Verwaltungsangestellte*r (w/m/d)

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Heidelberg; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Universität in Deutschland sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Verwaltungsangestellte oder einen Verwaltungsangestellten für die zentrale Aufgabenverwaltung eines Forschungsverbundes. Zu Ihren Aufgaben gehören die Finanzverwaltung, Personaladministration und Organisation von Veranstaltungen. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eine Ausbildung im Verwaltungsbereich sind erforderlich. Die Stelle bietet ein kollegiales und internationales Arbeitsumfeld sowie Weiterbildungsangebote.

Leistungen

Bezuschusstes Deutschlandticket

Vergünstigter Parkplatz

Weiterbildungsangebote

Qualifikationen

• Erfahrung in der administrativen Koordination wünschenswert.
• Selbstständiges, eigenverantwortliches und strukturiertes Arbeiten erforderlich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt.

Aufgaben

• Finanzverwaltung und Buchführung für den Forschungsverbund.
• Personaladministration für akademische Mitarbeiter*innen.
• Organisation und Abwicklung von Workshops und Konferenzen.

Kenntnisse

Finanzverwaltung

Personaladministration

Korrespondenz auf Deutsch und Englisch

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Ausbildung im Verwaltungsbereich

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Verwaltungsangestellte*r (w/m/d)

Arbeitgeber: Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung

• Beginn ab 19.01.2026

Arbeitsort

Heidelberg, Neckar

Anstellungsart

Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Berufsbezeichnung

• Kaufmann/-frau - Büromanagement

Stellenbeschreibung

Der an der Universität Heidelberg angesiedelte Sonderforschungsbereich 1671 „Heimat(en): Phänomene, Praktiken, Darstellungen“ ist ein von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) geförderter interdisziplinärer Forschungsverbund (1.Förderperiode), der sich der Aufgabe widmet, das aktuelle und immer wieder umstrittene Phänomen „Heimat“ auf seine historische und globale Relevanz zu prüfen. Weitere Informationen finden Sie unter www.sfb1671.uni-heidelberg.de .

Im Teilprojekt Z „Zentrale Aufgaben des Sonderforschungsbereiches“ ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle der Administrativen Koordination des Forschungsverbundes in Vollzeit (100%) befristet bis zum 30. Juni 2028 zu besetzen:

Verwaltungsangestellte*r (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Finanzverwaltung (Buchführung, Rechnungswesen, Controlling, Erstellung von Mittelabrufen, Mittelweiterleitungen und Verwendungsnachweisen)
• Personaladministration für akademische Mitarbeiter*innen und studentische Hilfskräfte
• Gast-, Honorar- und Werkvertragswesen
• Mitwirkung bei der Organisation und Abwicklung von Workshops, Konferenzen und Sitzungen
• Korrespondenz (auf Deutsch und Englisch)
• Qualitätssicherung und Dokumentation
• Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Erfahrungen
• Selbstständiges, eigenverantwortliches und strukturiertes Arbeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Erfahrungen in der administrativen Koordination von drittmittelgeförderten Forschungsverbünden wünschenswert
• Kollegiales, interdisziplinäres, internationales und diversitätsfreundliches Arbeitsumfeld
• Auf Bedürfnisse angepasste Weiterbildungsangebote
• Auf Bedürfnisse angepasste Maßnahmen zur Förderung von Diversität sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Bezuschusstes Deutschlandticket bzw. die Möglichkeit der Anmietung eines vergünstigten Parkplatzes
• Arbeitsplatz in zentraler Lage im Herzen von Heidelberg mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L. Bei Bewilligung weiterer Förderperioden wird eine längerfristige Zusammenarbeit angestrebt.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) bis zum 18.01.2026 in einer PDF-Datei per E-Mail an die Forschungskoordinatorin Wiebke Staasmeyer ([e-mail] ) senden, die Ihnen auch bei Rückfragen zur Verfügung steht.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt .