Partner- og ledelseskoordinator

Asgaard Recruitment ApS; Aalborg; On-site; DKK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Asgaard Recruitment ApS søger en partner- og ledelseskoordinator til en af vores samarbejdspartnere i Viborg. Du bliver en proaktiv støttefunktion tæt på ledelsen og partnerkredsen, med ansvar for at sikre struktur og effektiv daglig administration.

Basen er i Viborg, med ugentlige tilstedeværelser i Aalborg. Du vil forberede møder, udarbejde referater og præsentationsmateriale, og håndtere operative opgaver og fortrolige HR-processer.

Qualifications

• Erfaring som ledelsesassistent eller PA (eller tilsvarende rolle)
• Selvstændig tilgang til arbejdet og evne til at skabe struktur
• God dømmekraft og beslutningsevne
• Integritet og diskretion ved håndtering af fortrolige oplysninger
• Fleksibilitet og professionalspecialist i HR-support og interne processer
• Gode IT-kompetencer og fortrolighed med digitale værktøjer

Responsibilities

• Forberede og understøtte ledelses- og bestyrelsesmøder samt medarbejder-/AMO-møder
• Udarbejde referater og præsentationsmateriale med opfølgning på beslutninger
• Fremskaffe relevant baggrundsmateriale og løse forskellige administrative opgaver
• Støtte HR og interne processer som sygefraværssamtaler og fortrolighedsopgaver
• Håndtere henvendelser telefonisk eller personligt og modtage gæster
• Sikre kontorers standard og ordnede mødefaciliteter og bestilling af kontorartikler
• Arbejde tæt med ledelse og være en central kontaktflade på tværs af virksomheden

Job description

Er du typen, der ser behovet, før det bliver sagt højt? Tager du naturligt ejerskab, trives med struktur og koordinering og vil tage ansvar for, at den praktiske hverdag på kontorerne fungerer? Så er rollen som partner- og ledelseskoordinator til en af vores samarbejdspartnere i Viborg måske rollen lige for dig.

Rollen skal ses som en proaktiv støttefunktion til virksomhedens ledelse og partnerkreds, der blandt andet skal bidrage til at øge kvaliteten og strukturen omkring ledelsesarbejdet. Du får en central position tæt på beslutningerne og en bred kontaktflade på tværs af virksomheden. Din base bliver på kontoret i Viborg, men vil kunne forvente at skulle være på kontoret i Aalborg ca. én gang ugentligt og desuden efter behov.

Din hverdag i virksomheden

Som partner- og ledelseskoordinator bliver din opgave at skabe struktur, være på forkant og sikre, at hverdagen glider, og processer bliver fulgt til dørs. Samtidig får du et praktisk ejerskab for kontorerne i Viborg og Aalborg og bliver en vigtig person i den daglige administration og koordinering. Dine primære arbejdsopgaver bliver:

Forberede og understøtte ledelses- og bestyrelsesmøder samt medarbejder- og AMO-møder

Udarbejde referater og præsentationsmateriale samt sikre konsekvent opfølgning på beslutninger og aftaler.

Fremskaffe relevant baggrundsmateriale og løse forskellige administrative opgaver for ledelsen.

Bidrage med administrativ støtte inden for eksempelvis HR, interne processer som f.eks. sygefraværssamtaler og AMR, der kræver fortrolighed.

Håndtere henvendelser på telefon eller personligt fremmøde samt tage imod gæster i huset.

Tage ansvar for den praktiske standard på kontorer og i mødefaciliteterne samt bestille kontorartikler og andre fornødenheder.

Fællesnævneren for rollen er, at du ikke blot sidder og venter på den næste opgave. Du orienterer dig, ser hvad der er behov for og tager initiativ til at få det løst.

Din baggrund

Din erfaring kan eksempelvis komme fra en lignede rolle som ledelsesassistent eller PA, men du kan også have opbygget relevante kompetencer inden for administration, et ledelsessekretariat eller f.eks. HR-support. For at opnå den rette succes i rollen, er det dog dit mindset og måde at arbejde på, som er af afgørende betydning.

Det vægtes højt, at du har en selvstændig tilgang til arbejdet og har naturlig evne til at skabe struktur, få prioriteret og få opgaver afsluttet. Du har samtidig den integritet og diskretion, der kræves, når du arbejder tæt på ledelsen og får adgang til fortrolige informationer.

Derudover har du:

Forretningsforståelse, kan se fremad og se sammenhænge samt forstå prioriteringer

God dømmekraft og kan træffe beslutninger på egen hånd samt tage ansvar for resultatet

Tillidsvækkende og har udpræget servicegen samt overblik for menneskerne i virksomheden.

Vant til at begå dig med IT-systemer og digitale værktøjer.

Det kan være en fordel, hvis du har indsigt i ansættelsesretslige emner som ansættelsesregler, ferieregler, fratrædelsesregler m.v., men det er ikke et krav. Det vigtigste er, at du over tid er nysgerrig på at tilegne dig den nødvendige viden.

En rolle, du kan vokse med

Du får en central rolle med stor berøringsflade og mulighed for at udvikle dig til en betroet højre hånd for ledelsen. Ambitionen er, at du med tiden selvstændigt håndterer en bred vifte af administrative behov, gennemfører interne processer samt er med til at skabe en mere ensartet struktur omkring ledelsesarbejdet.

Du får stor frihed til selv at se, prioritere og løse opgaver i tæt dialog med virksomheden og komme med input til konkrete tiltag og forbedringer. Derudover får du en vigtig rolle sammen med den øvrige ledelse i at skabe og fastholde rammerne for en god medarbejderkultur og bidrage til en indbydende og velfungerende arbejdsplads.

Rollen kræver en høj grad af fysisk tilstedeværelse, idet du understøtter både ledelsen, gæster og den daglige kontordrift, men der er samtidig en pragmatisk tilgang til fleksibilitet, når behovet opstår.

Stærk faglighed og plads til dig

Her er der kort vej fra idé til beslutning, og ejerkredsen og ledelsen er selv en del af den daglige opgaveløsning. Det giver nærhed til ledelsen og mulighed for at sætte dit præg på din hverdag. Du får frihed under ansvar og kolleger, der deler deres viden på tværs af fag og erfaring.