Vorzimmerkraft im Büro der Gruppenleitung Z B (befristet)

Ministerpräsident & Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen; Düsseldorf; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifliche Vergütung TV-L E8

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Moderne technische Ausstattung

Gutes Arbeitsklima

Job summary

Die Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen sucht eine Vorzimmerkraft (m/w/d) im Büro der Gruppenleitung Z B „Recht, Religionsangelegenheiten, Stiftungen, Kabinett“ in Vollzeit. Die Stelle ist befristet bis zum 2. September 2028.

Hauptaufgaben sind Telefonmanagement, Post- und Terminkoordination, Recherchen und Besprechungsassistenz. Sie bringen eine abgeschlossene bürobezogene Ausbildung oder dreijährige einschlägige Berufserfahrung mit, sowie sichere MS-Office-Kenntnisse und Kenntnisse

Qualifications

• Abgeschlossene bürobezogene Ausbildung oder alternativ drei Jahre einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im büroorganisierenden Verwaltung
• Professionelle Anwenderkenntnisse moderner Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)
• Sehr gute MS Office 2024-Anwenderkenntnisse, insbesondere Word, Excel, Outlook
• Sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung

Responsibilities

• Allgemeine Vorzimmertätigkeit: Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten
• Postein- und -ausgang, E-Laufmappe, Terminkalender
• Besprechungsassistenz, Raumreservierung, Videokonferenzen, Catering, Besuch empfangen
• Datenmanagement: Kontakte, Wiedervorlagen, E-Akte
• Dienstreisen vorbereiten: Flüge, Hotel, Reisekosten
• Registraturassistenz: Aktenpflege, Aktenführung in der E-Akte
• Unterstützung im Referat Z B 1: Verfassungsgerichte, Staatsverträge, Statistiken
• Unterstützung im Referat Z B 2: Personalvertretungen, Postbearbeitung
• Unterstützung im Referat Z B 5: Verfahrensschritte Kleiner Anfragen

Skills

Telefon- und Videokonferenzsysteme

MS Office 2024 (Word, Excel, Outlook)

Deutschsprachige Rechtschreibung

Education

Abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement; Justizfachangestellte; Verwaltungsfachangestellte)

Job description

Im Geschäftsbereich des Ministerpräsidentendes Landes Nordrhein-Westfalen

ist im Büro der Gruppenleitung Z B „Recht, Religionsangelegenheiten, Stiftungen, Kabinett“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Funktion einer Vorzimmerkraft (m/w/d) in Vollzeit zu besetzen. Die Einstellung ist im Rahmen einer Sachgrundbefristung bis zum 2. September 2028 vorgesehen.

Was den Arbeitsplatz besonders macht:

Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen. Der Gruppe Z B obliegen eine Vielzahl von Querschnittsaufgaben, die von der Beantwortung unterschiedlichster Rechtsfragen und der Begleitung aller Gesetzgebungsvorhaben des Landes über den Kontakt zu Kirchen und Religionsgemeinschaften in Nordrhein-Westfalen bis hin zu der Vorbereitung und Organisation der wöchentlichen Sitzungen des Landeskabinetts reichen. Zugleich liegt die Betreuung der Plenarsitzungen des Landtags und der Parlamentarischen Untersuchungsausschüsse in der Zuständigkeit der Gruppe. Auch das ressortübergreifende Vorhaben der Digitalisierung des Gesetzgebungsprozesses ist hier verankert. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit ergeben sich aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung sowie aus tagesaktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen.

Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer. Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.

Um welche Aufgaben geht es konkret?

An diesem Arbeitsplatz sind im wesentlichen folgende Aufgaben wahrzunehmen:

A) Allgemeine Vorzimmertätigkeit:

• Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten
• Bearbeitung und Weiterleitung des (elektronischen) Postein- und Postausgangs einschließlich der Nutzung der E-Laufmappe
• Terminmanagement
• Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
• Besprechungsassistenz (Vor- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Buchung von Videokonferenzen, Catering organisieren, Besucher empfangen)
• Zusammenstellung von Terminvorbereitungen (auch digital)
• Datenmanagement (Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler, Veraktung in der E-Akte)
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von In- und Auslandsflügen, Hotelreservierung, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung)
• Registraturassistenz (insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten, Veraktungen in der E-Akte, lose Blattsammlungen)
• Betreuung der juristischen Handbibliothek
• Materialmanagement
• Vertretung im Vorzimmer der Abteilungsleitung Z und Gruppenleitung Z A

B) Referatsbezogene Aufgaben:

im Referat Z B 1

• Zuarbeit bei
• Verfassungsgerichtlichen Beschwerden
• Staatsverträge/Ratifizierungsurkunden
• Ständige Vertragskommission (Lindauer Abkommen)
• Erstellung von Statistiken/Übersichten zu Vertragsverletzungsverfahren, Europäische Rechtsetzung/Freisteinhaltung)
• Weiterleitung des Postein- und Postausgangs
• Fertigen von Schreiben

im Referat Z B 2:

• Bearbeitung von Kfz-Unfallschäden
• Unterstützung bei der Wahl zu Personalvertretungen
• Bedarfsabhängige Unterstützung in weiteren Bereichen (Postbearbeitung, Fertigung von Schreiben, Erstellung von Vorlagenmappen, Mitteilung von Landtagsterminen in Bezug auf Gesetzgebungsverfahren)

im Referat Z B 5

• Übernahme einzelner Verfahrensschritte in dem Verfahren der Bearbeitung Kleiner Anfragen im Eingangs- und Freigabeverfahren (Betreuung und Organisation des Medienbruchs)

Was bringen Sie mit?

Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:

• abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung
• professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)
• sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2024, insbesondere in Word, Excel, Outlook
• sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung

Von Vorteil sind:

• hauptberufliche Tätigkeit im Bereich Sekretariat/Vorzimmerdienst in einem Leitungsbüro
• Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und die Bereitschaft, deren Nutzung mit Blick auf die konkreten Anforderungen zu optimieren
• Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung
• Kenntnisse in der Anwendung der E-Verwaltungsarbeit (E-Akte und E-Laufmappe)

Daneben werden insbes. folgende übergreifende Kompetenzen erwartet:

• ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
• gute Kommunikationsfähigkeit
• hohe Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
• gute Organisationsfähigkeit
• freundliches und verbindliches Auftreten
• hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Was wir bieten:

• einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• tarifliche Vergütung (TV-L); Eingruppierung auf diesem Arbeitsplatz in die Entgeltgruppe 8 TV-L
• Jahresssonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• moderne technische Ausstattung
• attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
• gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

Hier noch einige rechtliche Rahmenbedingungen und Hinweise:

Bewerbungen von Personen mit einem Bachelor-/Masterabschluss oder einer vergleichbaren Qualifikation, die diese für eine höhere Funktionsebene (vgl. Laufbahngruppe 2.1 oder 2.2.) qualifiziert, können für diese Stelle nicht berücksichtigt werden.

In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen. Auch eine Besetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells ist möglich.

Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren:

Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung.

Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen - vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt.

Eine Abbildung der Vielfalt in unserer Gesellschaft bei unseren Beschäftigten ist uns wichtig.

Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.