Teilzeit / Werkstudent:in - Technische Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

RTC-Rath GmbH; Paderborn; On-site; EUR 17,000 - 25,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexibles Arbeiten und Home-Office

Einsatz moderner Tools

Job summary

Personio in Deutschland sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung für administrative Aufgaben. Sie unterstützen bei Projekten, übernehmen Korrespondenz und Terminplanung und kümmern sich um Daten- und Dokumentenmanagement.

Die Stelle bietet flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Optionen. Ideal für Studierende oder Berufseinsteiger mit kaufmännischer oder technischer Ausbildung bzw. Studium im relevanten Bereich.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder Studium im relevanten Bereich.
• Erste praktische Erfahrungen im administrativen Bereich sind vorteilhaft.
• Strukturiertes, konzeptionelles Denken und offene Kommunikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Teilzeit ca. 20 Stunden pro Woche; Wohnort nahe Paderborn.
• Sicherer Umgang mit MS Office.

Responsibilities

• Projektunterstützung: rechte Hand der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben.
• Korrespondenz und Kommunikation: anspruchsvolle E-Mails, Briefe, Anrufe weiterleiten.
• Terminplanung und -koordination mit Kunden, Partnern und Team.
• Daten- und Dokumentenmanagement; technische Zeichnungen, Pläne, Berichte.
• Büroorganisation und Materialverwaltung; Postbearbeitung, Beschaffung von Büromaterial.
• Reporting und Datenmanagement: Berichte erstellen, Ablage pflegen, Rechnungen prüfen.

Skills

Effektive Kommunikation

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische oder technische Ausbildung

Studium im Bauingenieurwesen/Wirtschaftsingenieurwesen/Wirtschaftswissenschaften/BWL oder vergleichbarer Studiengang

Tools

MS Office (Excel)

ERP-Software

AVA-Programme

Job description

Deine Aufgaben

• Projektunterstützung: Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und unterstützt durch die Übernahme von administrativen Aufgaben tatkräftig bei der Begleitung technischer Projekte.
• Korrespondenz und Kommunikation: Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Korrespondenz, dazu gehört das Verfassen anspruchsvoller E-Mails, das Erstellen von Briefen, die Beantwortung von Telefonanrufen sowie die Weiterleitung wichtiger Informationen an die richtigen Ansprechpartner.
• Terminplanung und -koordination:Du organisierst Termine mit Kunden, Geschäftspartnern und dem Team und pflegst dazugehörige Kalendereinträge.
• Daten- und Dokumentenmanagement:Du erfasst und aktualisierst Informationen in Datenbanken bzw. unseren internen Systemen und gewährleistest die strukturierte Ablage bzw. Archivierung. Dazu zählen auch technische Zeichnungen, Pläne, Prüfberichte und Leistungsverzeichnisse.
• Büroorganisation und Materialverwaltung: Die Erledigung klassischer administrativer Tätigkeiten gehören zu deinem Tagesgeschäft, dazu gehören die Postannahme und -bearbeitung sowie die rechtzeitige Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial.
• Reporting und Datenmanagement:Du erstellst aussagekräftige Berichte für die Geschäftsführung, pflegst die digitale und analoge Dokumentenablage, digitalisierst Unterlagen und prüfst Rechnungen.

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zum Baugewerbe, der Bauindustrie oder einer vergleichbaren Branche - alternativ befindest du dich aktuell im Studium, idealerweise im Bereich Bauingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen, Wirtschaftswissenschaften, BWL oder in einem vergleichbaren Studiengang.
• Erste praktische Erfahrungen im administrativen Bereich, z. B. im Assistenz- oder Projektumfeld, ist von Vorteil.
• Strukturiertes, konzeptionelles Denken und offene Kommunikation sind für dich selbstverständlich, du arbeitest proaktiv und trägst so zur effektiven Zusammenarbeit bei.
• Du bist zuverlässig, sehr gut organisiert und in der Lage, auch unter Termindruck deine Aufgaben zu priorisieren.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, präzise und mit einem hohen Qualitätsanspruch, sehr selbstständig, auch ohne engmaschige Kontrolle.
• SichererUmgang mit MS Office (insbesondere Excel); Erfahrung mit ERP-Software oder AVA-Programmen ist ein Bonus, aber kein Muss.
• Du bist empathisch, diskret und hast ein hohes Maß an Integrität, du gehst vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um und bewahrst auch in stressigeren Phasen eine gesunde Portion Gelassenheit.
• Du suchst eine Teilzeitstelle bzw. eine Werkstudententätigkeit mit rund 20 Stunden pro Woche.
• Dein Wohnort liegt idealerweise im Umkreis von Paderborn.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift rundet dein Profil ab.

Warum wir?

Wir bieten:

• Praktische Einblicke in das Projektgeschäft: Du erhältst wertvolle Einblicke in den Bahninfrastrukturbau und bist aktiv an der Projektbearbeitung beteiligt.
• Flexibles Arbeiten und Home-Office: Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten, die sich mit deinem Studium vereinbaren lassen, sowie die Möglichkeit, Teile der Arbeit im Home-Office zu erledigen.
• Einsatz moderner Tools: Du arbeitest mit innovativen Software-Tools und kann so du deine technischen Kenntnisse erweitern und lernst den professionellen Umgang mit branchenrelevanter Technologie.
• Karriereperspektiven:Bei uns findest du eine verlässliche Teilzeit- bzw. Werkstudentenstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten. Du erhältst Raum für eigene Ideen und Verantwortung ab dem ersten Tag - mit der Perspektive auf eine Festanstellung oder weiterführende Karrieremöglichkeiten bei uns.