Erfaren sekretariatsprofil til ledelsesunderstøttelse i Studenterrådgivningen

Studenterrådgivningen i København og Studenterrådgivningens sekretariat; København; On-site; DKK 380,000 - 450,000; Full time

Benefits offered by this job

Udviklende job

Gode kolleger

Fleksibilitet

Faglig udvikling

Job summary

Studenterrådgivningen i København søger en erfaren sekretariatsmedarbejder til ledelsesunderstøttelse. Stillingen placeres i sekretariatet, hvor du bidrager til at holde styr på tværgående processer og sikre, at aftaler og deadlines bliver overholdt.

Du vil arbejde tæt med direktøren og afdelingsledere og have ansvaret for at udarbejde ledelsesinformation, planlægge møder, referater og opfølgning samt håndtere dokumenter og kontrakter.

Qualifications

• Erfaring med administrative og koordinerende opgaver og selvstændigt ansvar for processer.
• Kendskab til statslig/offentlig organisation er en fordel.
• God til data og administrative systemer og regneark.
• Evne til at stille spørgsmål og inddrage relevante parter, når nødvendigt.

Responsibilities

• Koordinere mål- og resultatplan og årsrapport og understøtte strategiprocesser.
• Planlægge og koordinere bestyrelsens og samarbejdsudvalgets arbejde, dagsordener og referater.
• Udarbejde og vedligeholde ledelsesinformation om aktivitet, ventetider og ressourcer.
• Bidrage til overblik over produktivitet og økonomiske nøgletal i samarbejde med kolleger.
• Koordinere tværgående projekter og følge op på aftaler og deadlines.
• Sikre løbende administrativ opfølgning på GDPR, journalisering og kontrakter.
• Kontakt til eksterne samarbejdspartnere og sikre opfølgning på tilsyn og aftaler.
• Efter nærmere opgavefordeling koordinere systematisk arbejdsmiljøarbejde (APV).

Skills

Struktur og deadlines

Selvstændigt arbejde

Klar skrift og tal

Overblik

Organisatorisk dømmekraft

Proaktivitet

Systematik

Samarbejde

Education

Kontoruddannelse

Job description

Erfaren sekretariatsprofil til ledelsesunderstøttelse i Studenterrådgivningen

Studenterrådgivningen i København og Studenterrådgivningens sekretariat

Vi søger en erfaren, selvstændig og struktureret sekretariatsmedarbejder, der kan understøtte Studenterrådgivningens ledelse og være med til at sikre, at en mindre statslig institution er veldrevet og styringsmæssigt på plads.

Stillingen er placeret i Studenterrådgivningens sekretariat, der består af fem medarbejdere. I alt er vi omkring 55 medarbejdere i Studenterrådgivningen, geografisk fordelt, så det afspejler fordelingen af studerende ved de videregående uddannelser.

Du kommer til at arbejde tæt sammen med direktøren og de tre afdelingsledere og får en central rolle i at holde styr på en række af organisationens tværgående processer og forpligtelser.

En vigtig del af jobbet er at skabe overblik og understøtte fremdrift: at vide, hvad der skal ske hvornår, indhente og kvalitetssikre de nødvendige oplysninger, følge op på aftaler og deadlines og sikre, at opgaver bliver ført helt til dørs. Du skal ikke kunne løse alting selv, men du skal kunne sætte dig ind i forskellige områder og have blik for, hvornår andre skal inddrages.

Dine væsentligste opgaver

• koordinere arbejdet med Studenterrådgivningens mål- og resultatplan og årsrapport og understøtte strategiprocesser
• planlægge og koordinere bestyrelsens og samarbejdsudvalgets arbejde, herunder dagsordener, mødemateriale, referater og opfølgning på beslutninger
• udarbejde og vedligeholde ledelsesinformation om bl.a. aktivitet, ventetider, kapacitet og ressourceanvendelse
• bidrage til overblik over produktivitet og økonomiske nøgletal i samarbejde med relevante kolleger
• koordinere tværgående projekter og processer og følge op på aftaler, leverancer og deadlines
• sikre den løbende administrative opfølgning på områder som GDPR, journalisering, kontrakter og andre lovpligtige krav og leverancer
• have kontakt til relevante eksterne samarbejdspartnere og specialister og sikre, at der bliver fulgt op på tilsyn, henvendelser og aftaler
• efter nærmere opgavefordeling koordinere Studenterrådgivningens systematiske arbejdsmiljøarbejde, herunder APV.

Opgaverne spænder bredt, og nogle kommer kun én eller få gange om året. Derfor er det vigtigt, at du kan opbygge og vedligeholde gode arbejdsgange og årshjul, så vi gør det rigtige på det rigtige tidspunkt – uden at gøre processerne mere omfattende end nødvendigt.

Hvem er du?

Din uddannelsesmæssige baggrund er ikke afgørende. Du kan fx have en kontoruddannelse, en administrationsuddannelse eller en videregående uddannelse. Det afgørende for os er, hvad du kan, og den erfaring og dømmekraft du bringer med dig.

Vi forestiller os, at du har solid erfaring med administrative og koordinerende opgaver og er vant til selvstændigt at tage ansvar for processer fra start til slut. Det er en fordel, hvis du kender staten eller en anden offentlig organisation og har erfaring med ledelsesbetjening, men det er ikke et krav.

Du er fortrolig med tal og regneark og kan arbejde sikkert med data og administrative systemer. Du behøver ikke være økonom, jurist eller specialist i GDPR eller arbejdsmiljø. Til gengæld skal du kunne sætte dig ind i regler og arbejdsgange, stille spørgsmål, når noget ikke stemmer, og finde ud af, hvem der skal involveres, når en opgave kræver særlig faglig viden.

Vi lægger især vægt på, at du:

• har et usædvanligt godt blik for struktur, detaljer og deadlines
• arbejder selvstændigt og tager ansvar for at føre opgaver helt til dørs
• skriver klart og præcist og er sikker i arbejdet med tal
• kan skabe overblik, også når mange forskellige opgaver kører samtidig
• har god organisatorisk dømmekraft og kan skelne mellem det væsentlige og det mindre væsentlige
• er opsøgende og reagerer, når du opdager noget, der kræver handling
• kan skabe systematik uden at skabe unødigt bureaukrati
• samarbejder godt med både ledere, kolleger og eksterne samarbejdspartnere.

Stillingen kræver ikke, at du ved alt. Til gengæld forventer vi, at du tager ansvar for at finde ud af, hvad der skal gøres, hvornår det skal gøres – og hvem der skal inddrages.

Vi tilbyder

• Et udviklende og alsidigt job med stor selvstændighed
• Gode kolleger, der er engagerede i at udvikle arbejdspladsen
• En arbejdsplads, der lægger vægt på gensidig fleksibilitet
• Gode faglige udviklingsmuligheder, herunder tilbud om efteruddannelse

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelsessted i København – aktuelt Vermundsgade 38A. Ansættelse og aflønning sker i henhold til gældende overenskomst mellem Finansministeriet og den relevante faglige organisation med mulighed for forhandling af tillæg. Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid er 37 timer.

Tiltrædelse 4. januar eller efter aftale.

Yderligere oplysninger

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til direktør Thomas Braun på telefon [phone] eller mail [e-mail].

Adresse

Vermundsgade 38A
2100 København
Danmark