Vorzimmerkraft (w/m/d)

Julius Kühn-Institut (JKI); Quedlinburg; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss 23,–

VBL Altersvorsorge

vermögenswirksame Leistungen

Job summary

Julius Kühn-Institut (JKI) in Quedlinburg sucht eine Vorzimmerkraft (w/m/d) zur Unterstützung der Zentralabteilung. Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Aktenführung und die Bearbeitung zentraler E-Mails. Sie arbeiten zudem im Haushaltsreferat mit.

Voraussetzung ist eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation, gute Deutschkenntnisse und routinierte MS-Office-Kenntnisse. Die Stelle bietet Vollzeit (39 Wochenstunden) nach TVöD-Ost.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation im Verwaltungsbereich.
• Praktische Erfahrungen im Bereich Verwaltung/Haushaltung oder Personalhaushalt wünschenswert.
• Gute Kenntnisse des Haushaltsrechts auf Bundes- oder Landesebene.
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel; idealerweise barrierefreie Dokumente erstellen können.
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, Grundkenntnisse in Englisch.

Responsibilities

• Umsetzung von Büroorganisation, Terminverwaltung und Aktenführung.
• Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs der Zentralabteilung.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen und allgemeinen Schreibarbeiten.
• Allgemeine Büroarbeiten (Ablage, Aktenführung, Versand von Dokumenten).
• Mitarbeit im Haushaltsreferat: Prüfung von Unterlagen, Erstellung von Kassenanweisungen, Mitwirkung bei Haushaltsvoranschlag und Rechnungslegung.

Skills

Organisationstalent

strukturierte Arbeitsweise

Teamfähigkeit

gute Ausdrucksfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englisch-Grundkenntnisse

Education

Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder Büromanagement

Verwaltungsfachangestellte/r

Erfahrung in Vorzimmertätigkeiten

Tools

MS-Office

Excel

Job description

Vorzimmerkraft (w/m/d)

Bewerbungsfrist
11.11.2026

Standort
Quedlinburg

Vergütung
nach E 5 TVöD

Arbeitsumfang
39,0 h

Über uns

Das Julius Kühn-Institut (JKI) ist das Bundesforschungsinstitut für Kulturpflanzen im Geschäfts-bereich des BMLEH. An der Schnittstelle von Wissenschaft, Praxis und Politik entwickeln wir ressourcenschonende und resiliente Pflanzenbausysteme, um die Lebensgrundlagen von morgen zu sichern.

Die Zentralabteilung erledigt im Rahmen der rechtlichen Bestimmungen die administrativen Geschäfte des Bundesforschungsinstituts. Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das wissenschaftliche Exzellenz mit unmittelbarer gesellschaftlicher Wirkung verbindet.

Ihre Aufgaben

Vorzimmerkraft des Leiters der Zentralabteilung:

• Büroorganisation, Terminorganisation und -verwaltung, Aktenführung
• Betreuung des zentralen E-Mail-Postfaches der Zentralabteilung
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen
• allgemeine Schreibarbeiten (Texterstellung und Korrektur, Anlage barrierefreier Dokumente)
• allgemeine Büroarbeiten (Ablage, Rahmenaktenplan, Versand von Dokumenten)

Mitarbeit im Haushaltsreferat:

• Überprüfung von zahlungsbegründenden Unterlagen und Erstellung von Kassenanweisungen mittels eines DV-Buchungssystems
• Mitwirkung bei Haushaltsvoranschlag, Mittelbewirtschaftung und Rechnungslegung

Ihre Qualifikationen

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine gleichwertige abgeschlossene Berufsausbildung oder langjährige Erfahrung in Vorzimmertätigkeiten
• möglichst praktische Erfahrungen mit Verwaltungstätigkeiten (Personal, Haushalt usw.)
• fundierte Kenntnisse des Haushaltsrechts des Bundes oder Landes
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise sowie Fähigkeit zur interdisziplinären Zusammenarbeit und Teamfähigkeit
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Bürosoftware (MS-Office-Kenntnisse insbesondere Excel, idealerweise Erfahrungen mit der Erstellung barrierefreier Dokumente)
• gute Ausdrucksfähigkeit und gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie wenn möglich Grundkenntnisse in Englisch

Selbstständiges Arbeiten, persönliches Engagement, Belastbarkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit, Diskretion, gute Umgangsformen sowie sicheres Auftreten setzen wir voraus.

Das bieten wir

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle und interessante Tätigkeit in einer internationalen Arbeitsumgebung mit folgenden Rahmenbedingungen:

• Arbeitsumfang: Das Arbeitsverhältnis ist als Vollzeitbeschäftigung mit 39 Wochenstunden vorgesehen. Verschiedene Formen der Teilzeitbeschäftigung sind grundsätzlich möglich.
• Laufzeit: Das Beschäftigungsverhältnis kann zum frühestmöglichen Zeitpunkt begonnen werden und ist unbefristet.
• Tarifbindung: Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst-Ost (TVöD-Ost).
• Vergütung: Die auszuübenden Tätigkeiten ermöglichen bei Vorliegen der Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen eine Eingruppierung nach Entgeltgruppe E 5 TVöD.
• Weitere Vorteile: Bei einer Einstellung kann das Deutschlandticket als Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss von 23,28 € bezogen werden. Eine zusätzliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) sowie vermögenswirksame Leistungen.

Für offene Fragen steht Ihnen folgende Ansprechperson zur Verfügung.

Hans-Gerd Brelage
Tel.: [phone]
E-Mail: [e-mail]

Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung. Wir leben ein diverses und weltoffenes Miteinander. Das Julius Kühn-Institut verpflichtet sich zur Inklusion. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt.

Das JKI unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist seit 2021 Träger des Zertifikates audit berufundfamilie. Um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu unterstützen, bietet das JKI im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten u. a. flexible Arbeitszeitmodelle an. Weitere Informationen finden Sie hier.