Verwaltungsbeschäftigte/r für das Sekretariat (w/m/d)

RWTH Aachen Elektrotechnik; Aachen; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Die RWTH Aachen Elektrotechnik sucht eine/n Verwaltungsbeschäftigte/n für das Sekretariat des MCC-Lehrstuhls. Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit zu besetzen.

Hauptaufgaben umfassen Assistenz der Institutsleitung, Korrespondenz in Deutsch und Englisch sowie Termin- und Reiseorganisation. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, arbeiten organisiert, zuverlässig und teamfähig, haben gute PC-Kenntnisse (MS Office) und Bereitschaft, sich in weitere Programme einzuarbeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse erforderlich.
• Organisierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise; Teamfähigkeit wird vorausgesetzt.

Responsibilities

• Assistenz der Institutsleitung
• Schriftliche und mündliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Terminorganisation und -koordination
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen
• Administrative Unterstützung der Lehr- und Veröffentlichungstätigkeiten am Institut
• Erstellung von Anträgen (z. B. Einstellungsanträge, Weiterbeschäftigungsanträge) für Hilfskräfte
• Aktenführung, Datenablage und Archivierungen
• Unterstützung buchhalterischer Prozesse
• Unterstützung bei Organisation von Tagungen, Workshops und Konferenzen

Skills

Teamplayer

MS Office

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Anbieter

Lehrstuhl für Mobile Communications and Computing

Unser Profil

Der Lehrstuhl Mobile Communications and Computing (MCC), unter der Leitung von Prof. Petrova lehrt und forscht in dem Bereich der modernen Kommunikationstechnologien und Drahtlose systeme. Insbesondere untersuchen wir Systeme und Methoden, die eine zuverlässige, nahtlose und ultraschnelle Kommunikation ermöglichen. Wir arbeiten an grundlegend neuen Ansätzen für den Spektrumszugang basierend auf dynamischem Spectrum Sharing und co-Existenz, Kommunikation in mmW-Frequenzen und Netzwerkintelligenz. Wir verfolgen einen interdisziplinären Ansatz mit einer ausgewogenen Kombination aus theoretischer Modellierung, algorithmischer Entwicklung, Systemimplementierung und experimenteller Validierung.

MCC ist international geprägt mit Mitarbeiter aus etwa 10 unterschiedliche Länder, deshalb wird hier vor allem Englisch gesprochen. Zu der Unterstützung unsere Aktivitäten und zur Optimierung der Arbeitsabläufe im Büro suchen wir eine Verwaltungsbeschäftigte/einen Verwaltungsbeschäftigten für das Sekretariat.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie arbeiten organisiert, zuverlässig und selbständig. Sie sind auch eine gute/ein guter Teamplayer. Sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) setzen wir voraus, ebenso die Bereitschaft, sich in weitere Softwareanwendungen einzuarbeiten. Da Sie in einem internationalen Umfeld arbeiten, sind neben sehr guten Deutschkenntnissen auch gute Englischkenntnisse erforderlich. Kenntnisse in der Verwaltung der RWTH (oder einer anderen Hochschule) sind wünschenswert.

Ihre Aufgaben

• Assistenz der Institutsleitung
• Schriftliche und mündliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Terminorganisation und -koordination
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen
• Administrative Unterstützung der Lehr- und Veröffentlichungstätigkeiten am Institut
• Erstellung von Anträgen (z. B. Einstellungsanträge, Weiterbeschäftigungsanträge etc.) für Hilfskräfte und Beschäftigte
• Aktenführung, Datenablage und Archivierungen
• Unterstützung buchhalterischer Prozesse
• Unterstützung bei der Organisation von Tagungen, Workshops und Konferenzen.

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.

Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung ermöglicht werden.

Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.

Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 6, je nach persönlicher Voraussetzung.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.

Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.

Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

Darüber hinaus steht allen Beschäftigten der RWTH Aachen die Online-Plattform "Corporate Benefits" mit vielfältigen Preisnachlässen auf Produkte und Dienstleistungen diverser Anbieter*innen zur Verfügung.

Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.

Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.

Unter finden Sie Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Bewerbung

V000011590

02.11.2026