Administrativ koordinator til møde- og arrangementsstøtte - DTU Compute

Danmarks Tekniske Universitet; Ørsted; On-site; DKK 360,000 - 480,000; Full time

Job summary

DTU Lyngby Campus søger en administrativ koordinator til at understøtte forskere og medarbejdere med planlægning og koordinering af møder, konferencer og workshops.

Du bliver den administrative tovholder med fokus på praktiske detaljer, indkøb og budgetunderstøttelse. Stillingen er en fuldtids backoffice-funktion og kræver struktureret, selvstændig og samarbejdsorienteret tilgang.

Qualifications

• Vi ser gerne, at du har en kontoruddannelse eller lignende relevant baggrund.
• Erfaring med administrativt og koordinerende arbejde foretrækkes.
• Du kommunikerer klart og professionelt på dansk og engelsk, mundtligt og skriftligt.

Responsibilities

• Booking af lokaler og administration af møder/arrangementer.
• Bestilling af forplejning til arrangementer.
• Kontakt til interne og eksterne leverandører.
• Oprettelse af indkøb og konteringer i instituttets indkøbssystem.
• Administrativ understøttelse af arrangementsbudgetter.
• Praktisk koordinering før og efter arrangementer.

Skills

Struktureret

Planlægning

Koordination

Kommunikation (dansk & engelsk)

Servicemindet

Education

Kontoruddannelse eller tilsvarende

Tools

Conference Manager

Meeting Manager

Job description

Er du god til at skabe struktur og få tingene til at fungere bag kulisserne?

Vi søger en administrativ koordinator, der kan understøtte forskere og medarbejdere med planlægning og koordinering af møder, konferencer, workshops og andre arrangementer. Samtidig vil du bidrage til den daglige drift af instituttets administration og være med til at sikre en velfungerende hverdag for både forskere, studerende og kollegaer.

Hvis du trives med en bred kontaktflade, forskellige opgavetyper og en vigtig rolle som administrativ støttefunktion, så er du måske vores nye kollega.

Jobbet

Som administrativ koordinator bliver din primære opgave at understøtte instituttets forskere og medarbejdere med planlægning og koordinering af møder, konferencer, workshops og andre arrangementer.

Du bliver den administrative tovholder, der hjælper med at få de praktiske detaljer på plads. Opgaverne omfatter bl.a.:

• Booking af lokaler
• Bestilling af forplejning
• Kontakt til interne og eksterne leverandører
• Oprettelse af indkøb og konteringer i instituttets indkøbssystem
• Administrativ understøttelse af arrangementsbudgetter
• Praktisk koordinering før og efter arrangementer

Stillingen har hovedvægt på møde- og arrangementsstøtte, som forventes at udgøre størstedelen af arbejdstiden. Her fungerer du som administrativ sparringspartner for forskere og medarbejdere og bidrager til, at arrangementer gennemføres professionelt og effektivt.

Der er tale om en administrativ backoffice-funktion. Fokus er på planlægning, koordinering og opfølgning, mens selve afviklingen af arrangementer typisk håndteres af arrangørerne, forskerne eller eksterne leverandører.

Derudover vil du indgå i vores fælles administration og løse øvrige administrative opgaver efter behov, herunder understøtte instituttets facility-koordinator med administrative og koordinerende opgaver.

Du bliver en del af et administrativt fællesskab præget af samarbejde, videndeling og en uformel omgangstone. Vi hjælper hinanden på tværs af opgaver og fagområder og værdsætter en kollega, der både tager ansvar for egne opgaver og bidrager til fællesskabet.

Vores forventninger til dig

Du er struktureret, har et godt overblik og trives med at koordinere mange opgaver samtidig. Du er god til at planlægge, prioritere og følge op, så opgaver kommer sikkert i mål.

Du arbejder selvstændigt og tager initiativ, men du ved også, hvornår det giver værdi at sparre med kolleger. Du er serviceminded og imødekommende, og du trives med en bred kontaktflade til både danske og internationale medarbejdere.

Vi forestiller os desuden, at du:

• har erfaring med administrative og koordinerende opgaver
• arbejder systematisk og er god til at skabe struktur
• er løsningsorienteret og bevarer overblikket, også når der opstår ændringer eller ad hoc-opgaver
• kommunikerer klart og professionelt på både dansk og engelsk, mundtligt såvel som skriftligt
• er en positiv og samarbejdsorienteret kollega

Vi ser gerne, at du har en kontoruddannelse eller lignende relevant baggrund. Erfaring fra universitetsverdenen er en fordel, men ikke et krav. Erfaring med deltagerhåndtering samt brug af systemer til administration af konferencer, møder og arrangementer, herunder Conference Manager og Meeting Manager, er ligeledes en fordel.

Hvad tilbyder vi dig

Vi tilbyder en fuldtidsstilling i et spændende og afvekslende job med fleksibilitet, gode fysiske arbejdsforhold og mulighed for at sætte dit eget præg på opgaverne alt efter kvalifikationer.

Du bliver en del af et administrativt team med stor faglig bredde, hvor vi hjælper hinanden og løser opgaver tæt på forskning og uddannelse i et internationalt miljø.

Åbenhed, samarbejde og holdånd på tværs af alder, køn, nationalitet, uddannelse og stilling er en vigtig forudsætning for den daglige trivsel på vores arbejdsplads.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat).

Der kan desuden forhandles tillæg i henhold til DTU's lønstruktur for HK Kontor eller HK Laborant: https://www.inside.dtu.dk/human-resources/under-ansaettelsen/loen/loenstrukturer

Dit daglige arbejdssted vil være DTU Lyngby Campus. Arbejdstiden er 37 timer om ugen.

Ansøgning og kontakt

Vi skal modtage din online ansøgning senest den 4. september 2026.

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Lene Matthisson, [e-mail] . Læs mere om instituttet på www.compute.dtu.dk

Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretaget open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

DTU – Til gavn for samfundet siden 1829

DTU er et af Europas førende tekniske eliteuniversiteter. Med forskning og uddannelser i international topklasse skaber vi løsninger på tidens store samfundsmæssige udfordringer og bidrager til at sikre Europas globale førerposition inden for bæredygtig teknologiudvikling. Siden H.C. Ørsted grundlagde DTU for snart 200 år siden, har vores mission været den samme: Vi udvikler og nyttiggør naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. DTU har 13.800 studerende, 1.600 ph.d.-studerende og 6.500 ansatte. Vi arbejder i et internationalt miljø og har en inkluderende, udviklende og uformel arbejdskultur. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.

Location

Kgs. Lyngby, Denmark