Technische Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

RTC-Rath GmbH; Paderborn; Vor Ort; EUR 13.000 - 20.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office

Moderne Tools

Karriereperspektiven

Zusammenfassung

RTC-Rath GmbH sucht eine Technische Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) für Paderborn mit Remote-Option. Die Stelle umfasst 20 Stunden pro Woche und flexible Arbeitszeiten nach Absprache.

Zu den Aufgaben gehören Projektunterstützung, Korrespondenz, Terminplanung, Datenmanagement, Büroorganisation und Reporting. Richtlinienkonforme Kommunikation und eigenverantwortliches Arbeiten sind gefragt.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung.
• Erste praktische Erfahrungen im administrativen Bereich.
• Strukturiertes, konzeptionelles Denkvermögen und gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Zuverlässig, gut organisiert und priorisiert auch bei Termindruck.
• Versierter Umgang mit MS Office; ERP-/AVA-Kenntnisse von Vorteil.
• Hohe Integrität und Diskretion; Deutsch fließend in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsleitung durch administrative Aufgaben und Begleitung technischer Projekte.
• Du bearbeitest Korrespondenz, verfasst anspruchsvolle Mails und Briefe, beantwortest Anrufe und leitest Informationen weiter.
• Du planst und koordinierst Termine mit Kunden, Partnern und dem Team; pflegst Kalendereinträge.
• Du erfasst und verwaltest Daten in internen Systemen und sorgst für strukturierte Ablage und Archivierung.
• Du erledigst Büroorganisation und Materialverwaltung, Postbearbeitung und Beschaffung von Büromaterial.
• Du erstellst aussagekräftige Berichte und pflegst Dokumentenablage; digitale und analoge Ablage.

Kenntnisse

MS Office

Excel

ERP-Software

AVA-Programme

Ausbildung

Kaufmännische oder technische Ausbildung

Tools

ERP-Software

AVA-Programme

Jobbeschreibung

Technische Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Paderborn, Remote

Teilzeit, 20 Stunden pro Woche - Arbeitszeiten nach Rücksprache

Deine Aufgaben

• Projektunterstützung:Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und unterstützt durch die Übernahme von administrativen Aufgaben tatkräftig bei der Begleitung technischer Projekte.
• Korrespondenz und Kommunikation:Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Korrespondenz, dazu gehört das Verfassen anspruchsvoller E-Mails, das Erstellen von Briefen, die Beantwortung von Telefonanrufen sowie die Weiterleitung wichtiger Informationen an die richtigen Ansprechpartner.
• Terminplanung und -koordination:Du organisierst Termine mit Kunden, Geschäftspartnern und dem Team und pflegst dazugehörige Kalendereinträge.
• Daten- und Dokumentenmanagement:Du erfasst und aktualisierst Informationen in Datenbanken bzw. unseren internen Systemen und gewährleistest die strukturierte Ablage bzw. Archivierung. Dazu zählen auch technische Zeichnungen, Pläne, Prüfberichte und Leistungsverzeichnisse.
• Büroorganisation und Materialverwaltung:Die Erledigung klassischer administrativer Tätigkeiten gehören zu deinem Tagesgeschäft, dazu gehören die Postannahme und -bearbeitung sowie die rechtzeitige Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial.
• Reporting und Datenmanagement:Du erstellst aussagekräftige Berichte für die Geschäftsführung, pflegst die digitale und analoge Dokumentenablage, digitalisierst Unterlagen und prüfst Rechnungen.

Dein Profil

• Du verfügst über eineabgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zum Baugewerbe, der Bauindustrie oder einer vergleichbaren Branche
• Erste praktische Erfahrungenim administrativen Bereich, z.B. im Assistenz- oder Projektumfeld, ist von Vorteil.
• Strukturiertes, konzeptionelles Denken und offene Kommunikationsind für dich selbstverständlich, du arbeitest proaktiv und trägst so zur effektiven Zusammenarbeit bei.
• Du bistzuverlässig, sehr gut organisiertund in der Lage, auch unter Termindruck deine Aufgaben zu priorisieren.
• Du arbeitesteigenverantwortlich, präzise und mit einem hohen Qualitätsanspruch, sehr selbstständig, auch ohne engmaschige Kontrolle.
• SichererUmgang mit MS Office(insbesondere Excel); Erfahrung mit ERP-Software oder AVA-Programmen ist ein Bonus, aber kein Muss.
• Du bistempathisch, diskret und hast ein hohes Maß an Integrität, du gehst vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um und bewahrst auch in stressigeren Phasen eine gesunde Portion Gelassenheit.
• Du suchst eine Teilzeitstelle bzw. eine Werkstudententätigkeit mit rund20 Stunden pro Woche.
• Dein Wohnort liegt idealerweise imUmkreis von Paderborn.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schriftrundet dein Profil ab.

Wir bieten:

• Praktische Einblicke in das Projektgeschäft: Du erhältst wertvolle Einblicke in den Bahninfrastrukturbau und bist aktiv an der Projektbearbeitung beteiligt.
• Flexibles Arbeiten und Home-Office: Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten, die sich mit deinem Studium vereinbaren lassen, sowie die Möglichkeit, Teile der Arbeit im Home-Office zu erledigen.
• Einsatz moderner Tools: Du arbeitest mit innovativen Software-Tools und kann so du deine technischen Kenntnisse erweitern und lernst den professionellen Umgang mit branchenrelevanter Technologie.
• Karriereperspektiven:Bei uns findest du eine verlässliche Teilzeit- bzw. Werkstudentenstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten. Du erhältst Raum für eigene Ideen und Verantwortung ab dem ersten Tag – mit der Perspektive auf eine Festanstellung oder weiterführende Karrieremöglichkeiten bei uns.

Über uns

Wir, die RTC-Rath GmbH, sind ein familiengeführtes Bauingenieurbüro und stellen die Weichen in Deutschlands (Eisen-)Bahninfrastrukturprojekten auf Erfolg. AlsRemote-First-Companyvereinen wir jahrzehntelange Erfahrung im Infrastrukturbau mit modernen Arbeitsmethoden und -modellen. Wir setzen auf Teamplayer und meistern in agilen Teams die Projekte unserer Kunden – von der Planung bis zur Inbetriebnahme.

Teamworksteht dabei an oberster Stelle. Wir legen besonderen Wert auf einerespektvolle und freundschaftliche Zusammenarbeit. Ab dem ersten Tag übernimmt bei uns jedes Teammitglied Verantwortung und bringt seine Perspektiven auf Augenhöhe ein. Mit unserem Remote-First-Ansatz fördern wirEigenverantwortungund ermöglichen ein hohes Maß anFlexibilität– sowohl zeitlich als auch örtlich.

Unser Ziel:Jedes Teammitglied in die Lage zu versetzen, seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen und gleichzeitig eine gesunde Work-Life-Balance beizubehalten.