Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für die Leitung der Scanstelle

Regierung von Oberbayern; Bayern; Vor Ort; EUR 46.000 - 59.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Ballungsraumzulage München

Zusammenfassung

Regierung von Oberbayern sucht eine/n Verwaltungsmitarbeiter/in für die Leitung der Scanstelle am Standort München. Sie führen ein 20-köpfiges Team und verantworten die fachliche Steuerung der Scanprozesse inkl. Vorsortierung, Klassifizierung und Archivierung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Softwarebetreuung, die Entwicklung von Workflows, Qualitätskontrollen und die fristgerechte Abarbeitung der Tagesaufträge sowie die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Qualifikationen

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) bzw. Beschäftigtenlehrgang I in der Inneren Verwaltung
• Eine artverwandte abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement)
• Sichere Beherrschung der MS-Office-Produkte (Outlook, Word, Excel) und gängiger EDV-Anwendungen
• Planungs- und Organisationsfähigkeit, selbstständiges Arbeiten und Teamorientierung
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und Rechtschreibkenntnisse auf hohem Niveau

Aufgaben

• Fachliche Leitung der Scanstelle mit einem Team von 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Unterstützung bei Vorsortierung, Klassifizierung und Aufbereitung der Eingangspost sowie Verarbeitung von Scanaufträgen und deren Archivierung bzw. Rückversand und Ablage in der eAkte
• Scannen mit unterschiedlichen Scannern
• Qualitätskontrolle hinsichtlich Vollständigkeit, Übereinstimmung und Lesbarkeit
• Entwicklung und Anpassung von Workflows in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen mit Fokus auf die Abläufe der Scanstelle
• Einteilung und Überwachung der fristgerechten Abarbeitung der täglichen Scanaufträge
• Betreuung der Scansoftware-Umgebung, sowie des Testsystems
• Verarbeitung von Fehlern in der Scan-Software und Unterstützung bei der Einarbeitung der Mitarbeitenden
• Unterstützung bei der Reorganisation der Scanstelle im Rahmen der Behördenteilverlagerung

Kenntnisse

Planungs- und Organisationsfähigkeit

Teamorientierung

Hohe Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Selbstständiges Arbeiten

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung

Beschäftigtenlehrgang I in der Inneren Verwaltung

Tools

MS Office

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

eAkte

Jobbeschreibung

Oberbayern mitgestalten
Wir sind eine moderne, leistungsfähige und zukunftsorientierte Behörde in München mit über 2.000 Beschäftigten und verschiedenen Standorten in Oberbayern. Als Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger, Kommunen, Behörden und Verbände tragen wir in einem vielfältigen Aufgabenspektrum zum Wohl der Allgemeinheit und des Einzelnen in Oberbayern bei. Verantwortungsbewusst sorgen wir für einen gerechten Ausgleich zwischen den unterschiedlichen öffentlichen und privaten Interessen.

Oberbayern mitgestalten
Wir sind eine moderne, leistungsfähige und zukunftsorientierte Behörde in München mit über 2.000 Beschäftigten und verschiedenen Standorten in Oberbayern. Als Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger, Kommunen, Behörden und Verbände tragen wir in einem vielfältigen Aufgabenspektrum zum Wohl der Allgemeinheit und des Einzelnen in Oberbayern bei. Verantwortungsbewusst sorgen wir für einen gerechten Ausgleich zwischen den unterschiedlichen öffentlichen und privaten Interessen.

Für unser Sachgebiet Z1 - Organisation

suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen

Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für die Leitung der Scanstelle

für den Standort in München

Die Scanstelle unterstützt alle Bereiche der Regierung von Oberbayern beim Einscannen und der Digitalisierung von Dokumenten und Unterlagen.

Ihre Neuen Aufgaben

• Fachliche Leitung der Scanstelle mit einem Team von 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Unterstützung bei der Vorsortierung, Klassifizierung und Aufbereitung der Eingangspost, sowie Verarbeitung von Scnaufafträgen und deren Archivierung bzw. Rückversand und Ablage in der eAkte
• Scannen mit unterschiedlichen Scannern
• Qualitätskontrolle hinsichtlich Vollständigkeit, Übereinstimmung und Lesbarkeit
• Entwicklung und Anpassung von Workflows in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen mit Fokus auf die Abläufe der Scanstelle
• Einteilung und Überwachung der fristgerechten Abarbeitung der täglichen Scanaufträge
• Betreuung der Scansoftware-Umgebung, sowie des Testsystems
• Verarbeitung von Fehlern in der Scan-Software und Unterstützung bei der Einarbeitung der Mitarbeitenden
• Unterstützung bei der Reorganisation der Scanstelle im Rahmen der Behördenteilverlagerung

Folgende Qualifikationen Setzen Wir Voraus

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur oder zum Verwaltungsfachangestellen (m/w/d) bzw. erfolgreich abgelegter Beschäftigtenlehrgang I in der Inneren Verwaltung oder
• Eine artverwandte erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf (z. B. als Kauffrau oder Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement (m/w/d))
• Sichere Beherrschung der aktuellen MS-Office-Produkten (Outlook, Word, Excel), gute Kenntnisse gängiger EDV-Anwendungen und des Dokumentenmanagementsystems sowie die Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
• Planungs- und Organisationsfähigkeit, Bereitschaft zu selbständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten, Teamorientierung
• Hohe Kommunikationsfähigkeit, soziale Kompetenz, insbesondere Team- und Konfliktfähigkeit
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse, Sprachkenntnisse mindestens Niveau C1
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit

Darüber Hinaus Wünschen Wir Uns

• Weiterbildung oder Erfahrung in DMS, OCR, Scan-Workflows oder Datenschutz
• Führungserfahrung
• Technische Affinität bei der Bearbeitung von Fehlermeldungen
• Aufgeschlossenheit in der Zusammenarbeit mit gehörlosen und gehörgeschädigten Mitarbeitenden

Wir Bieten

• Für Bewerberinnen und Bewerber als Tarifbeschäftigte besteht die Möglichkeit einer Eingruppierung in die Entgeltgruppe 9a TV-L;

nähere Informationen finden Sie z. B. unter www.oeffentlicher-dienst.info

• Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• Alle unsere Standorte verfügen über eine sehr gute Verkehrsanbindung.

Darauf Dürfen Sie Sich Freuen

• Wertschätzenden Umgang zwischen Führungskräften und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Hauseigene Kinderkrippe (in der Maximilianstraße in München)
• Attraktive Sozialleistungen wie zum Beispiel eine betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, gegebenenfalls Ballungsraumzulage für den Verdichtungsraum München
• Jahressonderzahlung
• JobBike Bayern
• Kooperationsvereinbarung mit Anbieter für Sportmöglichkeiten für eine vergünstigte Mitgliedschaft („Fitness-Flatrate“)
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt Ihnen gerne Frau Holst, Tel. [phone].

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen unter Angabe der Kennziffer Z2.1-13 (26) gerne Frau Burghardt unter [phone] zur Verfügung.

Die Regierung von Oberbayern fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (m/w/d). Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) mit Schwerbehinderung werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.

Datenschutzrechtliche Hinweise nach Art. 13 DSGVO