Teamleitung Freiwilligenmanagement / Assistenz der Geschäftsführung

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Wuppertal; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine gemeinnützige Organisation in Wuppertal sucht eine Teamleitung für das Freiwilligenmanagement und Assistenz der Geschäftsführung. In dieser Position werden administrative Aufgaben, Dokumentenmanagement und die Betreuung von ehrenamtlichen Mitarbeitenden übernommen. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat bringt eine abgeschlossene kaufmännische Qualifikation sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse mit. Die Stelle ist als Schwangerschaftsvertretung mit 30 Stunden pro Woche bis voraussichtlich März 2027 zu besetzen.

Qualifikationen

• Einschlägige, abgeschlossene Kaufmännische oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint).
• Hohes Maß an Organisationsgeschick, Diskretion und Zuverlässigkeit.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung bei der Terminplanung und Reiseorganisation.
• Ansprechpartner für interne und externe Anfragen.
• Erstellung und Pflege von Dokumenten und Datenbanken.
• Mitarbeit an Projekten der Geschäftsführung.
• Sicherstellung des vertraulichen Umgangs mit sensiblen Informationen.
• Leitung des Teams Ehrenamt und Betreuung der Mitarbeitenden.

Kenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

Organisationsgeschick

Diskretion

Zuverlässigkeit

Flexibilität

Belastbarkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Kaufmännische Qualifikation

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Teamleitung Freiwilligenmanagement / Assistenz der Geschäftsführung

Kopfbereich

Angebotsart: Arbeit

Teamleitung Freiwilligenmanagement / Assistenz der Geschäftsführung

Arbeitgeber: Wuppertaler Tafel e.V.

Arbeitsort

Berufsbezeichnung

• Kaufmännische Fachkraft

Stellenbeschreibung

Teamleitung Freiwilligenmanagement / Assistenz der Geschäftsführung Zur Festeinstellung 30 Std./Wo. als Schwangerschaftsvertretung voraussichtlich bis März 2027

Die Tafel Wuppertal ist eines der größten Tafeln in Deutschland. „Lebensmittel retten und Menschen helfen“ steht im Fokus unserer Arbeit.

Unsere Mitarbeitenden sammeln überschüssige Lebensmittel ein, nach der Sortierung, werden diese zur Unterstützung an Menschen, die von Armut betroffen sind und an weitere gemeinnützige Organisationen weitergegeben.

Unsere Küche regeneriert etwa 500 Portionen Essen Täglich. Als Takeaway an unserem Standort und an unserem Food Truck erhalten somit unsere Mitmenschen eine warme Mahlzeit an 365 Tagen im Jahr.

Die Organisation besteht aus dem Tafel Wuppertal e.V. der Stiftung Wuppertaler Tafel und der TW Tafel Wuppertal gGmbH. Die TW ist 100%ige Tochter des e.V. und der Stiftung.

Für die vielfältigen Aufgaben der Organisation suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e:

Teamleitung Freiwilligenmanagement / Assistenz der Geschäftsführung M/W/D

Sie verfügen über eine einschlägige, abgeschlossene Kaufmännische oder eine vergleichbare Qualifikation.

Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint), Organisationsgeschick, Diskretion und hohe Zuverlässigkeit.

Flexibilität und Belastbarkeit.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören insbesondere:

• Administrative Unterstützung: Terminplanung, Kalenderführung, Reiseorganisation, Vorbereitung von Besprechungen.
• Kommunikation: Ansprechpartner für interne und externe Anfragen, Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz.
• Dokumentenmanagement: Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten; Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen.
• Projektunterstützung: Mitarbeit bei Projekten der Geschäftsführung, Koordination von Aufgaben und Fristen.
• Controlling & Reporting: Unterstützung bei Auswertungen, Statistiken und Kennzahlen für die Geschäftsführung.
• Vertraulichkeit: Sicherstellung des vertraulichen Umgangs mit sensiblen Informationen.
• Leitung des Teams Ehrenamt.
• Kontaktpflege mit Ehrenamtsorganisationen.
• Betreuung der ehrenamtlichen Mitarbeitenden.
• Akquise von ehrenamtlichen Mitarbeitenden.
• Sicherstellung der Mitarbeitenden Zufriedenheit im Betrieb.
• Administration der Social-Media-Kanäle und Erstellen von Posts.