Werkstudent Office Management (m/w/d)

Environmental Resources Management (ERM); Berlin; Vor Ort; EUR 8.700 - 13.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Environmental Resources Management (ERM) in Berlin sucht eine/n Werkstudent/in – Office Management zur Unterstützung des Bürobetriebs. Zu den Aufgaben gehören Büroverwaltung, Materialbestellung, Empfang von Besuchern und Organisation von Meetings.

Sie arbeiten flexibel bis zu 15 Stunden pro Woche. Erste Erfahrungen in Verwaltung oder Kundenkontakt sind vorteilhaft; gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie MS Office erforderlich.

Qualifikationen

• Immatrikulierter Studierender an einer Universität oder gleichwertigen Hochschule.
• Erste Erfahrungen in Verwaltung, Gastgewerbe, Büromanagement oder Kundenkontakt von Vorteil.
• Organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
• Proaktive, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Büroverwaltung und -koordination.
• Unterstützung bei täglichem Bürobetrieb.
• Verwaltung von Büromaterial und Bestellungen.
• Koordination von Wartungsanfragen und Lieferantenkontakt.
• Unterstützung bei facility-bezogenen Aktivitäten und Sicherstellung funktionsfähiger Büroräume.
• Beaufsichtigung gemeinsamer Büroressourcen und Ausstattung.
• Empfang von Besuchern und professionelles Besuchererlebnis.
• Unterstützung bei bürobezogenen Anliegen und Anfragen.
• Unterstützung bei Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Arbeitsplatzvorbereitung.
• Koordination von Ausgabe und Rückgabe von Büromitteln.
• Organisatorische Unterstützung interner Meetings und Teamveranstaltungen.
• Organisation von Besprechungsräumen und ggf. Catering/Logistik.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kunden- und Serviceorientierung

Zeitmanagement

Sorgfalt

Teamarbeit und Zusammenarbeit

Multitasking im Büro

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Werkstudent/in – Office Management (m/w/d)

Wir suchen eine/n Werkstudent/in – Office Management zur Unterstützung des täglichen Betriebs unseres Büros in Berlin. Die Stelle umfasst administrative, organisatorische und operative Unterstützung für Mitarbeiter, Besucher und die Geschäftsleitung und gewährleistet einen reibungslosen Bürobetrieb.

Hauptaufgaben

• - Büroverwaltung und -koordination
• - Unterstützung bei der täglichen Verwaltung und dem Betrieb des Büros.
• - Verwaltung des Büromaterials und Bestellungen nach Bedarf.
• - Koordination von Wartungsanfragen und Kontaktpflege mit externen Lieferanten und Dienstleistern.
• - Unterstützung bei facility-bezogenen Aktivitäten und Sicherstellung, dass die Büroräume organisiert und funktionsfähig bleiben.
• - Überwachung der gemeinsam genutzten Büroressourcen und -ausstattung.
• - Unterstützung von Mitarbeitern und Besuchern
• - Empfang von Besuchern und Gewährleistung eines professionellen Besuchererlebnisses.
• - Unterstützung der Mitarbeiter bei bürobezogenen Anliegen und Anfragen.
• - Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einschließlich der Vorbereitung des Arbeitsplatzes
• - Koordination der Ausgabe und Rückgabe von Büroausstattung, Zugangskarten und anderen Büromitteln.
• - Organisatorische Unterstützung
• - Unterstützung bei der Organisation interner Besprechungen, Teamveranstaltungen und Büroaktivitäten.
• - Unterstützung bei der Buchung und Vorbereitung von Besprechungsräumen.
• - Bei Bedarf Koordination des Caterings und der Logistik für Besprechungen und Veranstaltungen.
• - Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung, Ablage und Aktenführung.
• - Koordination von Lieferanten und Dienstleistern - Funktion als Ansprechpartner für Büroausstatter und Dienstleister.

Qualifikationen

• - Immatrikulierter Studierender an einer Universität oder einer gleichwertigen Hochschule.
• - Erste Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Gastgewerbe, Büromanagement oder im Kundenkontakt sind von Vorteil.
• - Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
• - Proaktive, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise.
• - Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• - Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
• - Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Schlüsselkompetenzen

• - Organisationsfähigkeit
• - Kunden- und Serviceorientierung
• - Zeitmanagement
• - Sorgfalt
• - Teamarbeit und Zusammenarbeit
• - Fähigkeit, in einem dynamischen Büroumfeld mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen

Arbeitszeit: Bis zu 15 Stunden pro Woche während des Semesters, vorbehaltlich der betrieblichen Erfordernisse.

#LI-FF1 ⠀

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