Vorstandsassistenz & Office Management. (m/w/d)

ODAV AG; Bayern; Hybrid; EUR 50.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Attraktive Vergütung

Zusammenfassung

ODAV AG sucht eine erfahrene Assistenz auf Vorstandsebene zur tatkräftigen Unterstützung des Vorstands. Die Position umfasst Organisation, Terminplanung, Reisekoordination und die Erstellung von Unterlagen.

Sie arbeiten eng mit Führungskräften, Mitarbeitenden, Partnern und Gremien zusammen, nutzen moderne digitale Werkzeuge und KI-Anwendungen zur Prozessoptimierung und gestalten interne Veranstaltungen aktiv mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz auf Geschäftsführungs-/Vorstandsebene.
• Organisationsgeschick, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.

Aufgaben

• Vertrauensvolle und professionelle Unterstützung des Vorstands in organisatorischen, administrativen und strategischen Aufgabenstellungen.
• Eigenständige Steuerung des Vorstandsbüros und Koordination komplexer Termine, Sitzungen und Reisen.
• Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats-, Vorstands- und Kundenterminen.
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Korrespondenz.
• Koordination und Nachverfolgung von Maßnahmen aus Besprechungen und Projekten.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

MS 365

KI-Anwendungen

Serviceorientierung

Eigeninitiative

Umsetzungsstärke

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung/Studium

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Als innovativer Technologiepartner des Handwerks unterstützt die ODAV AG seit über 50 Jahren Handwerksbetriebe und deren Organisationen mit hochwertigen Software-Lösungen und IT-Dienstleistungen.

Als innovativer Technologiepartner des Handwerks unterstützt die ODAV AG seit über 50 Jahren Handwerksbetriebe und deren Organisationen mit hochwertigen Software-Lösungen und IT-Dienstleistungen.

Aufgaben

• Vertrauensvolle und professionelle Unterstützung des Vorstands in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Aufgabenstellungen
• Eigenständige Steuerung des Vorstandsbüros und vorausschauende Koordination komplexer Termine, Sitzungen und Reisen
• Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats-, Vorstands-, Gremien- und Kundenterminen
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Korrespondenz
• Koordination und Nachverfolgung von Maßnahmen aus Besprechungen und Projekten
• Schnittstelle zu Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden, Gesellschaftern, Aufsichtsräten und externen Partnern
• Unterstützung bei strategischen, organisatorischen und digitalen Veränderungsprojekten
• Aktive Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung von Prozessen und Abläufen
• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Management-Meetings

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
• Souverändes Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und modernen digitalen Arbeitsmethoden
• Offenheit für neue Technologien und Interesse am produktiven Einsatz von KI-Lösungen
• Hohe Serviceorientierung, Eigeninitiative und Umsetzungsstärke

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit engem Austausch zum Vorstand
• Eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten und die Chance, aktiv an der Weiterentwicklung des Unternehmens mitzuwirken
• Flexible Arbeitszeiten (Vertrauensarbeitszeit) und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Attraktive Vergütung sowie Zusatzleistungen (Gehaltsrahmen gemäß ODAV Karrieremodell: 50.000 - 65.000 € p.a. inkl. Benefits)
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Ein kollegiales Umfeld mit hoher Wertschätzung und offener Unternehmenskultur