Verwaltungsassistenz für eine Freiwilligenorganisation

Freunde alter Menschen e. V.; Berlin; Vor Ort; Vertraulich; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Fortbildungsmöglichkeiten

Flache Hierarchien im Team

Vergütung nach TV-L Entgeltgruppe 9b (

Zusammenfassung

Freunde alter Menschen e.V. – les petits frères des Pauvres sucht zur Weiterentwicklung eines Besuchsprojekts in Berlin eine Verwaltungsassistenz in Teilzeit (30 Stunden pro Woche).

Die Stelle stärkt die Berliner Standortkoordination durch Büroorganisation, Datenpflege und Freiwilligenmanagement. Zu den Aufgaben gehörendie Organisation von Informationsveranstaltungen, Erstellung von Monatsstatistiken sowie die Unterstützung von Freiwilligen und Besuchspartnerschaften.

Qualifikationen

• Erfahrung in Verwaltung, Büroorganisation, Projektkoordination.
• Freude an strukturierter Arbeit, Dokumentation und Datenpflege.
• Zuverlässige, genaue und eigenständige Arbeitsweise.
• Freundliche Kommunikation am Telefon und per E-Mail.
• Erfahrung mit Datenbanken ideal.
• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort im Berliner Büro.
• Bereitschaft, Veranstaltungen außerhalb Bürozeiten zu unterstützen.

Aufgaben

• Büroorganisation am Berliner Standort, inklusive Telefonannahme, Bearbeitung der allgemeinen Berliner E-Mail-Adresse, Dokumentation von Anfragen.
• Pflege und Aktualisierung unserer Datenbank insbesondere zu Freiwilligen, Alten Freunden und bestehenden Besuchspartnerschaften.
• Unterstützung im Freiwilligenmanagement, z.B. Versand von Informationen und Freiwilligenvereinbarungen.
• Organisation und Begleitung von Infoveranstaltungen, Terminpflege auf der Internetseite.
• Erstellung von Monatsstatistiken, Unterstützung bei Jahresberichten und Auswertungen.
• Unterstützung bei Aktionen, Freiwilligenbörsen, Infoständen, Netzwerktreffen.
• Protokollführung bei Teamsitzungen und Koordinationsmeetings.
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Recherche, Kassenabrechnung, Materialvorbereitung.

Kenntnisse

Verwaltung

Büroorganisation

Projektkoordination

Dokumentation

Datenpflege

Telefon & E-Mail-Kommunikation

Office-Programme

Datenbankerfahrung

Arbeit mit älteren Menschen

Teamfähigkeit

Tools

Office-Programme (z.B. MS Office, Outlook)

Jobbeschreibung

Internationale Freiwilligen-Organisation sucht zum 01.10.2026 eine Verwaltungsassistenz in Teilzeit (30h Woche) zur Weiterentwicklung eines Besuchsprojekts für alte Menschen in Berlin.

Freunde alter Menschen e.V. – les petits frères des Pauvres ist eine Freiwilligen-Organisation mit internationaler Ausrichtung. Ursprünglich in Frankreich gegründet. In Deutschland sind wir seit 1991 aktiv und agieren derzeit in Berlin, Hamburg, Frankfurt, Köln, München und Dresden.

Wir stiften Besuchspartnerschaften zwischen Freiwilligen und einsamen Menschen über 70 Jahren. Unser Anliegen ist es, dauerhafte Freundschaften zu schaffen, die auf gegenseitigem Respekt aufbauen.

Die Stelle unterstützt die Berliner Standortkoordination bei der Organisation der laufenden Aufgaben. Im Mittelpunkt stehen Büroorganisation, Kommunikation, Datenpflege, Veranstaltungen und die verlässliche Unterstützung der Arbeit mit Freiwilligen, Alten Freunden und Besuchspartnerschaften.

Aufgaben

• Büroorganisation am Berliner Standort, inklusive Telefonannahme, Bearbeitung der allgemeinen Berliner E-Mail-Adresse, Dokumentation von Anfragen und Weiterleitung an Zuständige.
• Pflege und Aktualisierung unserer Datenbank insbesondere zu Freiwilligen, Alten Freunden und bestehenden Besuchspartnerschaften
• Unterstützung im Freiwilligenmanagement, z. B. durch Versand von Informationen, Registrierungslinks und Freiwilligenvereinbarungen sowie bei Bedarf durch Unterstützung von Erstgesprächen
• Organisation und Begleitung von Infoveranstaltungen, inklusive Terminpflege auf der Internetseite
• Erstellung von Monatsstatistiken, Unterstützung bei Jahresberichten und Auswertungen für Vorstand, Fundraising und Kommunikation
• Unterstützung bei Aktionen, Freiwilligenbörsen, Infoständen, Netzwerktreffen und Veranstaltungen im Berliner Büro
• Unterstützung der Freiwilligenteams sowie Protokollführung bei Teamsitzungen, Koordinationsmeetings und Netzwerktreffen
• Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie Recherche, Kassenabrechnung, Weiterleitung von Ausgaben an die Buchhaltung, Vorbereitung von Materialien und Geburtstagsgrüße.
• Vertretungsaufgaben bei Urlaub oder Krankheit nach interner Abstimmung

Qualifikation

• Erfahrung in Verwaltung, Büroorganisation, Projektkoordination oder vergleichbaren Aufgaben
• Freude an strukturierter Arbeit, Dokumentation und Datenpflege
• zuverlässige, genaue und eigenständige Arbeitsweise
• freundliche und klare Kommunikation am Telefon und per E-Mail
• sicherer Umgang mit Office-Programmen, Excel und digitalen Tools
• idealerweise Erfahrung mit Datenbanken
• Interesse an der Arbeit mit älteren Menschen und Freiwilligen
• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort im Berliner Büro (Homeoffice ist für diese Stelle nicht vorgesehen)
• Bereitschaft, gelegentlich Veranstaltungen oder Termine außerhalb klassischer Bürozeiten zu unterstützen

Benefits

• ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einer sinnstiftenden Organisation
• eine wichtige unterstützende Rolle im Berliner Standortteam
• enge Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Standortkoordination
• viel Kontakt zu Freiwilligen, älteren Menschen, Netzwerkpartner und Kolleginnen
• ein sympathisches Team mit flachen Hierarchien
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Vergütung in Anlehnung an TV-L Entgeltgruppe 9b, Stand 2024