Møde- og Arrangementskoordinator – Backoffice

DTU Wind; Kongens Lyngby; On-site; DKK 320,000 - 420,000; Full time

Job summary

DTU Compute i Kgs. Lyngby søger en administrativ koordinator til at understøtte forskere og medarbejdere med planlægning og koordinering af møder, konferencer og workshops. Du vil være den administrative tovholder og håndtere lokaler, forplejning, leverandører og indkøb.

Stillingen har fokus på backoffice-støtte, budgetopfølgning og daglig drift af institutadministrationen. Du vil indgå i et samarbejdende miljø og arbejde tæt på forskning og uddannelse ved DTU.

Qualifications

• Erfaring med administrative og koordinerende opgaver.
• God systematik og struktur i arbejdsgange.
• Behersker dansk og engelsk i skrift og tale.

Responsibilities

• Booking af lokaler og forholdsregler til møder og arrangementer.
• Bestilling af forplejning til arrangementer og møder.
• Kontakt til interne og eksterne leverandører.
• Oprettelse af indkøb og konteringer i instituttets indkøbssystem.
• Administrativ støtte til arrangementsbudgetter og regnskab.
• Koordinering før og efter arrangementer samt opfølgning.

Skills

Administrative opgaver

Koordinering

Kommunikation

Dansk/Engelsk skriftlig og mundtlig

Education

Kontoruddannelse eller tilsvarende baggrund

Tools

Conference Manager

Meeting Manager

Job description

DTU Compute i Kgs. Lyngby søger en administrativ koordinator til at understøtte forskere og medarbejdere med planlægning og koordinering af møder, konferencer og workshops. Du vil være den administrative tovholder og håndtere lokaler, forplejning, leverandører og indkøb.

Stillingen har fokus på backoffice-støtte, budgetopfølgning og daglig drift af institutadministrationen. Du vil indgå i et samarbejdende miljø og arbejde tæt på forskning og uddannelse ved DTU.