for deadlines og kan sikre, at administrative processer bliver fulgt til dørs
• bidrager positivt til arbejdsfællesskabet og det gode humør

Om Rungsted Gymnasium

På Rungsted Gymnasium arbejder vi hver dag med at skabe de bedst mulige rammer for vores elever og medarbejdere. Vi lægger vægt på høj faglighed, gode relationer og et stærkt fællesskab – både blandt elever og ansatte.

Som en del af administrationen bliver du en vigtig medspiller i dette fællesskab og kommer til at samarbejde tæt med både skolens øvrige administrative medarbejdere og ledelsen.

Løn og ansættelsesvilkår

Stillingen er på minimum 30 timer.

Arbejdstiden tilrettelægges med udgangspunkt i skolens behov og i samarbejde med dine nærmeste kolleger, men arbejdstiden fordeles over alle 5 hverdage. Du skal være indstillet på, at arbejdsbelastningen varierer hen over skoleåret, og at der særligt omkring eksamensperioderne kan være travlt.

Du holder fri i alle skoleferier, derfor vil du arbejde ca. 1/2 time mere om dagen for at spare op til de uger, hvor skolen har lukket.

Løn- og ansættelsesvilkår følger gældende overenskomst.

Tiltrædelse: Senest 1. december