Verwaltungsmitarbeiter/Verwaltungsmitarbeiterinnen (m/w/d)

Max Weber Stiftung; Bonn; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein internationales Forschungsinstitut mit Sitz in Tokyo sucht erfahrene Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Vollzeit. Die Stelle erfordert muttersprachliche Japanischkenntnisse sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Zu den Aufgaben gehören die Veranstaltungsorganisation, Unterstützung bei Beschaffungen, Personalverwaltung und Kommunikation mit Behörden. Wir bieten ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, attraktive Vergütung und die Möglichkeit zur Teilnahme an internationalen Projekten.

Leistungen

Ein wertschätzendes, internationales Arbeitsumfeld

Attraktive Vergütung gemäß Gehaltsschema

24 Urlaubstage pro Jahr

Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten

Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Muttersprachliche Japanischkenntnisse sind erforderlich.
• Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch sind notwendig.
• Erfahrungen im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich sind von Vorteil.

Aufgaben

• Veranstaltungsorganisation und -durchführung.
• Unterstützung bei Beschaffung und Vergabe von Aufträgen.
• Kommunikation mit japanischen Behörden und Partnern.
• Pflege des Inventars und Gästebetreuung.

Kenntnisse

Muttersprachliche Japanischkenntnisse

Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache

Erfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich

Eventmanagement

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Tools

Gängige Bürosoftware

Jobbeschreibung

Das Deutsche Institut für Japanstudien ist ein deutsches Forschungsinstitut mit Sitz in Tokyo. Es ist Teil der in Deutschland ansässigen, öffentlich-rechtlichen Max Weber Stiftung mit insgesamt 11 Partnerinstituten weltweit. Finanziert werden wir durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt.

Das Deutsche Institut für Japanstudien sucht zum 1. April 2026 in Vollzeit eine/n oder zwei.

Verwaltungsmitarbeiter/Verwaltungsmitarbeiterinnen (m/w/d)

Es handelt sich um eine bis zwei Vollzeitstellen (jeweils 40 Wochenstunden), die zunächst auf zwei Jahre befristet sind. Eine Entfristung ist möglich. Der Dienstort ist Tokyo. Die Positionen bieten durch ihre Internationalität, die Nähe zur wissenschaftlichen Forschung und das breite Tätigkeitsspektrum ein besonders spannendes Arbeitsumfeld.

Das Aufgabenspektrum umfasst insbesondere folgende Bereiche:

• Veranstaltungsorganisation und -durchführung (Eventmanagement)
• Unterstützung bei Beschaffung und Vergabe von Aufträgen an japanische Unternehmen und Partner
• Unterstützung bei der Personalverwaltung für lokal beschäftigte Mitarbeiter:innen
• Unterstützung bei japanischen Bankvorgängen
• Kommunikation mit japanischen Behörden, Unternehmen, Kooperationspartnern etc.
• Unterstützung bei Visaangelegenheiten
• Pflege und Verwaltung des Inventars
• Gästebetreuung und Sekretariatsaufgaben (Empfang, Telefon, Post etc.)
• Allgemeine organisatorische Aufgaben zur Unterstützung des Instituts

Hinweis: Die Verteilung der Aufgaben erfolgt abhängig von Qualifikation, Erfahrung und der finalen Stellenbesetzung. Die Entscheidung über den konkreten Zuschnitt der Stelle(n) wird auf Grundlage der eingegangenen Bewerbungen getroffen. Bewerber:innen müssen nicht alle Aufgabenbereiche abdecken, bitte nennen Sie uns Ihre gewünschten Schwerpunkte.

Einstellungsvoraussetzungen:

• muttersprachliche Japanischkenntnisse
• sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
• sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware

Wir erwarten:

• Erfahrungen im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich bzw. im Eventmanagement
• Berufserfahrung im wissenschaftsnahen Umfeld
• ein hohes Maß an Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Serviceorientierung
• Bereitschaft zur Mitarbeit in einem multikulturellen Team
• grundsätzliche Bereitschaft zur Teilnahme an Abendveranstaltungen (nach Absprache)

Wir bieten:

• ein wertschätzendes, internationales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kollegialer Arbeitsatmosphäre
• eine attraktive Vergütung auf Grundlage des Gehaltsschemas für lokal beschäftigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Deutschen Botschaft Tokyo
• 24 Urlaubstage pro Kalenderjahr
• Nach Ablauf der Probezeit die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten in begrenztem Umfang
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• einen attraktiven Arbeitsplatz im Zentrum Tokyos mit sehr guter Verkehrsanbindung

Die Max Weber Stiftung ist eine familienfreundliche Arbeitgeberin, der die Vereinbarkeit von Familie und Beruf besonders am Herzen liegt. Fragen hierzu beantworten wir gerne unter [e-mail]. Gemäß den gesetzlichen Zielen stellen wir bei gleicher Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber vor anderen ein.

Bewerberinnen und Bewerber ohne japanische Staatsangehörigkeit benötigen ein Arbeitsvisum. Bei der Beantragung des Arbeitsvisums ist das DIJ behilflich. Aus steuerlichen Gründen muss die Bewerberin / der Bewerber zum Zeitpunkt der Stellenausschreibung nachweislich in Japan ansässig sein.

Die Auswahlgespräche finden voraussichtlich am 19. und 20. Januar 2026 statt.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Zeugnisse und Lebenslauf) und gerichtet an den Direktor des DIJ, Prof. Dr. Franz Waldenberger, sind in einer pdf-Datei bis zum 8. Januar 2026 über die Bewerbungsplattform einzusenden.

Bei Fragen zur Ausschreibung und zum Stellenprofil wenden Sie sich bitte an unsere Verwaltungsleiterin, Elisabeth Köller ([e-mail]).