Projektadministrator Til Post-Award På It-Universitetet I København (Itu)

Københavns Universitet; København; On-site; DKK 480,000 - 720,000; Full time

Benefits offered by this job

Fleksibel arbejdstid

Internationalt miljø

Job summary

IT-Universitetet søger en kandidatuddannet specialist til at varetage post-award og bevillingsadministration fra kontraktindgåelse til slutrapportering. Du arbejder tæt sammen med bevillingsgivere, juridiske rådgivere og interne teams som HR og controllere.

Stillingen kræver evne til at håndtere komplekse procedurer og engelsk på højt niveau, samt fleksibilitet i perioder med stor arbejdsmængde. Derudover tilbydes en 37-timers arbejdsuge, fleksible tilpasninger og mulighed for professionel

Qualifications

• Kandidatuddannelse og erfaring med bevillinger fra universitet eller forskningsinstitution.
• Evne til at orientere dig i store komplekse dokumenter og vilkår fra bevillingsgivere.
• Kan arbejde selvstændigt og overholde procedurer, rapportering og deadlines.
• Engelsk på højt niveau (tale og skrift).

Responsibilities

• Skabe portefølje af eksterne bevillinger fra kontraktindgåelse til slutrapportering.
• Formidle bevillingsbetingelser til bevillingshavere.
• Koordinere kontrakter og samarbejdsaftaler med eksterne parter og kontraktjurister i Legal.
• Koordinere projektansættelser i samarbejde med bevillingshavere, Ph.d.-skolen, HR-konsulenter og controllere.
• Løbende budgetopfølgninger i samarbejde med bevillingshavere.
• Udarbejde års- og slutregnskaber til bevillingsgivere og kvalitetssikre budgetter og regnskaber.
• Sikre journalisering og arkivering af projektdokumenter og korrespondance i ESDH-systemet.
• Opdatere forskningsadministrative systemer med hjemtagne bevillinger og færdiggjorte projekter.

Skills

Engelsk (højt niveau)

Teams

Excel

ESDH F2

PURE

Education

Kandidatuddannelse

Job description

IT-Universitetet har de seneste år oplevet en markant vækst i forskningsaktiviteter og ekstern finansiering, som vi forventer fortsætter de kommende år. Som specialiseret universitet med fokus på digitalisering og teknologi arbejder vi tæt på nogle af samfundets vigtigste udfordringer. Vi tilbyder et miljø med mulighed for at bidrage til universitetets forskning og forskningsunderstøttelse.

IT-Universitetets velfungerende pre-award- og post-award team blev pr. 1. september en del af en samlet forskningsstøtteenhed. Forskningsstøtteenhedens 16 medarbejdere varetager udover pre-award og post-award også ledelsesinformation, research data management, rejsevejledning og godkendelser, administration af vores CRIS-system, forskningsstrategiske initiativer og støtte til prodekanen for forskning.

Opgaver

Sammen med vores veletablerede og dygtige hold af post-awardere bliver du ansvarlig for vores portefølje af eksterne bevillinger fra kontraktindgåelse til slutrapportering. Dine arbejdsopgaver bliver især:

• Formidling af bevillingsbetingelser fra primært danske offentlige og private fonde samt IT-Universitetets procedurer for ansættelser, indkøb og rejser m.m. til bevillingshavere.
• Koordinere indgåelse af kontrakter og samarbejdsaftaler m.m. i samarbejde med eksterne parter, bevillingshavere og kontraktjurister i Legal.
• Koordinere projektansættelser i samarbejde med bevillingshavere, Ph.d.-skolen, HR-konsulenter og controllere.
• Løbende budgetopfølgninger i samarbejde med bevillingshavere.
• Planlægge og udarbejde års- og slutregnskaber til bevillingsgivere, herunder assistere dine kollegaer i pre-award og post-award med kvalitetssikring af budgetter og regnskaber.
• Sikre journalisering og arkivering af projektdokumenter og anden relevant korrespondance på bevillingssagen i vores ESDH-system.
• Opdatere vores forskningsadministrative system med hjemtagne bevillinger og færdiggjorte forskningsprojekter.

I hverdagen arbejder du sammen med dine kollegaer og bevillingshavere om hverdagens små og store rutiner på forskningsområdet. Vi anvender især Teams, Excel og ESDH-systemet F2 samt det forskningsadministrative system PURE.

Vi vægter inddragelse, samarbejde og videndeling højt og du motiveres af og evner at dele din indsigt samt også gerne selv drager nytte af dine kollegers indsigt og erfaringer.

Kvalifikationer

Vi forestiller os, at du har en relevant uddannelse på kandidatniveau og måske har du kendskab til administration af bevillinger fra et universitet eller anden forskningsinstitution. Det er vigtigt for os, at du:

• effektivt kan orientere dig i store komplekse dokumenter, herunder retningslinjer og vilkår fra bevillingsgivere.
• kan arbejde på egen hånd og bevare overblikket over IT-Universitetets procedurer samt rapporteringer og deadlines for projekter, som du administrerer.
• kan tale og skrive engelsk på højt niveau.

Som person er du imødekommende og tager godt imod både løbende forespørgsler fra bevillingshavere og kollegaer samt de løbende tilpasninger af tværgående arbejdsgange på IT-Universitetet. I perioder oplever du og dine kollegaer travlhed med mange rapporteringer, forespørgsler og ændringer. Derfor er det vigtigt for os, at du kan håndtere skiftende prioriteringer i et miljø med mange interessenter, når arbejdsmængden til tider er stor.

IT-Universitetet tilbyder

ITU tilbyder et spændende og udfordrende job i et internationalt miljø med kollegaer, der er engagerede i forskningen på IT-Universitetet. Vi har en åben og uformel omgangstone og en afvekslende hverdag med flekstid, hvilket giver gode muligheder for at få samspillet mellem arbejde og fritid til at fungere optimalt.

Vi tilbyder dig en personlig og faglig udviklingsplan med mulighed for efteruddannelse og erfaring med nye ansvarsområder, så vi bedst muligt understøtter de næste skridt på din karrierevej.

Ansættelsesvilkår

Ansættelsen sker i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og relevant organisation. Arbejdstiden er 37 timer pr. uge. Der vil være mulighed for at forhandle individuelle tillæg afhængig af dine kvalifikationer. Stillingen ønskes besat den 1. januar 2027 eller snarest derefter.

Yderligere information

Du er velkommen til at kontakte Anders Thal Fisker på tlf. 22125806 eller [e-mail], hvis du ønsker yderligere information om stillingen.

Ansøgningsfristen er den 8. november kl. 12:00.

Samtaler forventes afholdt i uge 46 og 48. IT-Universitetet benytter personlighedstest i forbindelse med vores rekrutteringsforløb.

På IT-Universitetet har vi et internationalt miljø og ser mangfoldighed som en værdifuld ressource. Vi lægger stor vægt på at understøtte et inkluderende arbejdsmiljø for alle vores medarbejdere og opfordrer derfor alle kvalificerede ansøgere uanset alder, køn, religiøse tilhørsforhold eller etnicitet til at søge stillingen.
Da ITU arbejder med forskning i kritisk teknologi, som er underlagt særlige regler for sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive udført open source-baggrundstjek på kvalificerede kandidater til stillingen.