HR-koordinator søges til Aarhus BSS HR & Ph.d.

Aarhus University; Denmark; On-site; DKK 420,000 - 520,000; Full time

Job summary

Aarhus University søger en HR-koordinator til Aarhus BSS HR & Ph.d. med ansvar for centrale HR- og administrative opgaver.

Du bidrager til at standardisere og optimere processer og samarbejder på tværs af afdelinger og medarbejdere. Stillingen fokuserer på rekruttering, sagsbehandling ved ferie og løn, arbejds- og opholdstilladelser for internationale medarbejdere og ph.d.-studerende samt løbende IT-systemopfølgning.

Qualifications

• Relevant uddannelse, f.eks. kontorfaglig eller akademisk baggrund.
• Formulerer dig sikkert og professionelt på dansk og engelsk, skriftligt og mundtligt.
• Erfaring inden for offentlig forvaltning eller HR (et par år).
• Rutineret bruger af Office-pakken, særligt Word, Excel og Outlook.

Responsibilities

• Understøttelse af HR-processer og administrative opgaver.
• Sagsbehandling ved ferie, fravær og lønforhandlinger.
• Løbende opfølgning i HR-systemer og digitalisering af processer.

Skills

Dansk og engelsk kommunikation

Education

Kontorfaglig baggrund

Akademisk baggrund

Tools

Word

Excel

Outlook

Office-pakken

Job description

HR-koordinator søges til Aarhus BSS HR & Ph.d.

Ansøgningsfrist 21. okt. 23:59 CEST

Har du interesse for HR, administrative processer og udvikling af effektive arbejdsgange? Trives du i en hverdag med mange samarbejdspartnere, og motiveres du af både at sikre en stærk drift og samtidig forbedre måden, vi arbejder på? Så er du måske vores nye HR-koordinator.

Opgaver og ansvar

Som vores nye kollega bliver du en del af en dedikeret og ambitiøs afdeling, hvor du i samarbejde med kolleger har ansvar for en række centrale HR-opgaver og administrative processer.

Som HR-koordinator er du ikke blot ansvarlig for at løse administrative opgaver. Du spiller en vigtig rolle i at skabe sammenhæng på tværs af processer, sikre høj kvalitet i opgaveløsningen og bidrage til, at vores arbejdsgange løbende udvikles og forbedres. Vi søger derfor en kollega, der naturligt interesserer sig for, hvordan processer kan standardiseres, forenkles og optimeres.

Dine opgaver vil blandt andet omfatte:

• Understøttelse af rekrutteringsprocesser for videnskabelige medarbejdere, ph.d.-studerende og administrative medarbejdere.
• Sagsbehandling og rådgivning i forbindelse med ferie, fravær, barsel mv.
• Administration og rådgivning i forbindelse med lønbehandling og lønfastsættelse.
• Løbende opfølgning i HR's it-systemer.
• Håndtering af arbejds- og opholdstilladelser for internationale medarbejdere og ph.d.-studerende.
• Generel administrativ support til HR-processer.
• Identificering og implementering af forbedringer af HR-processer med fokus på effektivisering, digitalisering og automatisering.

En vigtig del af stillingen er desuden at bidrage til udviklingen af vores HR-område. Vi arbejder løbende med at optimere processer, styrke brugen af data, udnytte mulighederne i AI og identificere automatiseringspotentiale i vores arbejdsgange. Vi forventer derfor, at du har interesse for at omsætte erfaringer fra den daglige drift til konkrete forbedringer, der skaber værdi for både ledere, medarbejdere, ph.d.-studerende og kolleger i HR.

Den konkrete fordeling og vægtning af opgaver og ansvarsområder afhænger af din erfaring og dine interesser.

Hvem er du?

Du har en relevant uddannelse, f.eks. en kontorfaglig eller akademisk baggrund, samt erfaring med og/eller interesse for de opgaver, der indgår i stillingen.

Det vil være en fordel, hvis du har et par års erfaring efter endt uddannelse inden for offentlig forvaltning eller HR.

Vi lægger desuden vægt på, at du:

• formulerer dig sikkert og professionelt på dansk og engelsk, både skriftligt og mundtligt.
• motiveres af samarbejde og sparring og trives med en bred kontaktflade til både interne og eksterne samarbejdspartnere.
• har interesse for og en nysgerrig tilgang til at udforske HR's it-systemer og digitale løsninger.
• er rutineret bruger af Office-pakken, særligt Word, Excel og Outlook.
• trives i en hverdag med mange igangværende opgaver og er god til at bevare overblikket.
• arbejder struktureret og selvstændigt og træffer velbegrundede beslutninger.
• er god til at eksekvere med fokus på høj kvalitet i opgaveløsningen.
• evner at koble drift og udvikling, så erfaringer fra den daglige opgaveløsning omsættes til mere effektive processer og bedre løsninger.

Det er afgørende for succes i stillingen, at du både trives med den daglige HR-drift og aktivt bidrager til udviklingen af vores arbejdsprocesser. Vi søger derfor en kollega, som naturligt stiller spørgsmål til eksisterende arbejdsgange, ser forbedringsmuligheder og har interesse for digitalisering, automatisering og anvendelse af nye teknologier.

Hvem er vi?

Vi tilbyder et fagligt stærkt og kollegialt miljø, hvor du vil opleve, at støtte og videndeling er en naturlig del af hverdagen. Vi arbejder tæt sammen og hjælper hinanden på tværs af opgaver og udfordringer.

Vores fælles mål er at levere HR-ydelser af høj kvalitet og samtidig sikre en arbejdsplads, hvor alle trives og føler sig godt tilpas.

Vi sikrer en grundig onboarding, hvor du bliver introduceret til en bred vifte af HR-opgaver og it-systemer, så du bliver godt klædt på til at servicere ledere, medarbejdere og ph.d.-studerende på Aarhus BSS.

Om fakultetet og afdelingen

Aarhus BSS HR & Ph.d. har ansvaret for at levere strategiske, administrative og driftssikre HR-ydelser til alle ledere, medarbejdere og ph.d.-studerende på Aarhus BSS.

Vi yder sparring, vejledning og rådgivning til medarbejdere, ph.d.-studerende og ledere samt varetager personaleadministration, herunder rekruttering, barsel, ferie, medarbejderudviklingssamtaler, arbejdspladsvurdering og lønforhandling.

Vi består i alt af 16 medarbejdere, og afdelingen er en del af fakultetets administrative center som understøtter fakultetets kerneopgaver inden for forskning og uddannelse.

Yderligere information om stillingen

Der er tale om en fuldtidsstilling på 37 timer om ugen.

Deadline for ansøgning til stillingen er 21. oktober. Der afholdes samtaler i uge 45 og 46 med tiltrædelse 1. januar 2027.

Ansættelsesstedet er Bartholins Allé 16, Bygning 1328, 8000 Aarhus C.

Ansættelsesvilkår og løn

Løn og ansættelsesvilkår afhænger af din uddannelsesmæssige baggrund.

Er du akademisk uddannet, følger løn- og ansættelsesvilkår overenskomsten for akademikere i staten. Du ansættes som fuldmægtig i basisløntrin 4-8.

Er du kontoruddannet, ansættes du efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisation (OAO-S-fællesoverenskomsten) samt organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK). Du indplaceres som kontorfunktionær i løngruppe 2-3 afhængigt af uddannelse og kvalifikationer.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Spørgsmål til ansøgning og proces?

Ansøgningsfrist: onsdag den 21. okt. 2026 kl. 23:59 CEST

Information til dig, der overvejer at søge en stilling eller skal forberede dig til en jobsamtale.