Verwaltungsbeschäftigte*r, Sekretariat (w/m/d)

RWTH Aachen University; Aachen; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

RWTH Aachen University sucht eine/n Verwaltungsmitarbeiter/in am Lehr- und Forschungsgebiet Berg-, Umwelt- und Europarecht. Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben, Reisekostenabrechnungen, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Personalangelegenheiten und Bibliotheksbetreuung.

Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Bürobereich, sehr gute Office-Kenntnisse, idealerweise Kenntnisse der Hochschulstrukturen sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Sehr gute Kenntnisse in der Büroorganisation und im Bereich Office-Anwendungen.
• Idealerweise Kenntnisse über Organisation, Strukturen und Prozesse an der Hochschule.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Idealerweise Vorkenntnisse im Bereich Konferenzorganisation.
• Hohe Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten: Ablage, Reisevor- und -nachbereitung, Reisekostenabrechnungen, Mitarbeit bei Buchhaltung, Postbearbeitung, Kalenderführung der Leitung, Beschaffungs- und Inventarangelegenheiten.
• Administrative Abwicklung von Personalangelegenheiten, einschließlich Einstellungsanträgen für wissenschaftliches Personal sowie studentische Hilfskräfte.
• Führen der Bibliothek des Lehr- und Forschungsgebiets und Betreuung von RWTH-Publications.
• Organisation von Veranstaltungen (Meetings, Seminare, Kolloquien): Einladung, Protokolle, Bewirtung.
• Pflege der Instituts-Webseite; Unterstützung im Bereich Lehrorganisation sowie Mitarbeit an Publikationen.

Kenntnisse

Office organisation

Büroorganisation

Englischkenntnisse

Konferenzorganisation

Servicebereitschaft

Ausbildung

Berufsausbildung Verwaltungs-/Bürobereich

Jobbeschreibung

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet zunächst auf ein Jahr.
Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 2 bzw. Abs. 3 Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG). Diese Stelle kann daher nicht mit Personen besetzt werden, die schon einmal in einem Arbeitsverhältnis zur RWTH Aachen University gestanden haben. Ausnahmen gibt es für Personen, die das 52. Lebensjahr vollendet haben und beschäftigungslos sind.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 6, je nach persönlicher Qualifikation.

Unser Profil

Am Lehr- und Forschungsgebiet Berg-, Umwelt- und Europarecht (Prof. Dr. Walter Frenz) befassen wir uns insbesondere mit aktuellen rechtlichen Fragestellungen im Europarecht, Klimaschutzrecht, Rohstoffrecht, öffentlichen Recht und zur Künstlichen Intelligenz. Möchten Sie Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre aussägekräftige Bewerbung.

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Bürobereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• sehr gute Kenntnisse in der Büroorganisation und im Bereich der Office Anwendungen
• idealweise Kenntnisse über die Organisation, Strukturen und Prozesse an der Hochschule
• sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse
• idealweise Vorkenntnisse im Bereich der Konferenzorganisation
• hohe Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität

Ihre Aufgaben

• allgemeine Sekretariatstätigkeiten: Ablage, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen inkl. Reisekostenabrechnungen, Mitarbeit bei der Buchhaltung, Postbearbeitung, Führen des Kalenders der Leitung, Beschaffungsangelegenheiten/Inventarangelegenheiten, Führung und Überwachung diverser Listen des Institutes
• administrative Abwicklung von Personalangelegenheiten, einschließlich der Erstellung von Einstellunganträgen für wissenschaftliches Personal sowie aller studentischen Hilfskräfte
• Führen der Bibliothek des Lehr- und Forschungsgebiets und Betreuung von RWTH-Publications
• Organisation von Veranstaltungen (Meetings, Seminare, Kolloquien): Einladung, Protokolle, Bewirtung
• Pflege der Instituts-Webseite
• Unterstützung im Bereich Lehrorganisation sowie Mitarbeit an Publikationen in Form von Texteingaben, Korrekturen, Formatierung, Lektorat und Tippen von Diktaten

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Darüber hinaus steht allen Beschäftigten der RWTH Aachen die Online-Plattform „Corporate Benefits“ mit vielfältigen Preisnachlässen auf Produkte und Dienstleistungen diverser Anbieter*innen zur Verfügung.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Unter https://www.rwth-aachen.de/bewerbung/dsgvo-information finden Sie Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Besoldung / Entgelt

bis zu EG 6, je nach persönlicher Qualifikation