Office Coordinator

Lavazza Group; Fredericia Kommune; On-site; DKK 320,000 - 420,000; Part time

Job summary

Lavazza Denmark søger en Office Coordinator til at håndtere lønadministration og normale kontoropgaver på vores kontor i Fredericia.

Du refererer til Nordic HR Director og arbejder tværfagligt, med fokus på præcision, fortrolighed og digital håndtering af data i en travl organisation.

Qualifications

• Relevant administrativ, økonomisk eller lønfaglig baggrund.
• Praktisk erfaring med lønadministration og lønkørsel.
• Fortrolighed, præcision og rettidighed er vigtigt.

Responsibilities

• Håndtere månedlig lønadministration fra input til endelig lønkørsel.
• Give input til løn til svensk lønleverandør.
• Koordinere kontorets daglige drift og arrangementer.
• Besvare lønrelaterede spørgsmål fra medarbejdere.

Skills

Lønadministration

Administrative erfaring

Microsoft Office

Koordination

Fortrolighed

Detaljeorientering

God kommunikation

Tools

Microsoft Office

Job description

Office Coordinator med ansvar for lønadministration

Er du serviceminded, struktureret og nyder at få både detaljer og deadlines til at gå op? Har du erfaring med lønadministration og lyst til at varetage en alsidig rolle med mange kontaktflader? Så vil vi meget gerne høre fra dig!

Som Office Coordinator får du ansvaret for den daglige koordinering og administration på kontoret. Du samarbejder bredt på tværs af organisationen og er en synlig og imødekommende kollega, som tager ejerskab og følger op.

En væsentlig del af rollen er lønadministration, og det er derfor vigtigt, at du har praktisk erfaring med at gennemgøre en lønkørsel og sikre kvaliteten i hele processen.

Stillingen er på 30 timer om ugen mandag til fredag, og da du bliver en central del af hverdagen på kontoret, vil dit faste arbejdstid være på vores kontor i Fredericia. Du vil referere til vores Nordic HR Director.

• Varetage den månedlige lønadministration fra input og kontrol til endelig lønkørsel. Herudover vil du give input til lønnen til vores svenske lønleverandør.
• Håndtere ændringer i medarbejderdata, pension, ferie, fravær, refusion og øvrige lønrelaterede forhold.
• Sikre rettidig opfølgning på dokumentation, godkendelser og deadlines i lønprocessen.
• Besvare lønrelaterede spørgsmåls fra medarbejdere og samarbejde med interne og eksterne parter.
• Koordinere den daglige drift af kontoret, herunder frokostordning, rengøring og diverse bestillinger.
• Understøtte og supportere ledelse og kolleger med administrative opgaver, møde- og arrangement planlægning, rapportering samt ad hoc-opgaver.
• Supportere og være vores direktørs go‑to person på praktiske opgaver som f.eks. mødeplanlægning med vores internationale kolleger, herunder hotel, transport, spisesteder mv., så alle behov er tænkt ind, og gennemførelsen bliver professionel og smidig.
• Afløse i vores kantine ved sygdom og ferieafholdelse.

Om dig

Du medbringer en relevant administrativ, økonomisk eller lønfaglig baggrund med flere års praktisk erfaring med lønadministration, lægger mærke til detaljer og er bevidst om betydningen af fortrolighed, præcision og rettidighed.

Herudover trives du med at løse forskellige administrative og praktiske opgaver, som er med til at få hjulene til at køre på vores kontor.

Herudover forestiller vi os, at du:

• Har kendskab til regler om blandt andet ferie, pension, skat og personaleadministration.
• Er fortrolig med Microsoft Office og er interesseret i at lære nye systemer
• Behersker dansk og engelsk ubesværet, både mundtligt og skriftligt.
• Er serviceminded, imødekommende og trives med mange kontaktflader.
• Har et skarpt blik for detaljen og kan koordinere mange praktiske elementer samtidigt med at du har de store overblik.
• Skaber struktur, prioriterer sikkert og følger dine opgaver helt til dørs.
• Bidrager med en positiv og løsningsorienteret tilgang.

Vi tilbyder

Hos Lavazza Denmark er vi engageret omkring det, vi laver. Som en organisation i udvikling, arbejder vi hver dag fokuseret på at udvikle forretningen og støtte hinanden.

Vi tror på, at positive resultater skabes af mennesker, der trives – og vi prioriterer vi din personlige og faglige udvikling som en integreret del af vores strategi og hverdag.

Vi har fokus på en inkluderende kultur, hvor alle oplever, at vores værdier: Authenticity, Passion for Excellence, Responsibility og Inventiveness leves i dagligdagen.

Hos os får du mulighed for at være med til at udvikle en virksomhed, hvor engagement, kvalitet og fremdrift går hånd i hånd.

Vi ønsker at fremme en inkluderende og objektiv rekrutteringsproces med lige muligheder for alle. Vi beder derfor om, at du undlader at inkludere personlige oplysninger såsom navn, billede, køn, alder og etnisk baggrund mv. i din ansøgning og dit CV.

Vi behandler ansøgningerne løbende, og besætter stillingen, når vi har fundet den rette kandidat.

Lavazza Denmark er en del af Lavazza Group, der har produceret ægte italiensk kaffe i mere end 130 år. Luigi Lavazza S.P.A. er blandt verdens førende kaffeleverandører, med en årlig omsætning på € 3.1 milliarder og mere end 5.500 dedikerede medarbejdere, der deler Lavazza passionen for at tilbyde forbrugerne den ypperste kaffekvalitet og kaffenydelse.

Lavazza Denmark er beliggende i Fredericia. Vi er 94 medarbejdere i Lavazza Denmark, som er hovedkontor for de nordiske organisationer.