Executive Assistant

APM Terminals Aarhus & Kalundborg; Denmark; On-site; DKK 700,000 - 1,100,000; Full time

Job summary

APM Terminals Aarhus & Kalundborg søger en erfaren strategisk partner til Managing Director og SMT. Du vil skabe struktur, drive beslutningsprocesser og lede tværgående initiativer i en multinational, læringsorienteret kultur.

Du bringer stærk forretningsforståelse, robust stakeholder management og fremragende kommunikation på dansk og engelsk, og du støtter ledelsen i prioritering og gennemførelse af væsentlige forandringsprojekter.

Qualifications

• Erfaring med stakeholder management og ledelsesgrupper.
• Stærk forretningsforståelse og evne til at forstå prioriteter på tværs af funktioner.
• Dokumenteret erfaring med at strukturere og drive komplekse projekter og initiativer.

Responsibilities

• Svare som strategisk partner for Managing Director og SMT og bidrage til struktur og fremdrift i kerneprioriteterne.
• Planlægge og koordinere SMT-møder, agendaer, beslutningsopfølgning og handlingsplaner.
• Koordinere og optimere kalendere for Managing Director og SMT i forhold til forretningsprioriteter.
• Sikre at relevante emner behandles rettidigt med stærke beslutningsoplæg.
• Facilitere strategiske initiativer med særligt fokus på OMNI-projektet og andre forandringsindsatser.
• Koordinere interessenter, aktiviteter og milepæle på tværs af komplekse initiativer.
• Udarbejde præsentationer og rapporter og sikre fortrolighed i håndtering af følsomme oplysninger.

Skills

Strategisk tænkning

Forretningsforståelse

Stakeholder management

Kommunikation (Dansk/Engelsk)

Projektledelse

Planlægning & mødekoordination

Ledelsesstøtte

Data- og informationshøring

Tools

PowerPoint

Microsoft Office

Job description

Hos APM Terminals, en global leder inden for havne- og terminaldrift, muliggør vi global handel og driver bæredygtig vækst. Det, der driver os fremad, er en kultur præget af løbende forbedringer, hvor vi observerer, hvordan arbejdet udføres, identificerer det, der skaber værdi, og fjerner det, der står i vejen. Vi søger konstant smartere, enklere og sikrere måder at arbejde på. Hvis du trives i et miljø, hvor læring værdsættes, og hvor man kontinuerligt arbejder på at forbedre den daglige drift, så bliv en del af vores rejse.

Hvad vi kan tilbyde

Hos APM Terminals fremmer vi en dynamisk lærings- og udviklingskultur, der giver vores medarbejdere mulighed for at lykkes. Vores engagement i løbende forbedringer betyder, at alle medarbejdere har mulighed for at udvikle deres kompetencer og fremme deres karriere ved konstant at forbedre måden, vi arbejder på. Oplev en mangfoldig og multinational arbejdsplads, hvor dine indsigter og bidrag har direkte indflydelse på vores måde at arbejde på.

• En rolle med høj synlighed og daglig eksponering for topledelse og strategisk beslutningstagning.
• Mulighed for at bidrage til betydningsfulde forretningsinitiativer og tværgående transformationsprojekter.
• Et internationalt og mangfoldigt arbejdsmiljø med bred kontaktflade på tværs af organisationen.
• Stærke udviklingsmuligheder for personer med ledelsespotentiale, høj læringsagilitet og solid forretningsforståelse.

Nøgleansvarsområder

Du vil fungere som en strategisk partner for Managing Director og Senior Management Team (SMT) og bidrage til at skabe struktur, fremdrift og fokus på virksomhedens vigtigste prioriteter. Dette er central position med ansvar for at understøtte effektiv ledelse og organisatorisk eksekvering.

• Sikre struktur, koordinering og effektiv fremdrift i SMT's arbejde.
• Planlægge og koordinere SMT-møder, agendaer, beslutningsopfølgning og handlingsplaner.
• Koordinere og optimere kalendere for Managing Director og SMT i forhold til forretningsmæssige prioriteter.
• Sikre, at de rette emner behandles på de rette tidspunkter og understøttes af stærke beslutningsoplæg.
• Facilitere strategiske initiativer med særligt fokus på OMNI-projektet og andre prioriterede forandringsindsatser.
• Koordinere interessenter, aktiviteter, afhængigheder, risici og milepæle på tværs af komplekse initiativer.
• Udarbejde præsentationer, rapporter og kommunikationsmateriale af høj kvalitet samt sikre fortrolighed og professionel håndtering af følsomme oplysninger.

Hvad vi leder efter

• Et mindset præget af kontinuerlige forbedringer. Du er nysgerrig på, hvordan arbejdet udføres, og motiveret for at skabe bæredygtige forbedringer over tid.
• Stærk forretningsforståelse og indsigt i, hvordan ledergrupper og komplekse organisationer fungerer.
• Evne til at forstå strategiske prioriteter, organisatoriske dynamikker og sammenhænge på tværs af funktioner.
• Dokumenterede kompetencer inden for stakeholder management og evnen til at opbygge tillid og påvirke seniorledere uden formelt ledelsesansvar.
• Høj gennemførelseskraft, initiativrigdom og evne til at drive opgaver fremad uden løbende instruktion.
• Stærke organisatoriske evner og erfaring med at skabe struktur i komplekse og foranderlige miljøer.
• Høj læringsagilitet, intellektuel nysgerrighed, emotionel intelligens, integritet og personlig modenhed.
• Evne til at udfordre konstruktivt og samtidig opbygge stærke relationer og samarbejde.
• Erfaring med strategiske projekter, forandringsledelse, ledelsesgrupper eller komplekse stakeholdermiljøer vil være en fordel.
• Erfaring fra Lean-miljøer, internationale organisationer, AI-relaterede initiativer eller multikulturelle arbejdsmiljøer anses som en fordel.
• Meget stærke PowerPoint-kompetencer, solide færdigheder i Microsoft Office-pakken og generelt høj digital modenhed.
• Flydende mundtlige og skriftlige kompetencer på dansk og engelsk.